Angemessenheit von Repräsentationkosten: Prüfung durch das Finanzamt
Bei unüblichen bzw. unüblich hohen Aufwendungen wird das Finanzamt immer eine Angemessenheitsprüfung vornehmen. Die Angemessenheitsprüfung erfolgt z. B.
- bei der Unterbringung von Geschäftsfreunden in einem fremden Beherbergungsbetrieb gegen Entgelt,
- bei der Unterhaltung von Gästehäusern am Ort des Betriebs,
- bei der Miete oder Anschaffung eines Sportflugzeugs, um Dienst- oder Geschäftsreisen durchzuführen,
- bei der Miete eines Schiffes als Konferenzräume.
Was bedeutet "Allgemeine Verkehrsauffassung"?
Die allgemeine Verkehrsauffassung soll sich nach der Anschauung breiter Bevölkerungskreise richten und nicht nur nach der Auffassung der beteiligten Wirtschaftskreise. Es ist darauf abzustellen, ob ein ordentlicher und gewissenhafter Unternehmer angesichts der erwarteten Vorteile die Aufwendungen auf sich genommen hätte. Die Umstände des Einzelfalls sind entscheidend. Es ist die Anschauung des Gerichts - unter Berücksichtigung der dem Gericht bekannten Auffassung unvoreingenommener und urteilsfähiger Staatsbürger - maßgebend.
Aufzeichnungspflichten für bestimmte zu Repräsentationskosten zählenden Aufwendungen
Soweit der Unternehmer Aufwendungen i. S. v. § 4 Abs. 5 Satz 1 Nrn. 1 - 4, 6b und 7 EStG tätigt, muss er diese für jede Gruppe einzeln und getrennt von den sonstigen Betriebsausgaben aufzeichnen (§ 4 Abs. 7 EStG). Derartige Aufwendungen sind insbesondere
- Geschenke,
- Bewirtung,
- Gästehäuser,
- Jagd,
- Fischerei,
- Arbeitszimmer.
Das gilt auch für Steuerpflichtige, die ihren Gewinn im Wege der Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln.
Nur bei Vorliegen dieser Voraussetzung, also nur, wenn diese strengen Aufzeichnungspflichten beachtet wurden, können diese Aufwendungen, soweit sie nicht ohnehin vom Betriebsausgabenabzug ausgeschlossen sind, gewinnmindernd berücksichtigt werden.
Das gilt selbst dann, wenn mittels eines in § 4 Abs. 5 EStG genannten Wirtschaftsguts (vgl. obige Aufzählung) eine unternehmerische Tätigkeit ausgeübt wird. Zu denken ist beispielsweise an einen Betrieb, der Segeljachten gewerblich vermietet.
Beispiel: Übernahme der Steuer für Geschäftsfreund bei Sachzuwendungen
Der Unternehmer, der aus betrieblichem Anlass ein Geschenk macht, kann die Steuer für den geldwerten Vorteil pauschal mit 30 % übernehmen (§ 37b EStG). Das betrifft allerdings nur Sachzuwendungen, nicht Geldgeschenke. Die Pauschalierungsmöglichkeit gilt für alle Geschenke i. S. d. § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 1 EStG, unabhängig davon, ob der Zuwendende die Aufwendungen als Betriebsausgaben abziehen darf und ob der Empfänger ein Geschäftsfreund oder ein Arbeitnehmer ist.
Eine Pauschalierung scheidet jedoch aus, wenn die Aufwendungen je Wirtschaftsjahr und Empfänger den Betrag von 10.000 EUR überschreiten. Dies gilt ebenso, wenn es sich um eine einzelne Aufwendungen im Wert von 10.000 EUR und mehr handelt.
