Schriftform ist nicht immer Schriftform. Vermeintlich klar ist da § 126 BGB: "Ist durch Gesetz schriftliche Form vorgeschrieben, so muss die Urkunde von dem Aussteller eigenhändig durch Namensunterschrift […] unterzeichnet werden." Und weiter: "Die schriftliche Form kann durch die elektronische Form ersetzt werden, wenn sich nicht aus dem Gesetz ein anderes ergibt." Allerdings – das heißt noch lange nicht, dass per E-Mail die Schriftform ersetzt werden kann, vielmehr: "Soll die gesetzlich vorgeschriebene schriftliche Form durch die elektronische Form ersetzt werden, so muss der Aussteller der Erklärung dieser seinen Namen hinzufügen und das elektronische Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz versehen", 126a BGB.
Klarer Fall: Schriftform für befristeten Arbeitsvertrag
Arbeitsverträge mit Befristung bedürfen der Schriftform, Aufhebungsverträge ebenso, § 623 BGB und § 16 Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG).
Was aber tun bei Umstellung der Personaladministration, etwa im Zuge der Digitalisierung? Arbeitsverträge und Aufhebungsverträge aufheben, in Papierform. Und Achtung, auch daran ist zu denken: Ist das Arbeitsverhältnis auf das Rentenalter befristet? Ja, das ist auch eine Befristung!
Wann aus Schriftform die Textform wird
Schriftform ist Schriftform. Immer? Nach § 99 Abs. 3 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) muss der Betriebsrat die Zustimmungsverweigerung zu Einstellung, Versetzung oder Eingruppierung "schriftlich" dem Arbeitgeber mitteilen. Das Bundesarbeitsgericht hebt sich über die gesetzliche Regelung hinweg: Aus der Sach- und Interessenlage sei die Schriftform nicht gefordert (Beschluss vom 1.6.2011, Az. 7 ABR 138/09), Textform reiche aus, und sogar eine Nachbildung der Unterschrift sei ausreichend.
Allerdings: eine einfache E-Mail reicht eben nicht aus (LAG Baden-Württemberg, Beschluss vom 1.8.2008, Az. 5 TaBV 8/07). Mal sehen, wie lange noch – und mal sehen, ob das BAG der Arbeitgeberseite sich ebenso zugeneigt zeigen mag.
Andere Formvorgaben: aushängen oder auslegen
Ja, und dann ist da noch das Thema mit den Aushängen. Das finden wir zum Beispiel in § 12 Allgemeines Gleichbehandlungsgesetz (AGG), § 16 Arbeitszeitgesetz (ArbZG), oder in § 18 Mutterschutzgesetz (MuSchG), um nur einige Beispiele zu nennen.
Aber halt: Das AGG lässt den "Einsatz der im Betrieb […] üblichen Informations- und Kommunikationstechnologie" zu. Auch der Entwurf des neuen Mutterschutzgesetzes: "highly sophisticated": Der Arbeitgeber kann "das Gesetz für die Personen, die bei ihm beschäftigt sind, in einem elektronischen Verzeichnis jederzeit zugänglich gemacht hat."
Die Auslegung von "auslegen": Genügt auch die elektronische Form?
Das ArbZG verlangt allerdings, dass ein Abdruck "ausgelegt oder ausgehängt" werden muss, ebenso das MuSchG. Reicht hier auch die elektronische Fassung? Der Gesetzgeber lässt uns leider im Zweifel. Anno Domini 2016 und mit dem Weißbuch "Arbeiten 4.0" des BMAS im Rücken leider ein Zustand, der wenig befriedigend ist. Aus meiner Sicht ist zumindest eine weite Auslegung des Begriffs "Abdruck" (Ist das pdf ein elektronischer Abdruck?) und "auslegen" (ein I-Pad liegt ja auf dem Schreibtisch) angebracht. Wenn der Gesetzgeber nicht agiert, ist "aus der Sach- und Interessenlage" klar, dass das ausreichen muss.
Betriebsvereinbarungen müssen ebenfalls "ausgelegt" werden, § 77 Abs. 2 BetrVG. Auf Grund der Ungenauigkeit der gesetzlichen Regelung – es heißt "die Betriebsvereinbarung" ist auszulegen – ist leider unklar, ob es sich um das Original handeln muss, oder ob etwa eine Abschrift ausreicht. Dankenswerterweise weist zumindest der Erfurter Kommentar aus, dass die elektronische Form zur Veröffentlichung ausreiche. Ich teile diese Meinung – schließlich fordert auch hier die "Sach- und Interessenlage" nichts anderes.
Tarifverträge registrieren: einscannen, kopieren, ausdrucken
Wie komme ich eigentlich auf diese kleine Diskussion? Nun, ich hatte vor kurzer Zeit ein paar Tarifverträge zu registrieren. § 7 Tarifvertragsgesetz (TVG). Dem BMAS ist die Urschrift und zwei Abschriften zu übersenden (Reicht eigentlich auch die persönliche Übergabe aus?), den obersten Landesbehörden der Länder "je drei Abschriften". Liebes BMAS, liebe oberste Landesbehörden, was macht Ihr eigentlich damit?
Einscannen, nachdem ich das Original eingescannt und danach ausgedruckt habe? Die Kopien – Entschuldigung: Abschriften – wegwerfen, nachdem ich mir so viel Mühe gegeben hatte? Denn: § 14 der Durchführungsverordnung des TVG (TVGDV) sieht vor: "Beim Bundesministerium für Arbeit und Soziales kann ein Tarifarchiv auch in elektronischer Form geführt werden." Und: "In Schriftform vorliegende Tarifverträge werden seitens des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales in eine elektronische, im Volltext durchsuchbare Form umgewandelt." Reicht also doch eine E-Mail?
Elektronische Abschrift mal drei?
Nun ja, in der TVGDV steht weiter: "Die Pflicht zur Übersendung von Tarifverträgen ist auch erfüllt, wenn ein Tarifvertrag als elektronisches Dokument eingereicht wird. Dem elektronischen Dokument ist eine Erklärung beizufügen, dass das elektronisch eingereichte Dokument mit der Urschrift des Tarifvertrages oder seinen Änderungen übereinstimmt, und die Erklärung ist mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz zu versehen." Aber wer hat schon diese elektronische Signatur? Also doch lieber ein paar Kopien hinsenden, soll doch das BMAS die Arbeit damit haben – wenn es der Gesetzgeber will.
Darf der Verordnungsgeber eigentlich – ich meine contra legem – in elektronisch statt Abschriften…
Dank an die Praxis: Forderung an den Gesetzgeber
Da erfrischt doch dieser Satz: "Für unsere Archivierung wäre es eine große Arbeitserleichterung, wenn wir die Tarifverträge von Ihnen zukünftig elektronisch erhalten würden." Das hat mir eine Mitarbeiterin einer solchen obersten Landesbehörde zugesandt (per E-Mail). Nachdem ich mühsam die Kopien fertigte, mit einem Anschreiben versah, kuvertierte ….
Muss ich nun eigentlich die Pdf dreimal versenden? Oder reicht einmal? Ich denke, dass ich mich zumindest mit dieser Kollegin schnell einigen kann!
Hätte doch nur der Gesetzgeber auch dieses vereinfachende Verständnis. Vielleicht kommt es im Rahmen des Dialogprozesses "Arbeiten 4.0" (noch) zustande? Sicher nicht mehr im Jahr 2016. Aber vielleicht 2017? Oder 2018? Oder…
Alexander R. Zumkeller, Präsident des
Bundesverbands der Arbeitsrechtler in Unternehmen (BvAU), blickt in seiner Kolumne aus der Unternehmenspraxis auf arbeitsrechtliche Themen und Trends.
