Neuer Erlass zu Spesen und Mahlzeitengestellung

Für eintägige auswärtige Tätigkeiten ohne Übernachtung kann ab 2020 ab einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden von der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte eine Pauschale von 14 Euro berücksichtigt werden (früher 12 Euro, § 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 3 EStG). Für die Kalendertage, an denen Mitarbeiter 24 Stunden abwesend sind, kann ab 2020 eine Pauschale von 28 Euro vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt beziehungsweise als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend gemacht werden (früher 24 Euro, § 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 1 EStG). Für den An- und Abreisetag einer solchen mehrtägigen auswärtigen Tätigkeit kann eine Pauschale von jeweils 14 Euro steuerlich angesetzt werden (früher 12 Euro, § 9 Abs. 4a Satz 3 Nr. 2 EStG). 

Mehr zu den je nach Staat unterschiedlichen Pauschalen für Auslandstätigkeiten ab dem Jahr 2021 lesen Sie in unserem Beitrag "Neue Pauschalen für Auslandsreisekosten ab 2021" sowie im BMF-Schreiben v. 3.12.2020, IV C 5 - S 2353/19/10010 :002.

BMF-Schreiben: Mahlzeitengestellung führt zur Kürzung der Pauschalen

Wird Mitarbeitern vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten eine Mahlzeit zur Verfügung gestellt, werden die Pauschalen gekürzt, und zwar

• um 20 Prozent für ein Frühstück und 
• um jeweils 40 Prozent für ein Mittag- und Abendessen

der für die 24-stündige Abwesenheit geltenden höchsten Verpflegungspauschale.

Das entspricht für Auswärtstätigkeiten im Inland ab 2020 einer Kürzung der jeweils zustehenden Verpflegungspauschale um 5,60 Euro für ein Frühstück und jeweils 11,20 Euro für ein Mittag- und Abendessen. Im Ausland hängen die Kürzungen von der jeweiligen höchsten Verpflegungspauschale ab. 

Mahlzeitengestellung: Was ist neu im Erlass des BMF? 

Der neue Erlass (BMF, Schreiben v. 25.11.2020, IV C 5 - S 2353/19/10011 :006) enthält folgende Neuerungen zur Mahlzeitengestellung durch den Arbeitgeber: 

• Eine Mahlzeit, die zur Kürzung der Verpflegungspauschale führt, kann nach Verwaltungsauffassung auch ein vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellter Imbiss wie zum Beispiel belegte Brötchen, Kuchen und Obst sein. Die unter anderem auf Flügen gereichten kleinen Tüten wie Chips, Salzgebäck, Schokowaffeln, Müsliriegel oder bei anderen Anlässen zur Verfügung gestellte vergleichbare Knabbereien sowie unbelegte Backwaren (BFH Urteil vom 03.07.2019 - VI R 36/17; vgl. dazu auch unseren Beitrag "Sachbezug: Wann sind Brötchen vom Arbeitgeber ein Frühstück?") erfüllen hingegen nicht die Kriterien für eine Mahlzeit. Sie führen zu keiner Kürzung der Pauschalen. 
• Die Gewährung einer Mahlzeit durch den Arbeitgeber und damit die Kürzung erfordert nicht, dass der Mitarbeiter die Mahlzeit auch tatsächlich einnimmt. Aus welchen Gründen die Mahlzeit nicht eingenommen wird, ist insoweit unerheblich (vgl. dazu unseren Beitrag "Spesenkürzung auch bei Nichtverzehr von bereitgestellten Mahlzeiten"; BFH Urteil vom 07.07.2020 - VI R 16/18).
• Bei Nichteinnahme kann der Arbeitgeber aber eine weitere gleichartige Mahlzeit zur Verfügung stellen (soweit insgesamt der Höchstbetrag von 60 Euro für übliche Mahlzeiten nicht überschritten wird). Sofern der Arbeitnehmer für eine solche weitere vom Arbeitgeber gestellte Mahlzeit eine Zuzahlung zu leisten hat, kommt eine Minderung des Kürzungsbetrags in Betracht. 
• Bei der Hingabe von Essensmarken durch den Arbeitgeber im Rahmen einer beruflichen Auswärtstätigkeit handelt es sich innerhalb der Dreimonatsfrist nicht um eine vom Arbeitgeber gestellte Mahlzeit, sondern lediglich um eine Verbilligung der vom Arbeitnehmer selbst veranlassten und bezahlten Mahlzeit. Also erfolgt hier keine Kürzung der Pauschalen. Nach Ablauf der Dreimonatsfrist sind die an diese Mitarbeiter ausgegebenen Essensmarken (Essensgutscheine, Restaurantschecks) jedoch mit dem maßgebenden Sachbezugswert zu bewerten. 

Übernachtung im LKW

Zur Abgeltung der notwendigen Mehraufwendungen, die Mitarbeitern während einer Auswärtstätigkeit auf einem Kraftfahrzeug des Arbeitgebers im Zusammenhang mit einer Übernachtung in dem Kraftfahrzeug entstehen, kann ab 2020 einheitlich im Kalenderjahr eine Pauschale von acht Euro für jeden Kalendertag berücksichtigt werden, an dem der Arbeitnehmer eine Verpflegungspauschale beanspruchen könnte.

Nach dem Erlass kann die Pauschale auch von mitfahrenden Arbeitnehmern beansprucht werden, die ebenfalls im Fahrzeug übernachten, wenn der Arbeitgeber keine weiteren Erstattungen für Übernachtungskosten leistet beziehungsweise keine weiteren Übernachtungskosten als Werbungskosten geltend gemacht werden. 

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