Neues Formular für Anträge auf Beitragserstattung

Zu Unrecht gezahlte Beiträge zur Sozialversicherung sind solche, die entweder in voller Höhe (in der irrtümlichen Annahme von Versicherungs- bzw. Beitragspflicht) oder nur in teilweiser (falscher) Höhe gezahlt worden sind. Die Gründe für eine unrechtmäßige Beitragszahlung sind vielfältig. Oft genügt es schon, dass dem Arbeitgeber wichtige Angaben zur Person des Arbeitnehmers nicht bekannt sind, wie beispielsweise der Bezug einer Rente oder die Elterneigenschaft. In diesem Fall ist eine mögliche Option der Beitragsrückforderung der schriftliche Erstattungsantrag. 

Das Regelwerk: Die Erstattungsgrundsätze 

Wie sich Arbeitgeber im Falle einer Beitragsüberzahlung verhalten sollten, geben die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung in den "Gemeinsamen Grundsätzen für die Verrechnung und Erstattung zu Unrecht gezahlter Beiträge aus einer Beschäftigung" (Erstattungsgrundsätze) vor. Dort ist geregelt, innerhalb welcher Zeitspannen was unter welchen Voraussetzungen zulässig ist.

Diese Erstattungsgrundsätze wurden nun überarbeitet; die aktuelle Fassung trägt das Datum vom 21. März 2019. Im Anhang zu diesen Grundsätzen findet sich auch das neue Antragsformular.

Beitragserstattung: Antragsformular 

Sofern Arbeitgeber Erstattungsansprüche für einen Arbeitnehmer geltend machen möchten, empfiehlt es sich, hierfür den "Antrag auf Erstattung zu Unrecht gezahlter Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung aus einer Beschäftigung" zu nutzen. Das Formular wurde von den Spitzenorganisationen der Sozialversicherung entwickelt und enthält grundsätzlich alle Angaben, die vom Versicherungsträger für die Prüfung des Erstattungsanspruchs benötigt werden. Unter anderem werden auch Fragen nach der Inanspruchnahme von Sozialleistungen in den einzelnen Versicherungszweigen gestellt. Dadurch erübrigen sich unnötige Rückfragen bei dem Arbeitgeber und/oder Arbeitnehmer. 

Mehr Transparenz durch kalenderjährliche Angaben 

Das neue Antragsformular sieht vor, dass die Angaben zu den Zeiträumen für jedes Kalenderjahr getrennt nach Beitragsgruppen zu erfolgen hat. Damit ist eine Vergleichbarkeit mit den ebenfalls getrennt nach Beitragsgruppen übermittelten Beträgen im Beitragsnachweis-Datensatz gegeben, wodurch die Prüfung des Antrags erleichtert wird. Das Antragsformular sieht jeweils acht Zeilen für die Angabe der gezahlten Beiträge und der zu zahlenden Beiträge vor. Hier sind die Antragsteller aufgefordert, die einzelnen Beträge für folgende Beitragsgruppen zu nennen:

• Krankenversicherung: 1000 (allgemeiner Beitrag), 3000 (ermäßigter Beitrag), 4000 (Beitrag zur landwirtschaftlichen Krankenversicherung), 5000 (Arbeitgeberbeitrag zur landwirtschaftlichen Krankenversicherung), 6000 (Pauschalbeitrag für geringfügig Beschäftigte)
• Krankenversicherung: ZBP (Zusatzbeitrag für versicherungspflichtige Arbeitnehmer), ZBF (Zusatzbeitrag für freiwillig versicherte Arbeitnehmer)
• Rentenversicherung: 0100 (voller Beitrag),  0300 (halber Beitrag), 0500 (Pauschalbeitrag für geringfügig Beschäftigte)
• Arbeitslosenversicherung: 0010 (voller Beitrag), 0020 (halber Beitrag)
• Pflegeversicherung: 0001 (voller Beitrag), 0002 (halber Beitrag)
• Insolvenzgeldumlage: 0050
• Umlage Krankheitsaufwendungen: U1
• Umlage Mutterschaftsaufwendungen: U2

Beitragserstattung: Antrag immer an die Einzugsstelle 

Der Erstattungsantrag ist bei der zuständigen Einzugsstelle (Krankenkasse oder Minijob-Zentrale) zu stellen. Sie entscheidet dann, ob sich gegebenenfalls die Zuständigkeit des Rentenversicherungsträgers für die Rentenversicherungsbeiträge oder die der Agentur für Arbeit für die Arbeitslosenversicherungsbeiträge ergibt und leitet den Antrag entsprechend weiter.

Verrechnung von Beiträgen: Die einfachere Variante

Vor dem Erstattungsantrag sollte der Arbeitgeber prüfen, ob eine Verrechnung mit den laufenden Beitragszahlungen nicht sinnvoller ist. Diese läuft in der Regel geräuschlos über das Entgeltabrechnungsprogramm. Dann ist auch sichergestellt, dass der Arbeitnehmer seine überzahlten Beitragsanteile zurückerhält. Die überzahlten Beiträge für zurückliegende Monate werden in diesem Fall in Beitragsnachweis-Verfahren von den Beiträgen für den laufenden Beitragsmonat abgesetzt. Eine solche Verrechnung muss allerdings innerhalb 

• von sechs Monaten bei zu Unrecht gezahlten Beiträgen in voller Höhe beziehungsweise
• von 24 Monaten bei zu Unrecht gezahlten Beiträgen in teilweiser (falscher) Höhe

erfolgen. Der Arbeitgeber muss im Falle der Verrechnung allerdings auch durch Nachfrage bei dem Arbeitnehmer sicherstellen, dass seit Beginn des Erstattungszeitraums keine Leistungen in den Versicherungszweigen erbracht worden sind, für die Beiträge zurückgerechnet werden. 
 

Achtung: Im Falle einer Leistungsgewährung ist eine Verrechnung nicht zulässig, weil die Erstattung ausgeschlossen sein kann. Dies muss im Einzelfall durch die Einzugsstelle geprüft werden, sodass die Erstattung der Beiträge unter Verwendung des Antragsformulars schriftlich zu beantragen ist.