Damit stellt sich die Frage nach der organisatorischen Verankerung des Controllings: Macht eine eigene Abteilung Sinn, wollen wir uns diese erlauben? Oder übernehmen Mitarbeiter – etwa aus Stab oder Geschäftsleitung – Controlling-Aufgaben neben anderen Tätigkeiten? Ist der Eigentümer selbst und ausschließlich für das Controlling verantwortlich? Kurzum, wie viel Zeit und Personal kann für das Controlling eingesetzt werden? Wie die Antwort ausfällt, kommt auf das jeweilige mittelständische Unternehmen und seine gelebte Unternehmenskultur an.
Zusätzlich sind in mittelständischen Unternehmen viele Aufgaben und Prozesse weniger stark formalisiert. So ermittelt die Studie „Controlling im Mittelstand“ des BWL-Lehrstuhls für Unternehmensführung & Controlling der Universität Bamberg aus dem Jahre 2013, dass 16 Prozent der befragten Unternehmen ihre strategische Planung nicht oder nur geringfügig schriftlich fixieren, 28 Prozent tun dies überwiegend. In anderen Worten, nur etwas mehr als die Hälfte (56 Prozent) halten laut Studie ihre strategischen Pläne vollständig schriftlich fest. Bei der operativen Planung sind es immerhin 59 Prozent, die sich schriftlich festlegen.
Weniger Formalisierung schafft Freiräume, erhöht aber auch den Steuerungsaufwand; vor allem aber erhöht es die Verantwortung für die Akteure im Controlling. Zusätzlich bedeuten die knapperen Ressourcen auch weniger Spielraum für Fehlentscheidungen, was insbesondere dem Erfolgs- und Ergebniscontrolling hohe Bedeutung im Mittelstand verleiht.
Knappe personelle und finanzielle Ressourcen beeinflussen auch das technisch Mögliche: IT-Abteilungen sind oftmals nur schwach besetzt, wenn es sie denn überhaupt gibt. Damit kann das Controlling nicht auf umfassende technische Unterstützung bei Implementierung, Wartung und Weiterentwicklung einer Controlling-Lösung bauen. Interessanterweise geben 22 Prozent der befragten Unternehmen in der Bamberger Studie fehlende EDV-Voraussetzungen als Grund gegen den Einsatz einer Balanced Scorecard an. Insgesamt führen die Rahmenbedingungen eher dazu, Basis-Instrumente des Controllings einzusetzen. Unkonventionelle Ansätze wie Beyond Budgeting oder Better Budgeting finden sich praktisch nicht.
Dieser Befund korrespondiert auch mit dem Software-Einsatz im mittelständischen Controlling. Insgesamt dominiert die konventionelle Tabellenkalkulation wie etwa Microsoft Excel. Die Studie „Controlling im Mittelstand“ zeigt: 70 Prozent der befragten Unternehmen nutzen zur Unternehmensplanung Tabellenkalkulation. Auch das Analystenhaus BARC kommt in seinem „Planning Survey 15“ zu einem ähnlichen Ergebnis: Viele der befragten Unternehmen planen ohne spezielle Softwarelösungen. Stattdessen setzen sie meist auf Excel.
Am 10. März ab 14 Uhr findet zu diesem Thema auch ein Online-Seminar statt: Controllingberichte im Mittelstand wirksam und effizient gestalten
