Wie Controller mehr Dramatik im Bericht schaffen können

Dimensionen zum Aufrütteln wählen 

Um die Dimensionen für einen Vergleich, der zu einem aufrüttelnden Bericht führt, zu finden, stehen grundsätzlich unterschiedliche Alternativen zur Verfügung. Die wichtigsten sind Zeit, Bereich und Definition.

• Die Zeit bietet hervorragende Alternativen für mehrere Dimensionen. Reicht der Vergleich mit der Vorperiode nicht aus, können auch frühere Zeiträume verwendet werden. Auch die Zukunftswerte aus der Budgetierung eignen sich gut.
• Der eigentliche Berichtswert kann mit mehreren Daten aus anderen Bereichen verglichen werden. So können Personalkosten unterschiedlicher Abteilungen miteinander verglichen werden, Kostenentwicklungen aus mehreren Werken bilden eine weitere Dimension.
• Externe Vergleichswerte bringen eine vollkommen neue Sichtweise in interne Vergleiche. Die Veränderungen von Kostenarten, Umsätzen oder Nutzungsgrade aus dem eigenen Unternehmen werden mit denen aus externen Quellen verglichen.
• Besondere Ergebnisse erzielt der Controller, wenn er die eigentliche Kennzahl mit ähnlichen Werten aus abweichenden Definitionen vergleicht (z. B. Umsatz brutto, ohne Umsatzsteuer, ohne Erlösschmälerungen usw.).

Durch die mehrdimensionalen Vergleiche wird eine Situation aus verschiedenen Blickwinkeln beleuchtet. Der Controller will dadurch erreichen, dass die Vergleichsergebnisse eine intensivere Wirkung auf die Leser des Berichts ausüben.

Beispiel: Mehrdimensionale Umsatzverluste

Der Umsatz des kleinen Unternehmens, das in Deutschland, den Niederlanden und Belgien landwirtschaftliche Produkte verkauft, ist gegenüber dem Vorjahr um 7,6 % zurückgegangen. Dem Inhaber macht das keine Angst, da es das auch in der Vergangenheit gegeben hat, wenn in einigen Exportländern temporär ein Rückgang erfolgte. Der Buchhalter, der gleichzeitig das Controlling erledigt, sieht das wesentlich dramatischer. Daher hat er den eindimensionalen Vergleich des Bruttoumsatzes um zusätzliche Umsatzkennzahlen erweitert.

Jetzt zeigt sich, dass der Nettoumsatz nach Abzug der Werbekostenzuschüsse (WKZ) sogar noch stärker gesunken ist, sowohl das Inland wie auch das Ausland beteiligt sind und bis auf die Kennzahl "Umsatz pro Mitarbeiter" alle Umsatzvergleiche negativ sind. Der positive Ausreißer kommt zustande, weil im laufenden Jahr zeitweilig ein Mitarbeiter weniger beschäftigt wurde.

Umsatz in mehreren Dimensionen

Der Rohgewinn, also der Nettoumsatz nach Abzug des Materialeinsatzes, ist sogar noch stärker gesunken als der Umsatz. Der Umsatz wurde hier in mehreren Dimensionen unterschiedlicher Bereiche dargestellt. Der Rohgewinn ist wieder eine Dimension für sich, da hier die gleiche Aussage durch Verwendung einer anderen Kennzahl erreicht wird. Eine zusätzliche Dimension kann die Anzahl der Werte schnell vergrößern. Das geschieht im aktuellen Beispiel, als der Controller den aktuellen Bericht um den Vergleich mit Budgetwerten (eine neue zeitliche Dimension) ergänzt.

Eine zusätzliche Dimension verdoppelt die Werte nahezu

Gegenüber den Budgetwerten ist der Rückgang noch drastischer. Spätestens jetzt müssen alle Verantwortlichen an Gegenmaßnahmen teilnehmen.

Wie Umsatzdimensionen grafisch dargestellt werden können 

Die obige Vergleichstabelle mit Vorjahres- und Budgetvergleich kann auf die grafische Darstellung der Veränderungen reduziert werden.

Eine mehrdimensionale Umsatzabweichung könnte grafisch wie folgt aussehen: 

Die grafische Darstellung des Inhalts als Netz betont die vielen Dimensionen, die die Aussage unterstützen.

Eine sehr beliebte Form mehrdimensionaler Gegenüberstellungen verbindet einen aktuellen Wert mit mehreren anderen Vergleichswerten. Im obigen Beispiel bestanden die einzelnen Dimensionen aus unterschiedlichen Vergleichspaaren. Jetzt ist in den Gegenüberstellungen ein Wert immer gleich. Voraussetzung für diese Vorgehensweise ist, dass ausreichend viele Dimensionen vorhanden sind.

Beispiel: Herstellkosten in vielen Dimensionen

Der Hersteller eines Massenprodukts hat für dieses Produkt bestimmte Herstellkosten ermittelt. Diese sind seit vielen Jahren nur entsprechend der Inflation gestiegen. Dennoch sieht der Controller die Notwendigkeit, Maßnahmen zur Senkung der Herstellkosten zu ergreifen. Damit das auch andere so sehen, erhöht er die Berichtsqualität, indem er zum Vorjahreswert auch andere Dimensionen verwendet.

Der Vergleich zeigt, dass alle Lösungen mit Ausnahme zweier Produktionsstätten im gleichen Konzern (Werk I + III) geringere Herstellkosten im Vergleich anbieten. Besonders problematisch fällt der Vergleich mit der Marktfähigkeit aus. Der Markt liefert Verkaufspreise, die maximal Herstellkosten von 15,15 Euro decken würden. Hier muss gehandelt werden. Das zeigt auch die grafische Darstellung:

Dimensionen eines Vergleichs wählen 

Die verschiedenen Dimensionen eines Vergleichs müssen vom Controller sehr sorgfältig gewählt werden. Bereits ein Wert, der wesentlich aus der Reihe fällt (z. B. alle Vergleiche sind negativ, einer ist positiv), kann das gewünschte Ergebnis verhindern. Da die Berichte meist langfristig aufgebaut werden, muss bereits heute die mögliche und wahrscheinliche Entwicklung der Abweichungen bedacht werden. Ist es z. B. wahrscheinlich, dass sich die Kosten der Mitbewerber ebenso vom marktfähigen Wert entfernen wie die eigenen Herstellkosten, sollten sie vielleicht außen vor gelassen werden.

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