Wie ein entgeltlicher Überlassungsvertrag beurteilt wird
Die GmbH muss bei ihrem Gesellschafter-Geschäftsführer einen geldwerten Vorteil versteuern, wenn sie ihm im Rahmen des Arbeitsverhältnisses einen Firmenwagen überlässt.
Anders ist die Situation, wenn die GmbH ihrem Gesellschafter-Geschäftsführer einen Firmen-Pkw außerhalb des Arbeitsverhältnisses für Privatfahrten überlässt und zwischen GmbH und Gesellschafter-Geschäftsführer ein entgeltlicher Überlassungsvertrag (Mietvertrag) abgeschlossen wird. Um Auseinandersetzungen mit dem Finanzamt zu vermeiden, sollte der entgeltliche Überlassungsvertrag schriftlich abgeschlossen werden. Dieser Vertrag muss dann auch entsprechend den Vereinbarungen tatsächlich durchgeführt werden.
Umfang des entgeltlichen Überlassungsvertrags
Nutzt der Gesellschafter-Geschäftsführer das GmbH-Fahrzeug ausschließlich für betriebliche Fahrten, ist ein entgeltlicher Überlassungsvertrag nicht erforderlich. Nutzt er allerdings das Fahrzeug auch für private Fahrten, muss sich der entgeltliche Überlassungsvertrag hierauf beziehen.
Die Aufwendungen für Fahrten von der Wohnung zum Betrieb dürfen bei der GmbH nicht als Betriebsausgaben abgezogen werden. Das bedeutet, dass über
- die Privatfahrten und
- die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte
ein entgeltlicher Überlassungsvertrag abgeschlossen werden muss, in dem auch die Höhe der Vergütung geregelt ist.
Aus Vereinfachungsgründen kann die 1-%-Methode angewendet werden
Höhe der Kfz-Miete: Im BMF-Schreiben vom 3.4.2012 (IV C 2 - S 2742/08/10001) wird ausgeführt, dass als Bemessungsgrundlage für eine verdeckte Gewinnausschüttung das Nutzungsentgelt anzusetzen ist, das bei einer Vermietung üblicherweise erzielbar ist. Aus Vereinfachungsgründen kann die private Nutzung auch mithilfe der 1-%-Methode ermittelt werden. Wenn dieser Wert für eine verdeckte Gewinnausscheidung maßgebend ist, kann er auch im Zusammenhang mit einem entgeltlichen Überlassungsvertrag angesetzt werden. Als Nutzungsentgelt können also entweder
- die tatsächlichen Kosten, die auf Privatfahrten und Fahrten zum Betrieb entfallen (plus Gewinnzuschlag) angesetzt werden. Der Umfang der Privatfahrten kann also mithilfe eines Fahrtenbuchs ermittelt werden. Einfacher ist es, die Privatfahrten über einen repräsentativen Zeitraum zu ermitteln und das Ergebnis dann dauerhaft (als konstante Größe) dem entgeltlichen Überlassungsvertrag zugrunde zu legen oder
- pauschal mithilfe der 1-%-Methode (= praktikable Lösung).
Praxis-Tipp: 1-%-Methode als Bemessungsgrundlage für das Nutzungsentgelt
Einfacher ist es, wenn GmbH und GmbH-Gesellschafter im Rahmen eines entgeltlichen Überlassungsvertrags das Nutzungsentgelt nach der 1-%-Methode festlegen. Wenn die Finanzverwaltung zulässt, dass bei einer verdeckten Gewinnausschüttung aus Vereinfachungsgründen der Wert nach der 1-%-Methode ermittelt wird, kann dieser Wert auch als Entgelt für die private Nutzung gewählt werden.
Das Nutzungsentgelt, das GmbH und GmbH-Gesellschafter untereinander vereinbaren, darf nicht zu niedrig sein. Es ist der Betrag anzusetzen, der bei einer Vermietung üblicherweise erzielbar ist. Liegt das Nutzungsentgelt darunter, ist die Differenz als verdeckte Gewinnausschüttung anzusetzen. Die einfachste und sicherste Lösung ist es, wenn als Entgelt der Wert nach der 1-%-Methode zugrunde gelegt wird.
Erfolgt die Privatnutzung des GmbH-Fahrzeugs nicht im Rahmen des Arbeitsverhältnisses, sondern im Rahmen eines entgeltlichen Überlassungsvertrags muss diese Vereinbarung durchgeführt und auch zeitnah gebucht werden. Das vereinbarte Nutzungsentgelt muss
- der GmbH-Gesellschafter zeitnah an die GmbH zahlen (überweisen) und/oder
- von der GmbH zeitnah auf ein Forderungs- oder Verrechnungskonto des Gesellschafters gebucht werden.
