Digitale CFO-Organisation als Basis für ein effizientes Reporting
Die voranschreitende Digitalisierung ist längst Bestandteil unseres Alltags. Während die Neugier für Technologie und Innovationen im privaten Umfeld bei vielen stark ausgeprägt ist, werden technologiebedingte Veränderungen im beruflichen Kontext gefürchtet. Die Angst, dass neue Technologien und Automatisierung einen Verlust des Arbeitsplatzes bewirken könnten, scheint allgegenwärtig und ist Gegenstand zahlreicher medialer Diskussionen.
Im Hinblick auf die CFO-Organisation wirft dies die Frage auf: Wird es zukünftig überhaupt CFO-Mitarbeiter geben? Die Antwort ist: Ja. Allerdings wird die CFO-Organisation eine Transformation durchlaufen müssen, um für die Herausforderungen der Digitalisierung gewappnet zu sein und die Chancen im Sinne des Unternehmens ergreifen zu können. Die digitale CFO-Organisation 4.0 erfordert eine Ausrichtung auf Effizienz und Business Support, die Christina Eilers und Andreas Kirchberg (s. Bilderserie), beide als Principal im Competence Center Controlling & Finance bei Horváth & Partners tätig, näher erläuterten. Die Säulen dieser Transformation sind:
- Übergreifende Vision & Leitplanken
- Klare Rollen & Verantwortlichkeiten
- Schlanke Organisationsstruktur
- Integrierte Prozesse und IT
- Mitarbeiter und Prozesse
Die zukünftige Rolle des CFO-Bereichs lässt sich dabei vollumfänglich mit Hilfe von vier Rollenmodellen beschreiben: Data Science, Governance, Business Partner & Production.
- Data Science: Es liegt im Aufgabenbereich der CFO-Organisation die Potentiale von Big Data zu nutzen und das Analyse Know-How zu bündeln.
- Governance: Um eine erfolgreiche Transformation zu vollziehen, müssen bereits in einem frühen Stadium Richtlinien gesetzt und Methoden definiert werden. Auf diese Weise kann die Professionalität des Finanzbereichs weiter erhöht werden.
- Business Partner: Für den Controller bedeutet die digitale Transformation zugleich eine stärkere Transformation zum Business Partner, der an der Schnittstelle zwischen Geschäfts- und Finanzbereich als Berater des Managements fungiert.
- Production: In der digitalen CFO-Organisation werden transaktionale und standardisierte Prozesse effizient (gebündelt und automatisiert) ausgeführt.
Diese vier Rollenmodelle münden in einer rollenbasierten Organisation.
Dabei wird sich neben der Organisation selbst auch das Anforderungsprofil an die Mitarbeiter wandeln. Insbesondere werden Profile von Data Scientists, Analysts und Strategic Data Engineers gesucht. Weitere neue Profile im Finanzbereich sind RPA ShopfloorManager, Digital Transformation Manager sowie weitere Stellen u.a. für Statistiker und Mathematiker. Übergreifend über alle Profile in der CFO-Organisation ist auch erforderlich, dass Mitarbeiter eine Offenheit für neue Methoden und Technologien haben und gewillt sind, sich auf neue Zusammenarbeitsmodelle und kontinuierliches Lernen einzulassen.
Analytics und Automatisierung im Reporting verändern die CFO-Organisation
Die Ergebnisse des Horvath & Partners CFO-Panels zeigen auf, dass die Digitalisierung alle Finanzprozesse betrifft – lediglich die Intensität und das Ausmaß der Auswirkungen variiert je nach Prozess. Der am stärksten von der Digitalisierung betroffene Prozess ist der Umfrage zufolge das Management Reporting. Hier werden sich sowohl Aufbauorganisation, Prozessabläufe und erforderliche Kompetenzen der Mitarbeiter verändern müssen. Besonders bei einfachen Datenverarbeitungsprozessen verspricht die Digitalisierung große Effizienzhebel. Hier finden sich klar abgrenzbare und standardisierte Prozesse, die sich über roboterbasierte Prozessautomatisierung (RPA) weitestgehend automatisieren lassen. Dies führt zu:
- Produktivitätssteigerung
- Reduktion von FTE und Kosten
- Entkoppelung von Mitarbeiterkapazität und Transaktionsvolumen
- Erhöhung der Prozess- und Ergebnisqualität
Der Weg zur automatisierten Unternehmenssteuerung - Status quo und Zielbild
Auch wenn die „Digitalisierung“ schon seit geraumer Zeit ein Punkt auf der CFO-Agenda ist, entspricht der Status quo in vielen Unternehmen nicht dem in der Theorie so oft proklamierten Zielbild eines automatisierten Reportings. Statt eines Single Point of Truth, in dem alle Daten aus allen relevanten Systemen für das Reporting in Echtzeit zusammengeführt werden, finden sich in der Praxis oft noch verstreute Data Marts und Datenbanken. Auch die Berichtserstellung erfolgt häufig noch manuell und in Printform.
Die Folgen sind widersprüchliche und gar doppelte Datenquellen, sowie fehlendes Vertrauen in die Daten, das wiederum aufwändige Prüfungen und Korrekturen nach sich zieht. Es lässt sich somit feststellen, dass die mangelhafte Verfügbarkeit bzw. Bereitstellung von Daten einer der Hauptgründe für Einbüßen im Hinblick auf die Effizienz sind.
Die richtigen Technologien für die Effizienzsteigerung im Reporting
Die mit Datenverarbeitung verbundenen Effizienzverluste lassen sich durch ONE ERP-Initiativen und Projekte abbauen. Gegenstand dieser Projekte ist es, unter Verwendung neuer IT-Enabler wie beispielsweise SAP S/4 Hana eine zentrale Datenhaltung voranzutreiben und mehr Transparenz im Hinblick auf den Datenverarbeitungsprozess zu schaffen.
Auch Cloud-Applikationen können zu einem wesentlichen Zugewinn an Effizienz beitragen. Cloud- Applikationen lassen eine schnelle Integration einer Vielzahl von Datenquellen zu und sind gleichermaßen einfach zu handhaben - und somit gut vom Fachbereich zu bedienen. Zugleich ermöglichen Cloud-Applikationen eine schnellere Reaktion auf Veränderungen der Anforderungen.
Fazit
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Digitalisierung eine Neuausrichtung des Finanzbereichs sowohl im Hinblick auf die Prozesse als auch im Hinblick auf die Organisation erfordert. Auch wenn dies immer mehr Unternehmen bewusst wird, klaffen Realität und Zielbild weit auseinander und signalisieren Handlungsbedarf. Zentrale Enabler für die Erreichung eines definierten Zielbilds für eine „digitale“ CFO-Organisation sind in erster Linie aktuelle Technologietrends. Hierzu zählen beispielsweise SAP S/4 HANA, roboterbasierte Prozessautomatisierung (RPA) und moderne BI-Applikationen.
