Welche Entgeltunterlagen der Arbeitgeber vorzuhalten hat, regelt die Beitragsverfahrensverordnung (BVV). Diese Unterlagen sind insbesondere Grundlage für die Feststellung in Betriebsprüfungen, ob die vom Arbeitgeber vorgenommenen versicherungs- und beitragsrechtlichen Beurteilungen richtig sind. Im Lichte der voranschreitenden Digitalisierung sollen diese Entgeltunterlagen künftig ausschließlich elektronisch vorgehalten werden.
Was sind Entgeltunterlagen im Sinne der BVV?
Die vorgesehene Verpflichtung schließt alle Dokumente ein, die nach der Verordnung als Entgeltunterlage angesehen werden. Hierzu gehören neben Mitgliedsbescheinigungen der Krankenkassen und Immatrikulationsbescheinigungen der Hochschulen unter anderem auch Verzichtserklärungen von Aushilfen hinsichtlich der Rentenversicherungspflicht, der Nachweis der Elterneigenschaft und Feststellungen der Krankenkassen zur Versicherungspflicht.
Herausforderungen für Arbeitgeber
Die sich ergebenden Konsequenzen für Unternehmen sind abhängig davon, ob Unterlagen bereits teilweise oder vollständig elektronisch vorgehalten werden. Für die Unternehmen, die aufgrund des gesetzlichen Auftrages bei Null beginnen, stellt sich die Frage, in welcher Art und Weise ein elektronisches Dokumenten-Management eingeführt werden sollte.
Elektronische Entgeltunterlagen für die elektronische Betriebsprüfung
Bei diesen Überlegungen sollte auch berücksichtigt werden, dass die Rentenversicherung im Rahmen der elektronischen Betriebsprüfung derartige Unterlagen möglicherweise künftig in elektronischer Form übermittelt bekommen möchte. Für diesen Prozess wäre eine Trennung in den insgesamt vorgehaltenen Unterlagen zwischen sozialversicherungsrechtlich und ausschließlich arbeitsrechtlich relevanten Unterlagen erforderlich. Diese Überlegungen sind auch anzustellen, sofern Unternehmen bereits ein Dokumenten-Management nutzen.
Spitzenorganisationen der Sozialversicherung sollen es regeln
Die Art und der Umfang der Speicherung sollen in "Gemeinsamen Grundsätzen der Sozialversicherung" geregelt werden – so der Ansatz im Referentenentwurf. Auch dies scheint ein Indiz dafür zu sein, dass in Zukunft eine Übermittlung von elektronischen Entgeltunterlagen ansteht, zumal in den Grundsätzen auch die Rede von Datensätzen ist.
Verpflichtung gilt ab 1. Januar 2022 mit Ausnahmen
Die Neuregelung tritt zum 1. Januar 2022 in Kraft. Zudem ist vorgesehen, dass sich der Arbeitgeber bis zum 31. Dezember 2026 von der Führung elektronischer Unterlagen auf Antrag bei dem für ihn zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung befreien lassen kann.
Neue Ära der elektronischen Entgeltunterlagen aktiv begleiten
Unternehmen, Sozialversicherungsträger und Softwareersteller sind gefragt, um diesen politischen Willen mit Leben zu füllen. Die meisten Papier-Bescheinigungen bilden heute Daten ab, die an anderer Stelle systemseitig hinterlegt sind, wie die Daten auf der Immatrikulationsbescheinigung. Gleiches gilt für Daten der Melderegister. Insoweit bedarf es bei der Umsetzung nicht nur der bloßen Digitalisierung von Papierbescheinigungen, sondern auch der Realisierung einer intelligenten Kommunikation dieser Stellen.
