Die GmbH-Gesellschafterliste: Keine Neunummerierung bei Anteilsübertragungen

Zum Sachverhalt

Der vom OLG Oldenburg entschiedene Fall betraf die Gestaltung einer Gesellschafterliste bei einer GmbH. Diese GmbH hatte zunächst zwei Gesellschafter. Diese übertrugen später jeweils Geschäftsanteile auf drei neu hinzukommende Gesellschafter. Im Zusammenhang mit der Anteilsübertragung nahm der beurkundende Notar eine Neunummerierung der Geschäftsanteile in der Gesellschafterliste vor. Die Hinterlegung der so geänderten Gesellschafterliste wies das zuständige Registergericht zurück. Dagegen erhob der Notar Beschwerde, über die zuletzt das OLG Oldenburg zu entscheiden hatte. 

Der Beschluss des OLG Oldenburg vom 26.07.2021 (Az. 12 W 71/21)

Die Beschwerde blieb erfolglos. Das OLG Oldenburg entschied, dass die vom Notar eingereichte Gesellschafterliste gegen die Gesellschafterlisten-Verordnung (GesLV) verstieß. Die Nummern der Geschäftsanteile dürften nach der GesLV nur in bestimmten Fällen neu nummeriert werden – die Übertragung von Anteilen falle nicht darunter. Daher habe das Registergericht die Hinterlegung dieser Gesellschafterliste zu Recht abgelehnt.

Praxishinweise

Der Beschluss des OLG Oldenburg bietet erneut Anlass, sich mit der im (elektronischen) Handelsregister hinterlegten Gesellschafterliste der GmbH zu befassen, in der die einzelnen Geschäftsanteile und ihre Inhaber aufgeführt sind.

An die Eintragung als Gesellschafter in die Gesellschafterliste sind bedeutsame Rechtsfolgen geknüpft: Nur wer in der Gesellschafterliste steht, gilt gegenüber der Gesellschaft als Gesellschafter – und zwar selbst dann, wenn ihm der Geschäftsanteil materiell-rechtlich gar nicht (mehr) gehört (§ 16 Abs. 1 GmbHG; → Schutz gegen unrichtige Handelsregistereintragung nach Geschäftsführer-Abberufung). Nur diese Personen können deswegen Gesellschafterrechte (Stimm-, Rede- und Teilnahmerechte) ausüben; nicht in die Gesellschafterliste aufgenommene Personen können das nicht. Zugleich können Dritte (nur) von den in die Gesellschafterliste eingetragenen Personen gutgläubig das Eigentum an den Geschäftsanteilen erwerben (§ 16 Abs. 3 GmbHG).

Wegen der großen Bedeutung der Gesellschafterliste haben neue Gesellschafter (z.B. Erwerber von Geschäftsanteilen) ein Interesse daran, so schnell wie möglich in die Gesellschafterliste aufgenommen zu werden. Umgekehrt soll die Gesellschafterliste häufig so schnell wie möglich korrigiert und ein Gesellschafter gestrichen werden, wenn dieser aus der Gesellschaft ausgeschieden ist (z.B. im Wege einer Einziehung oder Zwangsabtretung seiner Geschäftsanteile); solche Konstellationen sind auch immer wieder Gegenstand einstweiliger Rechtsschutzverfahren (siehe z.B. Eilrechtsschutz gegen Einreichung einer geänderten Gesellschafterliste bei StartUps). Für die Einreichung der neuen Gesellschafterliste ist die Geschäftsführung oder – aber nur, wenn an den die Maßnahmen, die die Änderung der Gesellschafterliste erfordern, ein Notar mitgewirkt hat – der beurkundende Notar zuständig. 

Damit die begehrte Hinterlegung der geänderten Gesellschafterliste im Handelsregister so schnell wie möglich erfolgt, ist auf die Einhaltung bestimmter Formalia zu achten. Wie die Gesellschafterliste auszusehen hat, ist in § 40 Abs. 1 GmbHG und in der vom OLG Oldenburg angesprochenen, seit 2018 geltenden GesLV geregelt. Neben detaillierten Angaben zu den Geschäftsanteilen (Nennbeträge, prozentuale Angaben zum Verhältnis zum Stammkapital) sind Informationen zu den Gesellschaftern bereitzustellen (u.a. Name, Geburtsdatum und Wohnort bzw. Firma, Sitz, Register und Registernummer sowie die Gesamtbeteiligung jedes Gesellschafters). Seit Inkrafttreten der GesLV sind zudem die Änderungen im Vergleich zur vorangegangenen Gesellschafterliste in einer Veränderungsspalte kenntlich zu machen. Zuletzt sind die Geschäftsanteile fortlaufend und eindeutig zu nummerieren.

Eine Vergabe neuer Nummern ist nur in Ausnahmefällen (Ausgabe neuer Anteile, Teilung, Zusammenlegung oder Unübersichtlichkeit der bisherigen Nummerierung) möglich, was auch das OLG Oldenburg in seinem Beschluss deutlich aussprach. So soll stets nachvollziehbar sein, welche Änderungen es hinsichtlich der einzelnen Geschäftsanteile bzw. ihrer Inhaber gab. Dieses Ziel würde eine jederzeit mögliche Neunummerierung erheblich erschweren. 

Die Erfüllung der formellen Voraussetzungen – außer bei offensichtlichen Fehlern hingegen nicht die materiell-rechtliche Wirksamkeit der in der Gesellschafterlisten ausgewiesenen Änderungen – wird vom Registergericht streng überprüft. Werden formelle Vorgaben missachtet, kann (und wird) die Hinterlegung der Gesellschafterliste zurückgewiesen werden. Das kann wertvolle Zeit kosten, wenn – wie im Fall des OLG Oldenburg –Beschwerdeverfahren geführt, Beanstandungen beseitigt oder eine neue Gesellschafterliste eingereicht werden müssen. Um dies zu vermeiden, lohnt sich eine sorgfältige Gestaltung der Gesellschafterliste. Dies gilt auch und gerade dann, wenn die Geschäftsführung (und nicht der sachkundige Notar) für die Erstellung der neuen Gesellschafterliste zuständig ist, also bei Maßnahmen wie Teilung, Zusammenlegung oder Einziehung von Geschäftsanteilen oder die Berichtigung der Gesellschafterliste nach einem Erbfall.

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