Vorführwagen gehören im Autohaus, genau wie Neu- und Gebrauchtwagen, zum Umlaufvermögen, also zu den „Waren“, die zum Weiterverkauf bestimmt sind. Das bedeutet, dass diese Fahrzeuge, wie alle anderen Fahrzeuggruppen auch, beim Einkauf auf ein Warenbestandskonto eingebucht werden. Darüber hinaus werden im Autohaus für alle eingekauften Fahrzeuge sog. Fahrzeugakten geführt. Dies geschieht in aller Regel bei nahezu allen gängigen IT-Programmen über die Erfassung in einem Fahrzeugstammsatz. Dieser Fahrzeugstammsatz enthält alle Daten, die für den Verkauf dieses Fahrzeugs wichtig sind, und außerdem die Rechnungsdaten, die für das betriebliche Rechnungswesen gebraucht werden.
Anlage- und Umlaufvermögen: Die richtige Zuordnung ist entscheidend
Nach dem Urteil des BFH (VIII R 86/78 vom 17.11.1981) gehören aber die Vorführwagen zum Anlagevermögen. Diese Auffassung widerspricht prinzipiell der Handhabung der Vorführwagen im Autohaus, denn diese sind meist auch nur kurze Zeit im Besitz des Händlers und sollen natürlich auch möglichst schnell weiterverkauft werden. Außerdem ist die Zulassung eines Vorführwagens für den Händler ja keine Investition im eigentlichen Sinne, sondern er lässt dieses Fahrzeug zu, damit er es bewegen und dem Kunden, wie der Name schon sagt, vorführen kann. Ungeachtet dieser Tatsache, müssen in der Bilanz diese Fahrzeuge im Anlagevermögen stehen. Wie ist deshalb zu verfahren?
So wird der Vorführwagen im Tagesgeschäft behandelt
Die gesetzliche Verpflichtung, die Vorführwagen in der Bilanz im Anlagevermögen auszuweisen und demzufolge entsprechend zu behandeln, erfordert nicht, diese Fahrzeuge während des Geschäftsjahres ebenfalls anders zu behandeln als andere Fahrzeuge. Dies bedeutet, dass in der Praxis zunächst jedes vom Hersteller oder vom Importeur gelieferte Neufahrzeug eben als solches behandelt wird und dementsprechend auf ein Warenbestandskonto „Neuwagen“ eingebucht wird. Erst aufgrund der Zulassung auf den Händler wird dann aus einem Neuwagen ein Vorführwagen.
Jeder Vorführwagen sollte speziell für die Verkaufsabteilung erfasst werden
Wenn ein Neufahrzeug als Vorführwagen zugelassen ist, sollte dies IT-technisch im Fahrzeugstammsatz erfasst werden. Diese Erfassung ist deshalb wichtig, um am Bildschirm sofort zu erkennen, wann das Fahrzeug zugelassen wurde. Dies ist allein für den Fahrzeugvertrieb wichtig. Das Programm sollte es ermöglichen, aufgrund dieser gepflegten Zulassungsdaten alle Vorführwagen separat aufzulisten.
Diese Besonderheiten sind für das Rechnungswesen zu beachten
Die Zulassung eines Vorführwagens ist noch kein buchungspflichtiger Vorgang. Man kann diese Fahrzeuge, wenn die Software keine separate Auswertung ermöglicht, auch vom Neuwagenbestandskonto auf ein Vorführwagenbestandskonto umbuchen. Da aber die Vorführwagen in der Bilanz im Anlagevermögen stehen, müsste also ein zweites Vorführwagenkonto in der Kontenklasse 3 (SKR 03) angelegt werden. Ob dies sinnvoll ist, muss individuell entschieden werden.
Genau genommen müsste also ein Vorführwagen nach Zulassung vom Warenbestandskonto der Kontenklasse 3 (Umlaufvermögen) auf ein Anlagekonto der Kontenklasse 0 (Anlagevermögen) umgebucht werden.
Dies ist im Laufe des Jahres nicht zu empfehlen und verursacht zum einen Mehraufwand und zum anderen entsteht eine Differenz zwischen der Lagerbuchhaltung (Fahrzeugstammsatz) und den Warenbestandskonten. Des Weiteren müsste dieses Fahrzeug, wenn es verkauft ist, wieder als Anlagenabgang gebucht werden. Diesen Mehraufwand können Sie sich getrost sparen.
Praxis-Tipp: Erst zum Jahresabschluss bilanziell ausweisen Vorführwagen sind in der Bilanz auszuweisen. Während des laufenden Geschäftsjahres können sie jedoch in der Buchhaltung auf dem Neuwagenbestandskonto bleiben, auf dem sie nach Rechnungseingang erfasst wurden. Die Selektion dieser Fahrzeuge kann dann nur über das Dealer-Management-System erfolgen. Alternativ kann aber auch ein zweites Warenbestandskonto „Vorführwagen“ in der Kontenklasse 3 geführt werden. Die während des Jahres zugelassenen Vorführwagen werden dann vom Neuwagenbestandskonto auf das Vorführwagenbestandskonto umgebucht. Vorteil dieser Methode ist, dass für die Vorführwagen jeweils auch eine Wertberichtigung gebucht werden kann. Auch diese sollte auf einem separaten Konto der Kontenklasse 3 erfasst werden mit der Bezeichnung: Wertberichtigung Vorführwagen. Um unvorhergesehene Verluste beim Verkauf von genutzten Vorführwagen zu vermeiden, empfiehlt es sich für jedes Fahrzeug eine Wertberichtigung zu buchen. Dabei geht man von einer Nutzungsdauer von 72 Monaten aus. Die monatliche Wertberichtigung könnte deshalb mit einem 1/72 des Neuwagenpreises erfasst und auf das Wertberichtigungskonto gebucht werden. Für diese unterjährige Wertberichtigung kann aber auch jede andere Methode angewendet werden. |
Umbuchung zum Bilanzstichtag
Zum Bilanzstichtag müssen alle momentan zugelassenen Vorführwagen vom Vorführwagenbestandskonto auf das Anlagekonto „Vorführwagen“ umgebucht werden. Es wäre ein großer und zusätzlicher Aufwand, wenn dieser Verkauf danach als Anlagenabgang über das Anlagekonto verbucht werden müsste. Deshalb können Vorführwagen im täglichen Geschäft als ganz normale Handelswaren und somit als Umlaufvermögen behandelt werden. Beim Jahresabschluss wird dann trotzdem der korrekt ermittelte und aufgrund der Inventuraufnahme bestätigte Vorführwagenbestand auf einem Anlagenkonto bilanziert.
Praxis-Tipp: Verwendung eines Anlagenbuchhaltungsprogramms sinnvoll Benutzen Sie möglichst ein Anlagebuchhaltungsprogramm für die Vorführwagen. Auch eine einfache Excel-Tabelle kann die exakten Werte der einzelnen Fahrzeuge ermitteln. |
Höhe der AfA bzw. Wertberichtigung beim Vorführwagen
Vorführwagen werden id.d.R. mit einer Nutzungsdauer von 6 Jahren abgeschrieben. Ob diese AfA-Höhe dem tatsächlichen Wertverlust entspricht hängt sehr davon ab, ob und wie stark der Vorführwagen genutzt wird. Um den tatsächlichen Wert des Fahrzeugs am Jahresende festzustellen, empfiehlt es sich, eine DAT- oder Schwacke-Bewertung für dieses Fahrzeug mit dem aktuellen km-Stand, möglichst im Monat Dezember, auszudrucken. Dieser Wert weicht in der Praxis oft vom Buchwert nach der linearen Methode ab.
Gestaltungsspielraum
Nach dem Handelsrecht müsste in diesem Fall u.U. eine zusätzliche Wertberichtigung bzw. eine Sonder-AfA gebucht werden. Es besteht hier also auch ein gewisser Gestaltungsspielraum für die Höhe des Betriebsergebnisses.
Alternative: Vorführwagenleasing
Viele Autohäuser leasen ihre eigenen Vorführwagen. Dies hat den Vorteil, dass diese Fahrzeuge nicht im Bestand sind und somit die Bilanzsumme geringer wird. Dies wiederum wirkt sich positiv auf die Eigenkapitalquote des Betriebs aus. Die als Vorführwagen zugelassenen Neuwagen werden an eine Leasinggesellschaft verkauft, mit einer relativ geringen Leasingdauer. Dies kann ein halbes oder auch 1 Jahr sein. Die monatlichen Leasingraten sind Kosten und vermindern je nach Kalkulation Monat für Monat den Rückkaufswert.
Wird das Fahrzeug dann von der Leasinggesellschaft wieder zurückgekauft fließt das in den Gebrauchtwagenbestand ein. Hier lässt sich je nach vorheriger Kalkulation ein Gewinn beim Verkauf erzielen.
Vorsicht: Leasingnehmer darf nicht Käufer des Fahrzeuges sein. Hier werden oft verbundene Unternehmen als Käufer auftreten. |
