Übernachtungskosten bei Auslandsreisen

Unternehmer können nur die tatsächlichen Übernachtungskosten ansetzen

Unternehmer dürfen bei Auslandsreisen keine Übernachtungspauschalen geltend machen. Es sind stattdessen die tatsächlichen Übernachtungskosten ohne Verpflegungsanteil anzusetzen. Das gilt ebenso für Arbeitnehmer, die Reisekosten in ihrer eigenen Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen, weil der Arbeitgeber keine Reisekosten bzw. nicht alle Reisekosten erstattet hat.

Der Arbeitgeber hat allerdings die Wahl:

• Er kann bei Übernachtungen seines Arbeitnehmers im Ausland entweder die tatsächlichen Aufwendungen abziehen oder aber
• die Übernachtungspauschale, die für das jeweilige Land gilt.

Die tatsächlichen Übernachtungskosten sind durch Rechnungen nachzuweisen. Erstattet der Arbeitgeber die Übernachtungspauschalen, sind Rechnungen nicht erforderlich. Die ausländische Umsatzsteuer darf nicht als Vorsteuer abgezogen werden. Diese gehört mit zu den Übernachtungskosten.

Pauschbetrag für Übernachtungskosten

Das Bundesministerium der Finanzen gibt einmal jährlich die Auslandssätze für die Verpflegungsmehraufwendungen und die Übernachtungspauschalen für Reisen bekannt. Bis zu dieser Höhe kann der Arbeitgeber steuerfreie Erstattungen vornehmen (gem. § 3 Nr. 13 bzw. 16 EStG). Erstattungen, die darüber hinaus an den Arbeitnehmer gezahlt werden, sind Arbeitslohn.

Die Übersicht der ab dem 1.1.2021 geltenden Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten im Ausland wurde vom BMF (BMF, Schreiben v. 3.12.2020, noch nicht im BStBl veröffentlicht) veröffentlicht. Dieses BMF-Schreiben wird jährlich neu erlassen und aktualisiert. Im nunmehr ergangenen BMF-Schreiben wurden die Pauschbeträge u.a. der folgenden Länder/Gebiete angepasst: Albanien, Andorra, Botsuana, Burundi, Chile, Irland, Kenia, Korea, Liechtenstein, Nepal und Genf.

Verschiedene Reisearten

1. Schiffsreisen

Bei Schiffsreisen ist für das Personal auf deutschen Schiffen das Inlandstagegeld in Ansatz zu bringen. Für den Tag der Ein- und Ausschiffung ist der Ort/Hafen maßgebend, an dem das Schiff liegt.

2. Flugreisen

Im Rahmen einer Auslandsreise gelten die Pauschbeträge des Landes, in dem das Flugzeug vor 0 Uhr (jeweiliger Ortszeit) gelandet ist. Zwischenlandungen ohne Übernachtung bleiben hierbei unberücksichtigt. Bei einer Landung des Flugzeugs erst nach dem Abflugtag gilt für den Abflugtag der inländische Pauschbetrag.

Praxis-Tipp: Gem. R 9.6 Abs. 3 Satz 4 Nr. 1 LStR gilt für den Fall, dass sich ein Flug über mehrere Tage erstreckt, der Ansatz der Pauschbeträge für Österreich für die Zwischentage.

3. Inlands- und Auslandsreise an einem Tag

Im Falle einer Inlands- und Auslandsreise an einem Tag werden die Abwesenheitszeiten addiert. Bei eintägigen Reisen ins Ausland ist der Pauschbetrag anzusetzen, an dem der Unternehmer zuletzt tätig war. Erfolgt die Reise in verschiedene Länder gilt für die Bestimmung der Verpflegungspauschalen an An- und Abreisetag (sowie den Zwischentagen) folgendes:

• Anreise vom Inland in das Ausland: maßgebend ist der Pauschbetrag des Ortes, der vor 24 Uhr Ortszeit erreicht wurde
• Anreise vom Ausland in das Inland (ohne Tätigwerden): maßgebend ist der Pauschbetrag des Ortes, der vor 24 Uhr Ortszeit erreicht wurde
• Abreise vom Ausland in das Inland maßgebend ist der Pauschbetrag des Ortes, an dem der Unternehmer zuletzt tätig geworden ist
• Abreise vom Inland in das Ausland: maßgebend ist der Pauschbetrag des Ortes, an dem der Unternehmer zuletzt tätig geworden ist

Für die Zwischentage ist der Pauschbetrag maßgebend, den der Unternehmer vor 24 Uhr Ortszeit erreicht hat.

Praxis-Beispiel: Übernachtungspauschale für Arbeitnehmer

Ein Unternehmer unternimmt zusammen mit seinem Arbeitnehmer aus betrieblichen Gründen eine dreitägige Geschäftsreise nach Belgien. Die Kosten pro Übernachtung betragen pro Person 80 EUR. Der Unternehmer kann

• für sich selbst pro Übernachtung 80 EUR geltend machen (bei 2 Übernachtungen also 160 EUR),
• seinem Arbeitnehmer die Übernachtungspauschale für Belgien (135 EUR × 2 =) 270 EUR erstatten. Voraussetzung ist, dass der Arbeitnehmer die Übernachtungskosten zunächst selbst bezahlt und dann vereinbarungsgemäß nach Pauschalen abrechnet.

Herausrechnen der Verpflegungskosten aus den Übernachtungskosten

Bei den tatsächlichen Übernachtungskosten kommt es immer darauf an, ob Verpflegungskosten im Gesamtpreis enthalten sind. Hat der Arbeitnehmer Anspruch auf eine Verpflegungspauschale, ist die Übernahme der Frühstückskosten durch den Arbeitgeber lohnsteuerfrei, wenn die Kosten für das Frühstück 60 EUR nicht überschreiten. Ist das Frühstück in den Übernachtungskosten enthalten, müssen die Aufwendungen, die auf das Frühstück entfallen, nur dann herausgerechnet werden, wenn der Arbeitnehmer keinen Anspruch auf einen Verpflegungspauschbetrag hat.

Bei Übernachtungen und Verpflegungskosten bestehen folgende Unterschiede:

• Erhält der Arbeitnehmer eine Rechnung, in der nur die Übernachtung und kein Frühstück ausgewiesen sind, erstattet der Arbeitgeber die vollen Übernachtungskosten.
• Ist das Frühstück in der Rechnung getrennt von den Übernachtungskosten ausgewiesen, darf der Arbeitgeber den gesamten Betrag steuerfrei erstatten, also auch die Kosten für das Frühstück. Voraussetzung ist, dass der Arbeitnehmer eine Verpflegungspauschale als Werbungskosten geltend machen könnte.
• Ist in den Übernachtungskosten das Frühstück enthalten und ist der Preis für das Frühstück in der Rechnung nicht getrennt ausgewiesen, darf der Arbeitgeber den gesamten Betrag lohnsteuerfrei erstatten, wenn der Arbeitnehmer einen Verpflegungspauschbetrag als Werbungskosten geltend machen könnte. Übernimmt der Arbeitgeber die Kosten für Übernachtung und Frühstück, muss die Verpflegungspauschale um 20 % der vollen Verpflegungspauschale gekürzt werden. Dabei ist die volle Verpflegungspauschale des Landes zu Grunde zu legen, in dem die Übernachtung stattgefunden hat.

Verpflegungspauschale: Werbungskostenabzug wird gekürzt

Der Werbungskostenabzug wird gekürzt, wenn der Arbeitnehmer von seinem Arbeitgeber (oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten) eine Mahlzeit erhält. Die Kürzung wird von der vollen Verpflegungspauschale des Landes berechnet, in dem die Übernachtung stattgefunden hat, und beträgt

• 20 % für ein Frühstück und
• 40 % für ein Mittag- oder Abendessen.

Übernachtung mit Halb- oder Vollpension

Der Arbeitgeber kann auch eine Übernachtung mit Halb- oder Vollpension vereinbaren bzw. übernehmen. Der Arbeitgeber kann die Kosten für das Frühstück, Mittag- und/oder Abendessen lohnsteuerfrei übernehmen bzw. erstatten, wenn der Arbeitnehmer eine Verpflegungspauschale als Werbungskosten geltend machen könnte und keine der Mahlzeiten mehr als 60 EUR kostet.

Ist der Preis für die Verpflegung nicht getrennt ausgewiesen, werden für ein Mittag- und Abendessen jeweils 40 % der vollen Verpflegungspauschale abgezogen. Dabei ist die volle Verpflegungspauschale des Landes zu Grunde zu legen, in dem die Übernachtung stattgefunden hat.

Praxis-Beispiel: Übernahme von Mittag- und Abendessen

Ein Arbeitnehmer übernachtet anlässlich einer mehrtägigen Geschäftsreise in Dänemark; volle Tagespauschale = 58 EUR. Für die Übernachtung mit Vollpension zahlt er 160 EUR. Der Arbeitgeber darf den gesamten Betrag lohnsteuerfrei erstatten, weil keine der Mahlzeiten mehr als 60 EUR kostet.

Am Anreisetag erhält er ein Mittag- und Abendessen. Für den Zwischentag übernimmt der Arbeitgeber die Kosten für Frühstück, Mittag- und Abendessen. Am Abreisetag nimmt er nur das Frühstück zu sich. Wegen der Übernahme der Mahlzeiten sind die Verpflegungspauschalen wie folgt zu kürzen:

Praxis-Beispiel: Kürzung der Verpflegungspauschale bei zwei aufeinanderfolgenden Reisen

Arbeitnehmer I war auf einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit in Belgien und kehrt am Mittwoch zurück in seine Wohnung. Nach dem Waschen seiner Kleidung reist er zu einer mehrtägigen Reise nach Sao Paulo (Brasilien) weiter. Sao Paulo erreicht I um 23 Uhr Ortszeit. Sowohl die Übernachtungen als auch das Frühstück bekommt I von seinem Arbeitgeber bezahlt.

Für den Mittwoch, an dem I von seiner Reise aus Belgien wiederkommt, steht ihm die Verpflegungspauschale in Höhe von 36 EUR (Sao Paulo) zu. Durch die Frühstücksgestellung durch den Arbeitgeber ist die Verpflegungspauschale um 20% zu kürzen. Die Kürzung beträgt:

20 % von 53 EUR (Verpflegungspauschale Sao Paulo f. 24 Std.) = 10, 60 EUR

Die für I anzusetzende Verpflegungspauschale beträgt nach Abzug der Kürzung für das Frühstück 25,40 EUR.

Praxis-Tipp: Handschriftlicher Vermerk auf Übernachtungsrechnung

Bei Übernachtungen im Ausland ist häufig der Preis für das Frühstück nicht im Übernachtungspreis enthalten. In einem solchen Fall reicht es aus, wenn der Arbeitnehmer handschriftlich auf der Rechnung vermerkt, dass in den Übernachtungskosten das Frühstück nicht enthalten ist. Von einer Kürzung ist dann abzusehen.

Erstattung von Nebenkosten bei Auslandsreisen

Nebenkosten, die dem Arbeitnehmer anlässlich einer Geschäftsreise im Ausland entstehen, darf der Arbeitgeber an den Arbeitnehmer erstatten. Zu den Nebenkosten gehören z. B. die Aufwendungen für

• die Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck,
• übliche Trinkgelder,
• Telefongespräche, Fax- und Schriftverkehr mit dem Betrieb oder mit Geschäftspartnern,
• Straßennutzung (Maut) und Parkplatz,
• Verluste aufgrund von Diebstahl (ausgenommen hiervon: Brieftasche und Schmuck),
• Beschädigungen am Reisegepäck und
• Schadenersatzleistungen infolge eines Verkehrsunfalls.

Die Aufwendungen können nur in der tatsächlich nachgewiesenen Höhe als Werbungskosten oder Betriebsausgaben geltend gemacht werden (R 9.8 Abs. 1 LStR). Pauschalen sind hierfür nicht vorgesehen.

Aufwendungen für eine Auslandskrankenversicherung gehören nicht zu den Kosten, die steuerfrei erstattet werden dürfen. Der Arbeitnehmer kann die Versicherungsprämien nur als Vorsorgeaufwendungen bei den Sonderausgaben abziehen.

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