Pivot-Tabellen mit dem Berichtsfilter übersichtlich gestalten | Controlling

Ralf Greiner
Trainer und Referent für Rechnungswesen und Controlling sowie Excel-Lösungen.

Pivot-Tabellen mit dem Berichtsfilter übersichtlich gestalten — Bild: pixabay Viele Daten in einer Excel-Tabelle können schnell unübersichtlich wirken.

Kennen Sie das? Sie haben eine Pivot-Tabelle erstellt, die eine Vielzahl von Daten erhält, und möchten dem Empfänger eine Vielzahl von verschiedenen Daten präsentieren. Das erleichtert Ihnen der Berichtsfilter. Wie das geht, zeigt der folgende Excel-Tipp im Video.

Jetzt mit Video zum Excel-Tipp

Video starten

Excel bietet innerhalb der Pivot-Tabelle die vier verschiedenen Felder

FILTER,
SPALTEN,
ZEILEN und
WERTE

an, um Daten zu präsentieren. Wenn Sie jedoch viele Felder Ihrer Daten nutzen möchten, wirkt die Pivot-Tabelle schnell überladen und verwirrend. Abhilfe schafft dabei der Berichtsfilter (FILTER). Dieser Bereich kann viele Felder beinhalten, ohne eine Pivot aufzublähen und die Übersichtlichkeit zu bewahren.

Felderauswahl bei Pivot-Tabellen — Bild: Ralf Greiner

Pivot-Tabelle mit vielen genutzten Feldern

Stellen Sie sich vor, dass Sie eine Pivot-Tabelle erstellen möchten, die viele Felder aus Ihren Daten beinhalten soll. In diesem Beispiel möchten wir sehen, welche Mitarbeiter welche Produkte nach Varianten in den einzelnen Monaten verkauft haben. Man könnte natürlich nachfolgende Pivot-Tabelle erstellen:

Pivot-Tabelle ohne Filter — Bild: Ralf Greiner

Auf den ersten Blick ist das keine schlechte Idee. Bei genauerer Betrachtung fällt jedoch die mehrmalige Unterteilung der Zeilen auf (Mitarbeiter, Produkt, Variante). Für das Auge wird es so mit jeder weiteren Unterteilung schwieriger, die richtigen Informationen aus der Pivot-Tabelle zu ziehen.

Berichtsfilter in Pivot-Tabelle nutzen

Hier bietet sich nun ein Berichtsfilter (FILTER) an, um diese Übersicht wieder überschaubar zu machen. Eine Möglichkeit kann nun sein, dass die Mitarbeiter (rot umrandet) als Filterkriterium festgelegt werden soll. Dies sieht dann so aus:

Pivot-Tabelle mit Berichtsfilter — Bild: Ralf Greiner

Mit nur einer Änderung sieht die Pivot-Tabelle sofort wieder aufgeräumt aus. Mit dem FILTER kann nun

jeder Mitarbeiter einzeln,
in Kombination oder
alle zusammen

ausgewählt werden. Dies spart sehr viel Platz und die Pivot-Tabelle wirkt wieder aufgeräumt.

Privot-Tabelle: Auswahl Mitarbeiter — Bild: Ralf Greiner

Welche Vorteile der Berichtsfilter bietet

Die Vorteile lassen sich also wie folgt zusammenfassen:

Sie sparen eine Menge an Platz,
können dank des Filters schon einen riesigen Teil der Daten mit einer Selektion herausfiltern und
konzentrieren sich in der Pivot-Tabelle auf die wichtigsten Informationen, die Sie aufzeigen möchten.

Hinweis: Es bietet sich an, nicht nur ein Feld in den Berichtsfilter zu legen. Nutzen Sie diesen Filter großzügig und Sie können aus dem Filter heraus schon eine Menge an Daten steuern. Je weniger Felder Sie in den Bereichen ZEILEN und SPALTEN haben, desto besser.

Lesen Sie auch:

Wie und warum man eine Pivot-Tabelle einfügt
Alternative Darstellungsformen innerhalb der Pivot-Tabelle
Datumswerte in Pivot-Tabellen mithilfe einer Gruppierung zusammenfassen
Wie man Leerzellen in einer Pivot-Tabelle ausfüllen kann
Wie Teil- und Gesamtergebnisse in Pivot-Tabellen einen schnellen Überblick liefern
Pivot-Tabellen mit Zahlenformaten übersichtlich darstellen
Pivot-Tabellen können in verschiedenen Layoutformaten dargestellt werden
Filter in Pivot-Tabellen mit Datenschnitt sichtbar machen