Erstattung von Reisekosten an Arbeitnehmer

Frage

In unserer Firma werden keine Verpflegungspauschalen gezahlt. Die Außendienstmitarbeiter können die Verpflegungspauschalen nur in ihrer persönlichen Einkommenssteuererklärung ansetzen. Wie ist zu verfahren, wenn der Außendienstmitarbeiter auswärts übernachtet und eine Rechnung für Übernachtung mit Frühstück vorlegt?

Wie erfolgt in diesem Fall eine Auszahlung für Übernachtung mit Frühstück (d.h. der Anspruch auf Verpflegungspauschale würde bestehen)? Werden dann die 4,80 EUR für Frühstück einfach nicht an den Mitarbeiter ausgezahlt, so dass beim Finanzamt der volle Ansatz der Verpflegungspauschale möglich ist?

Antwort

Wie Geschäftsreisen abgerechnet werden, kann von den Unternehmen unterschiedlich gehandhabt werden. Die Unternehmen legen selbst fest, ob

• dem Arbeitnehmer die steuerlich zulässige Verpflegungspauschale erstattet wird oder nicht,
• die Kosten des Arbeitnehmers für Übernachtung mit Frühstück erstattet werden,
• der Arbeitnehmer andere kostenlose Mahlzeiten erhält,
• der Arbeitnehmer einen Eigenanteil übernehmen muss, z. B. in Höhe des Sachbezugswerts oder in Höhe eines festen Betrags.

1. Variante der Erstattung von Reisekosten an Arbeitnehmer: Arbeitgeber erstattet ohne Ausnahme keine Verpflegungskosten an Arbeitnehmer

Falls der Arbeitgeber in keinem Fall Verpflegungskosten erstattet, muss der Arbeitnehmer bei einer Übernachtung mit Frühstück die Kosten für das Frühstück selber tragen. Wie abgerechnet werden kann, hängt davon ab, wie die Rechnung aussieht, die der Arbeitnehmer vorlegt.

• Ist in der Rechnung neben den Übernachtungskosten der Betrag für das Frühstück ausgewiesen, erstattet der Arbeitgeber nur die Kosten für die Übernachtung. Der Arbeitnehmer muss dann die ausgewiesenen Kosten für das Frühstück selbst übernehmen.
• Wird in der Rechnung zusätzlich zu den Übernachtungskosten eine Business-/ Servicepauschale in Höhe von 20% des Rechnungsbetrags für Leistungen ausgewiesen, die mit 19% der Umsatzsteuer unterliegen, dann können aus dieser Pauschale die Kosten für das Frühstück mit 4,80 EUR heraus gerechnet werden. 

Konsequenz: Der Arbeitnehmer macht die ungekürzten Verpflegungspauschalen in seiner persönlichen Einkommenssteuererklärung geltend.

2. Variante der Erstattung von Reisekosten an Arbeitnehmer: Arbeitgeber übernimmt Verpflegungskosten im Zusammenhang mit Übernachtung

Übernimmt bzw. erstattet der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer die Kosten für die Übernachtung mit Frühstück, dann stellt er seinem Arbeitnehmer eine Mahlzeit (nämlich das Frühstück) kostenlos zur Verfügung. Der Wert dieser Mahlzeit ist beim Arbeitnehmer nicht als Arbeitslohn zu erfassen, weil er Verpflegungspauschalen als Werbungskosten geltend machen könnte. Das gilt auch dann, wenn eine Verpflegungspauschale wegen der Gestellung von Mahlzeiten gekürzt wird und sich deshalb nicht auswirkt.

Ergebnis: Der Unternehmer zieht die Kosten für Übernachtung mit Frühstück in tatsächlicher Höhe als Betriebsausgaben ab (Buchungskonto „Reisekosten Arbeitnehmer“), ohne dass der Unternehmer bei seinem  Arbeitnehmer einen geldwerten Vorteil als Arbeitslohn erfassen muss.

Auswirkung beim Arbeitnehmer:

Die Verpflegungsmehraufwendungen kann der Arbeitnehmer in seiner Steuererklärung in Höhe der Pauschalen als Werbungskosten geltend machen. Dieser Werbungskostenabzug wird allerdings gekürzt, wenn der Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber eine kostenlose Mahlzeit erhält. Die Kürzung wird von der vollen Verpflegungspauschale berechnet und beträgt

• 20% für ein Frühstück und
• 40% für ein Mittag- oder Abendessen.

Beispiel (Übernachtung mit Frühstück):

Ein Arbeitnehmer nimmt auf Veranlassung seines Arbeitgebers an einem zweitägigen Seminar mit Übernachtung teil. Die Hotelrechnung ist auf den Namen des Arbeitgebers ausgestellt. Der Arbeitgeber erstattet die Übernachtungskosten von 100 EUR. In diesem Betrag ist das Frühstück mit 20 EUR enthalten. Da es sich um eine übliche Mahlzeit handelt, ist die Erstattung des Arbeitgebers von 20 EUR für das Frühstück nicht als Arbeitslohn zu erfassen.

Der Arbeitnehmer kann in seiner persönlichen Steuererklärung eine Verpflegungspauschale geltend machen, die er allerdings wegen des unentgeltlichen Frühstücks kürzen muss.