In der vorvergangenen Kolumne haben wir Sie nach Ihrem Wunschthema gefragt. Das Ergebnis der Leserbefragung war recht knapp: mit 27 Prozent haben sich die meisten dafür entschieden, die Prozesse in der Entgeltabrechnung genauer zu betrachten. Der Start in das Thema soll mit einer generellen Betrachtung erfolgen.
Prozess: Was eine erfolgreiche Entgeltabrechnung ausmacht
Ganz grundsätzlich zählen die folgenden zwei Punkte zu den wichtigsten Faktoren für eine erfolgreiche Entgeltabrechnung:
- Entscheidend ist zunächst immer die richtige fachliche Einschätzung des Sachverhalts. Die Fehler zu diesem Zeitpunkt des Prozesses können später in der Regel kaum noch korrigiert werden. Dazu kommt, dass – bei aller Technik – die Sachverhalte auch richtig im System erfasst werden müssen. Nur dann ist auch gewährleistet, dass alle Beträge richtig berechnet werden können. In dieser Phase können schon ganz kleine Ungenauigkeiten die komplette Berechnung verändern.
- In vielen Unternehmen ist die Zeitwirtschaft der Teil, der aufwändiger ist, und durch die getroffenen Regelungen eine höhere Komplexität darstellt. Das gilt insbesondere dann, wenn ein vollkontinuierliches Schichtsystem besteht, wo jeder mit entsprechenden Zuschlägen ausgezahlt wird.
Trotz Software: keine Entgeltabrechnung per Knopfdruck
Gerade der erste Punkt, die richtige fachliche Einschätzung sowie Erfassung des Sachverhalts, ist wichtig. Denn vor allem im Top-Management scheint sich hartnäckig die Auffassung zu halten, dass für die Entgeltabrechnung doch nur ein Knopfdruck genüge und dass sodann das Abrechnungsprogramm alles selbstständig erledige. Dafür ist jedoch entscheidend, dass zunächst der Sachverhalt sowohl arbeitsrechtlich als auch steuer- und sozialversicherungsrechtlich richtig bewertet wird. Dies ist insbesondere bei Aushilfen, Studenten und Praktikanten in Bezug auf die Sozialversicherung entscheidend. Das System kann dem Abrechner zum Beispiel nicht die Feststellung abnehmen, ob die Aushilfe berufsmäßig arbeitet, ob der Student noch die Stunden-Grenze einhält, ob es sich um ein Pflichtpraktikum handelt oder ob der Mindestlohn angewendet werden muss.
Steuerlich sind diese Fälle zwar meist leichter zu bewerten. Muss allerdings bei einem Sachverhalt die richtige Lohnart ausgewählt werden, ist dies steuerlich oft relevant. So kann zum Beispiel die IT kaum wirklich berechnen, ob die Fünftel-Regel bei einer Abfindung richtig ist oder der Einmalbezug. Dies muss dann vom Referenten in der Entgeltabrechnung entschieden werden.
Datenerfassung: Kleiner Fehler mit großer Wirkung
Zudem reicht es nicht, den Sachverhalt richtig zu bewerten, wenn nicht ganz klar ist, wie dieser richtig im Abrechnungsprogramm erfasst wird. Bei einer Pfändung kann zum Beispiel schnell das Datum falsch gesetzt, die Anzahl Unterhaltspflichtigen zu hoch eingegeben oder zwischen normaler und bevorrechtigter Forderung falsch ausgewählt worden sein. Auch hierbei kann einem das System nicht helfen.
Kompliziert werden kann es auch bei Sachverhalten, die man noch nie erfasst hat, wie zum Beispiel ein Teilbeschäftigungsverbot. Wenn hier gar nicht klar ist, ob das überhaupt im System richtig eingegeben werden kann oder ob es anders gelöst werden muss, ist menschlicher Sachverstand notwendig.
Sachverhalt bewerten und erfassen als Haupt-Fehlerquellen
Wir können davon ausgehen, dass die Berechnung des Systems richtig ist, sodass doch der Mensch die Quelle von Fehlern bei der Entgeltabrechnung ist. Tritt ein Fehler auf, ist dieser nach meiner Erfahrung zu über 90 Prozent auf einen der beiden Faktoren zurückzuführen: Sachverhaltsbewertung oder Datenerfassung.
Zum Punkt der richtigen Datenerfassung im IT-System gehört übrigens auch das elektronische Meldewesen sowie die Bearbeitung der Rückantworten beziehungsweise Fehlermeldungen, wenn nicht ordnungsgemäß verarbeitet wurde. Insbesondere beim Elstam-Verfahren und beim EEL kommt dies häufiger vor. Die Fehler zu ignorieren, löst das Problem jedoch niemals.
Eine Fortsetzung mit weiteren Details zu den Prozessproblemen folgt in den nächsten Kolumnen…
