Diese oganisatorischen Fragen müssen Sie klären
- Kann die Bestandsaufnahme bei laufender oder reduzierter Produktion durchgeführt werden oder muss der Betrieb während der Inventur geschlossen werden?
- Wie viel Zeit nimmt die Inventur voraussichtlich in Anspruch?
Diese grundsätzlichen Fragen sind zu klären, bevor mit der Planung begonnen werden kann. Diese betrifft folgende Maßnahmen und Aufgaben:
- Ein von der Geschäftsleitung zu bestimmender Inventurleiter ist für die Planung und Durchführung verantwortlich. Wurde zur Absicherung ein Inventurvertreter bestimmt?
- Aus Gründen der Nachvollziehbarkeit ist für jede Inventur ein Inventurprotokoll zu führen, das alle wesentlichen Tätigkeiten enthält, die bezüglich der Inventur vorzunehmen sind.
- Der Inventurleiter hat den Betrieb in Aufnahmebereiche aufzuteilen und deutlich zu markieren, in denen die Bestände zusammengestellt sind, und in einem Lageplan den Einsatz des Aufnahmepersonals und Prüfers festzulegen. Dabei soll er besonders auf die Gefahr von Doppelerfassungen und Nichterfassen von Beständen achten. Zu den Inventurbereichen gehören nicht nur Lager- und Verkaufsräume, sondern auch Verkehrsflächen, Produktions- und Werkstätten sowie Büros auf dem Firmengelände.
- Um die Vollständigkeit zu gewährleisten, müssen Vorkehrungen getroffen werden, wie die am Inventurtag eingehenden Waren und Betriebsstoffe, die Unterwegsware (sog. rollende Ware) und die ausgelagerten Vorräte (Kommissionswaren bei gewerblichen Kunden, Auslieferungslager bei Lieferanten) erfasst werden können. Hingegen gehören fremde Vorräte auch dann nicht zum Vermögen des Kaufmanns, wenn sie sich im Betrieb befinden, also die oben bezeichneten Gegenstände im umgekehrten Fall wie z. B. in Kommission genommene Waren, fremde Materialien, die zur Lohnveredelung angenommen wurden, etc. Zu den Fremdgegenständen gehören möglicherweise auch Verpackungen, Paletten, Gasflaschen u. Ä., sofern über sie nur eingeschränkt verfügt werden kann. Sie gehören streng genommen nicht in das eigentliche Inventar des Kaufmanns, werden aber zu Beweiszwecken im Rahmen der Inventur mit aufgenommen und als fremde Wirtschaftsgüter gekennzeichnet.
- Das Aufnahmepersonal, Aufsichtspersonen und Prüfer dürfen nicht aus der Lagerverwaltung oder Buchhaltung rekrutiert werden, um Eigeninteresse und Manipulationen bzw. eine zweifelhafte Selbstkontrolle auszuschließen. Üblicherweise werden in vielen Unternehmen als Inventurhelfer eigens Aushilfskräfte herangezogen und in die Aufnahme eingewiesen. Die Aufnahmepersonen müssen wissen, in welcher Reihenfolge sie die Vorräte in ihren Bereichen aufnehmen sollen und welche Bereichsgrenzen zu beachten sind. Dazu ist es zweckmäßig, Merkblätter und Ausfüllanweisungen auszugeben.
- Zur Vorbereitung gehört auch die Erstellung von Aufnahmelisten, auf denen bereits die Artikelnummer, die Artikelbezeichnung und die artübliche Dimension (Stück, Kilogramm, Meter usw.) vorgedruckt sind. Sie sollen darüber hinaus Felder enthalten, in denen das Datum und der Zeitraum der Aufnahme, der Aufnahmebereich und Angaben über Beschaffenheit, Fremdeigentum u.Ä. festgehalten werden können. Wenn Ihre EDV diese Aufnahmelisten nicht erstellt, müssen Formular-Aufnahmebelege verwendet werden, in denen obige Angaben handschriftlich festgehalten werden. Die Mengenerfassung der Vorräte geschieht durch Einträge auf Aufnahmevordrucken oder zunächst mit Geräten der mobilen Datenerfassung. Die durch Tastatureingabe, Lichtstifte oder Scanner erfassten Daten sind als ausgedruckte Inventurlisten auszuwerten und von den Aufnehmenden abzuzeichnen. Handschriftliche Einträge müssen mit Kugelschreiber o. Ä. auf nummerierten und von der Aufnahmeperson quittierten Aufnahmevordrucken gemacht werden. Unrichtige Einträge sind so zu streichen, dass sie noch lesbar bleiben. Vermerkt werden das Datum der Aufnahme, ggf. Ansager und Aufschreiber sowie der Prüfer. Große Mengen werden auf Zählzetteln vorgeschrieben.
- Werden ausreichend Hilfsmittel zur Inventuraufnahme (Taschenrechner, Stifte, Zollstöcke, Waagen etc.) zur Verfügung gestellt?
- Wurde allen an der Inventur beteiligten Personen der Ablauf der Inventur sowie die einzuhaltenden Formalien erläutert?
- Bis zum Beginn der Inventur sind die Lager aufzuräumen und die Bestände übersichtlich zu ordnen sowie gleiche Gegenstände zusammenzulegen. Fremde Vorräte, minderwertige, überzählige, unentgeltlich erworbene Bestände sollen getrennt aufgestellt und entsprechend gekennzeichnet sein.
- Wenn ein Aufnahmebereich vollständig aufgenommen ist, kann die Prüfung beginnen. Gewöhnlich ist die stichprobenweise Nachzählung jeder zehnten Position ausreichend. Nur bei ungewöhnlichen Größen, z. B. Zählung der Paare anstelle der Stückzahl, oder an den Bereichsgrenzen ist besondere Vorsicht geboten. Schließlich wird der Abschluss der Prüfung an den Inventurleiter gemeldet, der die aufgenommenen und nunmehr geprüften Bereiche freigibt. Die Aufschreiber haben sämtliche ausgefüllten oder leeren Aufnahmebelege abzugeben.
Praxis-Hinweis: Worauf Sie bei Inventur während laufender Produktion und unfertige Erzeugnisse achten müssen
Bei produzierenden Unternehmen kann es während der Durchführung der Inventur dazu kommen, dass weiter Waren produziert werden. Es muss sichergestellt werden, dass das in der Produktion verwendete Material und die fertiggestellten Erzeugnisse nicht doppelt erfasst werden.
Gibt es unfertige Erzeugnisse muss der Grad der Fertigstellung ermittelt werden. Hierfür ist sachkundiges Personal notwendig. Der Grad der Fertigstellung ist gesondert zu Ermitteln und aufzuzeichnen.
Praxis-Tipp: Aufbewahrungspflichten
Die während der Inventur erstellten Inventurunterlagen sind innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen vorzuhalten und lesbar zu machen. Gem. § 147 AO sind Inventare, Bücher und Aufzeichnungen 10 Jahre aufzubewahren.
