Umlagen bei variablen Entgeltbestandteilen korrekt berechnen

Werden Umlagen nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) für Arbeitgeberaufwendungen bei Krankheit und Mutterschaft berechnet, ist das laufende Arbeitsentgelt maßgebend. Einmalig gezahltes Arbeitsentgelt wird nicht berücksichtigt.

Probleme können jedoch entstehen, wenn variable Entgeltbestandteile aus abrechnungstechnischen Gründen nicht in dem Monat abgerechnet werden, in denen der Anspruch darauf entstanden ist. Das ist in der Praxis z. B. bei Mehrarbeits- bzw. Überstundenvergütungen oder Provisionen häufig der Fall.

Variable Entgeltbestandteile werden längerfristig angesammelt

Diese variablen Entgeltbestandteile können für die Berechnung der Gesamtsozialversicherungsbeiträge und Umlagen zeitversetzt dem nächsten oder übernächsten Entgeltabrechnungszeitraum zugeordnet werden. Häufig werden solche variablen Entgeltbestandteile allerdings auch längerfristig angespart. Das wird durch die Sozialversicherungsträger nicht beanstandet, wenn die angesammelten Arbeitsentgelte noch im selben Kalenderjahr oder spätestens bis März des Folgejahres tatsächlich ausgezahlt werden.

Abrechnung als Einmalzahlung

Werden Entgeltbestandteile längerfristig angespart, kann die Nachzahlung aus Vereinfachungsgründen analog einmalig gezahltem Arbeitsentgelt abgerechnet werden. Allerdings ist dann die anteilige Beitragsbemessungsgrenze des Nachzahlungszeitraums zugrunde zu legen. So wird eine abrechnungstechnisch aufwändige Rückrechnung vermieden.

Angesammeltes Entgelt bleibt umlagepflichtig

Doch hier heißt es, aufzupassen. Denn die Spitzenverbände der Sozialversicherung haben mit dem Besprechungsergebnis zu Fragen des gemeinsamen Beitragseinzugs am 14./15.11.2012 (TOP 10) entschieden, dass bei der Nachzahlung dieser variablen Entgeltbestandteile deren Charakter als laufendes Arbeitsentgelt erhalten bleibt. Das gilt ungeachtet der Vereinfachungsregel bei der Beitragsberechnung.

Das bedeutet: Derartige Nachzahlungen sind bei der Berechnung der Umlagen U1 und U2 zu berücksichtigen, und zwar grundsätzlich in dem Umfang, in dem auch die Beiträge zur Rentenversicherung bemessen werden.

Gesonderte Bemessungsgrundlage für die Umlage

Der beitragspflichtige Anteil der Nachzahlung kann jedoch gemindert oder auf 0 reduziert sein, weil eine weitere Einmalzahlung (z. B. Weihnachtsgeld) bei der Bemessung der Beiträge zur Rentenversicherung zu berücksichtigen ist. Dann berechnen sich die Umlagen aus der Nachzahlung der variablen Entgeltbestandteile aus einer von der Rentenversicherung abweichenden Bemessungsgrundlage.

Praxisbeispiel

Ein Arbeitnehmer erzielt laufend ein Arbeitsentgelt in Höhe von monatlich 5.500 EUR. Im November 2012 wird Weihnachtsgeld als Einmalzahlung in Höhe von 2.000 EUR gewährt. Aufgrund der Berechnungsregelungen für Einmalzahlungen (Differenz zwischen anteiliger Beitragsbemessungsgrenze (BBG) und beitragspflichtigem Arbeitsentgelt) sind davon 1.100 EUR beitragspflichtig zur Renten- und Arbeitslosenversicherung. Im Dezember 2012 werden die Überstunden des kompletten Jahres 2012 in Höhe von 1.500 EUR ausgezahlt. Dieser Entgeltbestandteil wird wie einmalig gezahltes Arbeitsentgelt behandelt.

Die Umlagenberechnung erfolgt ohne das Weihnachtsgeld, weil es als Einmalzahlung nicht umlagepflichtig ist. Es verbleibt daher im Dezember 2012 für die Umlagen eine Differenz zwischen anteiliger BBG und beitragspflichtigem Arbeitsentgelt in Höhe von 1.200 EUR, während für die Renten- und Arbeitslosenversicherung lediglich eine Differenz in Höhe von 100 EUR besteht.

Lösung: Ausgangswert für die Berechnung der Umlagen aus der Überstundenauszahlung sind 1.200 EUR.