Ob Tag der offenen Tür oder Sommerfest: Viele Unternehmen laden ihre Beschäftigten und manchmal auch Kunden und die Öffentlichkeit ein- oder zweimal im Jahr zu einer Veranstaltung auf ihrem Betriebsgelände ein. Dabei handelt es sich oft um Feste oder andere Aktivitäten im Freien. Bei der Organisation und Durchführung solcher Veranstaltungen gibt es einiges zu beachten, insbesondere beim Thema Sicherheit.
Bei Betriebsfesten und anderen Veranstaltungen im Freien wird das Firmengelände zur „Event Location“. Dann sind neben den üblichen Arbeitsschutz- und Brandschutzbestimmungen in Hinsicht auf die Sicherheit zusätzlich die Bestimmungen der Bundesländer bei Versammlungen zu beachten.
Definition einer Betriebsfeier
Wie aber ist eine Betriebsfeier rechtlich definiert? Vier Kriterien müssen erfüllt sein, damit eine Betriebsfeier tatsächlich eine Betriebsfeier sein kann:
- Sie muss Zusammenhalt und Verbundenheit der Beschäftigten fördern.
- Sie muss vom Unternehmen initiiert sein.
- Die Unternehmensleitung muss daran teilnehmen.
- Sie muss offen für alle Betriebsangehörigen sein.
Welche rechtlichen Vorgaben gibt es für eine Betriebsfeier?
Soll eine Betriebsfeier in einer Arbeitsstätte stattfinden, muss der Arbeitgeber die Bestimmungen der Arbeitsstättenverordnung ebenso einhalten wie im regulären Arbeitsalltag. Bei größeren Veranstaltungen von Firmen sind zusätzlich die Musterversammlungsstättenverordnung (MVStättV) sowie ihre jeweiligen länderspezifischen Versionen zu beachten. In ihnen finden sich alle relevanten rechtlichen Vorgaben für die Organisation und Durchführung sowie alle technischen und organisatorischen Sicherheitsstandards. Sie gilt ab einer Besucherkapazität von 1.000 Personen (Schwellenwert). Dabei zählen alle passiv anwesenden Personen als Besucher, nicht jedoch das für die Durchführung zuständige Personal. Beim Aufbau von Festzelten und ähnlichen Einrichtungen ist weiterhin die „Muster-Richtlinie über den Bau und Betrieb fliegender Bauten“ (M-FlBauR) zu berücksichtigen. Weitere Vorgaben werden relevant, wenn die Veranstaltung – beispielsweise aufgrund der Witterung – nicht nur im Freien, sondern teilweise auch in Gebäuden stattfindet. Zu den relevanten Regelwerken zählen auch berufsgenossenschaftliche Vorschriften. Diese wurden zwar ursprünglich nur für die Sicherheit der Firmenbeschäftigten entwickelt, dienen aber im Streitfall vor Gericht häufig auch als Maßstab für die Sicherheit der Besucher. Sie fordern unter anderem eine umfassende Gefährdungsbeurteilung im Vorfeld der Veranstaltungen.
Individuelles Sicherheitskonzept ist erforderlich
Jede Veranstaltung ist hinsichtlich des Ortes, der Lage, den Besuchern, Darbietungen, der Infrastruktur, den wahrscheinlichen Wetterverhältnissen oder der Dauer einzigartig. Aus diesem Grund ist ein Sicherheitskonzept immer dem jeweiligen Event und der spezifischen Location anzupassen. Es muss aber in jedem Fall mit den jeweiligen Sicherheitsgewerken (Sanitätsdienst, Sicherheitsdienst, Feuerwehr etc.) und vor allem den zuständigen Behörden abgestimmt werden. Eine Genehmigung seitens der Behörde ist für das Durchführen einer Veranstaltung dringend erforderlich, bedeutet aber nicht automatisch auch eine rechtliche Absicherung für potenziell eintretende Schadensfälle.
Brandgefahr
Besteht eine erhöhte Brandgefahr, muss der Betrieb unbedingt eine Brandsicherheitswache organisieren. Diese wird von der örtlichen Feuerwehr durchgeführt. Die zuständige Kommunalbehörde entscheidet, ob eine Brandsicherheitswache tatsächlich benötigt wird. Für deren Bereitstellung ist ein Vorlauf von mindestens drei oder vier Wochen einzuplanen, in kleinen Gemeinden mit freiwilliger Feuerwehr oft sogar sechs bis sieben Wochen.
Sanitäts- und Rettungsdienst
Damit die Besucher auch im Falle eines Unfalls oder Notfall schnell medizinisch versorgt werden können, sollte ein Sanitätsdienst und ein ergänzender Rettungsdienst eingeplant werden. Auch hierbei entscheidet grundsätzlich die zuständige Kommunalbehörde, ob ein Sanitäts- oder Rettungsdienst oder sogar beide benötigt werden. Für den ergänzenden Rettungsdienst bei Veranstaltungen sind die vertraglich in den kommunalen Rettungsdienst eingebundenen Hilfsorganisationen (Deutsches Rotes Kreuz, Malteser Hilfsdienst, Johanniter-Unfall-Hilfe) zuständig. Ein Unternehmen sollte sich rechtzeitig mit diesen Organisationen in Verbindung setzen, um die erforderlichen Maßnahmen sicherzustellen.
Sind Mitarbeiter bei Betriebsfeiern unfallversichert?
Aber auch für den Fall eines Unfalls oder Notfalls auf der Betriebsfeier gilt: Während einer Betriebsfeier stehen die Arbeitnehmer grundsätzlich unter dem Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung – und zwar bei allen Tätigkeiten, die dem Zweck der Veranstaltung dienen beziehungsweise im Programm vorgesehen sind.
- Team-Building-Maßnahmen als versicherte Tätigkeit
- Fußballturniere als (versicherter) Betriebssport?
- Betriebsausflug: Sind Mitarbeiter versichert?