Datenaustausch für Entgeltersatzleistungen: Änderungen zum 1.1.2018

Kaum zwei Jahre wird die aktuelle Version 8 nunmehr umgesetzt. Auf Basis der Erfahrungen der Verfahrensbeteiligten wird der Datensatz nunmehr mit dem Ziel die praktische Umsetzung zu verbessern aktualisiert und fortentwickelt. Die Bundesministerien haben bereits eine Genehmigung erteilt, weshalb Unternehmen sich schon jetzt einen Überblick über die zu erwartenden Änderungen verschaffen können.

Mehrfachmeldung möglich

Auch wenn es für Arbeitgeber oft nicht nachvollziehbar war, so konnten die Sozialversicherungsträger bisher immer nur einmal auf einen Datensatz antworten. Dies wird mit der neuen Version angepasst. Zwar kann auch weiterhin das Verfahren nur vom Arbeitgeber gestartet werden, jedoch können dann die Sozialversicherungsträger mehrfach darauf antworten. Hierdurch können vielfältige Veränderungen in den Verfahrensabsprachen z.B. bei Vorerkrankungen erfolgen.

Neuer Meldegrund „99“ notwendig

Um sicherstellen zu können, dass die Sozialversicherungsträger die Rückantworten auch korrekt an den Arbeitgeber adressieren, muss es möglich sein, dass der Arbeitgeber Veränderungen der Adressierung meldet. Hierfür wird zukünftig der neue Meldegrund „99“ eingeführt. Hintergrund der Meldung ist, dass keine Transparenz darüber vorliegt, mit welchem Abrechnungsprogramm der Arbeitgeber den Arbeitnehmer betreut, wie die Unternehmensstruktur (verschiedene Untergliederungen) gestaltet ist und ob ggf. ein Steuerberater den Arbeitgeber vertritt bzw. die Entgeltabrechnung ausgegliedert wurde. Ändert sich demnach für die Adressierung des Datensatzes relevantes beim Arbeitgeber während des laufenden Entgeltersatzleistungsbezugs seines Arbeitnehmers, ist die „neue Adresse“ dem Sozialversicherungsträger per Meldung zu übermitteln.

Reduzierung der Vorerkrankungsanfragen

Um die bürokratischen Belastungen bei allen Beteiligten zu verringern, dürfen zukünftig nur noch Anfragen von den Arbeitgebern an die Krankenkassen versandt werden, wenn die aktuelle Arbeitsunfähigkeit und mindestens eine Vorerkrankung bescheinigt vorliegt. Die Anfrage ist zudem erst auszulösen, wenn alle Krankheiten zusammen schon mindestens 30 Tage umfassen. Hierdurch wird die Menge der Anfragen auf das tatsächlich notwendige Maß reduziert, wodurch eine Beschleunigung des Verfahrens erwartet wird.

Neuausrichtung der Antwort auf Vorerkrankungen

Bisher führte die Beurteilung der Anrechenbarkeit von Vorerkrankungen durch die Krankenkassen zu Missverständnissen und vielfältigen Nachfragen der Arbeitgeber, weil mit einem von acht Kennziffern der Sachverhalt beurteilt wurde. Zukünftig wird nunmehr jede Vorerkrankung getrennt nach Vorliegen des AU-Nachweises und Anrechenbarkeit beurteilt. Liegt der Krankenkasse eine AU-Bescheinigung zur Anfrage noch nicht vor, muss der Arbeitgeber zudem nicht mehr neu anfragen. Die Krankenkassen prüfen automatisch deren Eingang und übermitteln bei Vorlage automatisch das Ergebnis. Solange daher keine erneute Antwort vorliegt, ist keine AU-Bescheinigung eingegangen.

Automatische Übermittlung des Endes der Entgeltersatzleistung

Zukünftig wird das Ende der Entgeltersatzleistung automatisch durch den Sozialversicherungsträger an den Arbeitgeber gemeldet, wenn die Leistungsdauer (Aussteuerung) endet. Gleiches gilt auch für Fallgestaltungen in welchen das Mutterschaftsgeld auf zwölf Wochen verlängert wird. Hierfür wurde ein zusätzlicher Grund „06“ eingefügt.

Weitergewährtes Arbeitsentgelt

Mit der Version 9 wird auch das bisherige Prognosefeld „AE-VERGLEICHSNETTO“ für das weitergewährte Arbeitsentgelt entfallen. Hier war durch den Arbeitgeber einzuschätzen, ob beitragspflichtiges Arbeitsentgelt auch während des Entgeltersatzleistungsbezugs gezahlt wird. Da auch weiterhin die Prüfung notwendig ist, weil dies ein Ruhen der Entgeltersatzleistung ggf. zur Folge hat, ist bei Vorliegen der Beitragspflicht nunmehr der entsprechende Wert im Feld „WAEHREEL-BRUTTO“ zu erfassen.

Neufassung Mutterschaftsgeld

Mit dem Ziel die Berechnung von Mutterschutzlohn, Mutterschaftsgeld und Zuschuss zum Mutterschaftsgeld zu vereinheitlichen, wurde das Mutterschutzgesetz angepasst. Zukünftig wirken sich daher auch Änderungen am Arbeitsentgelt auf das Mutterschaftsgeld aus. Änderungen während des Berechnungszeitraums sind so abzubilden, als wenn sie im gesamten Zeitraum bereits bestanden hätten. Änderungen während der Mutterschutzfristen erfordern eine zweite Meldung des Arbeitgebers, weil auch die Höhe des Mutterschaftsgeldes sich verändert. Der Umfang der betroffenen Meldungen ist jedoch gering, weil das Mutterschaftsgeld auf 13 Euro täglich begrenzt ist und somit nur Veränderung in Fällen mit Arbeitsentgelt unterhalb 13 Euro eine Auswirkung haben.

Weiterer Ausblick

Auch wenn durch die neue Version des Datensatzes wieder vielfältige Probleme beseitigt werden, so sind auch weiterhin Verbesserungen sinnvoll und notwendig. Von daher wird die neue Version 9 sicherlich nicht die letzte Fassung des Datensatzes gewesen sein.