Fortschrittliche Lösungen für Mandanten als Ausgangspunkt
Für Alexander Krieger (KRIEGER StB WP RAe und Beirat von Digital Office 24) besteht die Grundphilosophie der Kanzlei KRIEGER darin, die Bedürfnisse der Mandanten immer fortschrittlich mit digitalen Lösungen, qualitativ hochwertig zu bedienen. So soll zunächst immer versucht werden, die Mandanten genau zu verstehen und ihre Bedürfnisse zu ergründen, um dann erst die passende Lösung fachlich wie auch im Hinblick auf den technischen Arbeitsablauf in der Zusammenarbeit zu definieren. Schon vor mehr als 10 Jahren standen deshalb auch Softwarelösungen im Blickpunkt. Mit dem unabhängig operierenden Digital Office 24 ist es nun gelungen, eine in der Praxis für jede Steuerkanzlei funktionierende und umfassende Lösung für die digitale Zusammenarbeit mit Mandanten zu finden.
Wir haben in der Kanzlei viel ausprobiert und dabei immer wieder ein Kernproblem festgestellt: Alle digitalen Lösungen rund um die Steuerberatung – auch DATEV Unternehmen Online – decken immer nur einen Ausschnitt dessen ab, was Mandanten als Leistung benötigen.
Das heißt für Alexander Krieger in der Praxis: Keine Softwarelösung verschafft den ständigen und vollständigen Überblick über die steuerliche und vermögensseitige Gesamtsituation. Die Mandanten sehen nur Ausschnitte, nämlich das Rechnungswesen, die Einkommensteuererklärung oder die Erbschaftsteuererklärung.
Digitaler Lösungsanbieter mit praktischer Erfahrung aus einer Steuerkanzlei
Den vorhandenen verschiedenen Insellösungen, die jeweils für sich genommen nicht schlecht sind, fehlte aus der Sicht von Alexander Krieger der spezifische Blick auf die jeweils individuellen und umfassenden Aufgabenstellungen, den nur die Kanzlei in der Zusammenarbeit mit Mandantenunternehmen jeweils sachgerecht festlegen kann. Digital Office 24 erlaube die passgerechte Feinabstimmung.
An dieser Stelle haben wir angesetzt und weiter gedacht als alle anderen Lösungen, die wir uns angesehen haben. Nach einigen Experimenten haben wir uns für den Aufbau von Digital Office 24 entschieden.
Die Kanzlei KRIEGER hat im Jahr 2018 die Digital Office 24 als digitalen Lösungsanbieter für die gesamte Branche auf die Schienen gesetzt. Denn es galt und gilt, für die Bedürfnisse einer ganzen Branche und deren Mandanten eine passende zukunftsweisende Lösung zu finden.
Aus der Start-Up-Branche kam Christian Schulze als CTO an Bord. Er ist ein Informatikexperte mit dem Fokus auf Softwareentwicklung, Computersicherheit und Künstliche Intelligenz. Kemal Gandhi-Güler bringt als CEO seine umfassende Expertise für Vertrieb und Innovationsmanagement ein. Dazu gibt es ein internationales Entwicklerteam.
Neben der Kanzlei KRIEGER engagieren sich bereits 3 weitere Steuerkanzleien als strategische Partner, die die spezifischen Bedürfnisse von Steuerkanzleien in die Weiterentwicklung von Digital Office 24 einbringen. Dieses Netz von strategischen Partnern baut Digital Office 24 weiter aus.
Mandanten und Steuerkanzleien wollen den Gesamtblick
Was kann Digital Office 24? Die Kanzlei Krieger konnte viele Ideen und ihre Praxiserfahrung in der digitalen Zusammenarbeit mit Mandantenunternehmen einbringen.
Seit Ende 2020 nutzen erste Mandanten DO24. So kommen sie auch in den Vorteil besserer Beratung durch uns, die DO24 beispielsweise mit dem BuHa-Review und der Zusammenführung privater und betrieblicher Vorgänge an einem Ort ermöglicht.
Nutzer können zudem mit Digital Office 24 ihre gesamten steuerlich, rechtlich, finanziell und betriebswirtschaftlich relevanten Informationen nicht nur verwalten, sondern auch managen. Sie können beispielsweise aus dem System heraus auch die Bezahlung von Rechnungen automatisieren.
Das Besondere: Der Nutzer entscheidet, wer im eigenen Unternehmen oder als externer Dienstleister (Steuerberater, Vermögensberater, Rechtsanwalt, Banken) Zugriff auf welche Information im eigenen DO24-Portal bekommt. So kann er/sie effizient steuern, wer wo unterstützt, ohne dass die Informations- und Dokumentenweitergabe unnötig kompliziert und fehleranfällig ist.
Dabei werden laut Alexander Krieger höchste Sicherheitsstandards eingehalten, die mit denen von DATEV mithalten können. Beispielsweise habe jeder Steuerberater seine eigene Instanz in einem deutschen Rechenzentrum. Das System halte die Daten von Kunden strikt getrennt. Dazu arbeite DO24 mit regelmäßigen Penetrationstests, bei denen unabhängige Dritte versuchen, die Konten zu hacken – so könne sichergestellt werden, dass die Daten zu jeder Zeit geschützt sind. Regelmäßige Backups, redundante Datenhaltung und ein ausfallsicheres Cloud Deployment ergänzen das Sicherheitspaket.
Einfach gut beraten können - Dashboard für Steuerkanzleien
Unsere Mandanten jedenfalls sind begeistert von der Lösung – auch, weil sie die Zusammenarbeit mit uns und die Beratung durch uns wesentlich erleichtert!
Die Erfahrung mit der Begleitung von Mandantenunternehmen in der digitalen Transformation zeige, dass jeder hier unterschiedliche Bedürfnisse hat. Bargeldintensive Unternehmen – insbesondere aus der Gastronomie – brauchen laut Krieger die Einbindung von exzellenten Kassensystemen und Handwerksunternehmen passgenaue Rechnungsschreibung sowie eine gute Workflow Engine, die Eingangsrechnungen überprüft. In der Immobilienbranche müsse der Mandant die Vorsteueroption genau im Blick behalten können. Reiseunternehmen bräuchteen mobiltaugliche Reisekostenabrechnungen. Gesundheitsunternehmen und Online-Händler hätten sehr spezifische Anforderungen.
Für jede Art von Dienstleistung und Unternehmung gelten spezielle Anforderungen, worauf zu achten ist und welche digitalen Tools genutzt werden. Die Erfahrung aus unserer langjährigen Beratung in der Unterstützung unserer Mandanten mit dem Ziel, die eigenen administrativen Prozesse mit unterschiedlichen Tools zu digitalisieren, fließt direkt in die Entwicklung von Digital Office 24 ein.
Damit sieht Alexander Krieger in Digital Office 24 eine Lösung, die alle wichtigen digitalen Prozesse und Tools zusammenführe – für Steuerkanzleien wie auch Mandanten. DATEV sei gesetzt – eine Kanzlei ohne DATEV könne er sich nicht vorstellen. Digital Office 24 setze da an, wo DATEV aufhört: Bei der passgenauen, individuellen und alle privaten wie beruflichen Bereiche gleichzeitig umfassenden ganzheitlichen Steuerberatung.
3 Fragen an Alexander Krieger1. Haufe: Welche wichtigen Hinweise haben Sie für andere Kanzleien für die eigene digitale Transformation? Krieger: Wir haben erkannt, dass an der digitalen Transformation kein Weg vorbeiführt und dass sie uns vor völlig neuartige Herausforderungen stellt. Eine davon ist, dass Steuerkanzleien selber immer mehr eigene IT-Kompetenz in die Steuerberatung einbringen müssen. Softwareentwickler, die nicht unser Tagesgeschäft aus der internen Perspektive und dem eigenen Erleben unserer Mitarbeiter kennen, können gar keine Programme entwickeln, die zu 100 % den Arbeitsbedürfnissen der Branche entsprechen. IT-Kompetenz und Softwareentwicklung gehören in der einen oder anderen Form deshalb jetzt direkt in die Kanzlei oder in deren unmittelbare Nähe. Und Digital Office 24 bietet deshalb strategischen Partnerkanzleien gern an, ihre Innensicht in die Entwicklung der Lösung einzubringen – davon profitieren beide Seiten und bald die ganze Branche. 2. Wie überzeugen Sie Ihre Mandanten davon, digital mit Ihnen zu arbeiten? Krieger: Das ist manchmal schwierig bei denen, die es nicht von sich aus einfordern. Hier ist unser Ansatzpunkt die einleuchtende Frage: Wo können Mandanten mithelfen, die Zusammenarbeit mit uns für beide Seiten kostengünstiger und effizienter zu gestalten? Das interessiert viele. Es liegt auch im Sinne der Kanzlei, da wir dadurch im Endeffekt Arbeitskapazitäten in der Erfassung einsparen, die unser Team dann in die gezieltere und individuellere Beratung der Mandanten investiert. 3. Wie nimmt Ihr Kanzleiteam die digitale Entwicklung auf? Krieger: Unsere jungen Mitarbeiter wünschen sich, hier gefordert und gefördert zu werden. Aber auch uns gelingt es nicht immer auf Anhieb, diejenigen mitzunehmen, die sich innerlich gegen Neuerungen sperren. Wir setzen stark auf die Motivation in unserem Team und geben Freiraum, die eigenen Kompetenzen einzusetzen und zu entwickeln. Dadurch entsteht ein gruppendynamischer Prozess, der Zweifler mitzieht. Wir haben es geschafft, im Großraum Frankfurt am Main ein beliebter Arbeitgeber für diejenigen zu sein, die Steuerberatung wie wir zunehmend als digitales Business verstehen und dies als Aufwertung ihres Arbeitsplatzes zu schätzen wissen |
Das Interview führte Ulf Hausmann, Kanzleiberater
Profil: Digital Office 24 ist ein digitaler Lösungsanbieter für Steuerkanzleien, Unternehmen, Selbstständige und wohlhabende Privatpersonen. Im Kern des Angebots steht die digitale Plattform, die Mandanten die Ablage und Verwaltung sowie das Management von allen finanziell, rechtlich, steuerlich und betriebswirtschaftlich relevanten Informationen ermöglicht. Dies bezieht sich auf den privaten sowie auf den geschäftlichen Bereich. Digital Office 24 besteht derzeit im Kern aus einem 10-köpfigen Entwicklerteam mit Kompetenzen aus Start-ups, Softwareentwicklung, Innovationsmanagement für digitale Lösungen, Marketing sowie Steuerberatung. Die Kanzlei KRIEGER WP StB RAe ist der Initiator und strategischer Partner, Alexander Krieger WP StB bringt als Beiratsmitglied die notwendige fachliche Erfahrung ein. 3 weitere Steuerkanzleien sind ebenfalls bereits strategische Partner des mandantenfähigen Systems:
- Kanzlei Meierhöfer & Unrath GmbH & Co KG in Fürth/Lörzenbach
- FinTax Steuerberatungsgesellschaft mbH in München
- Meschede & Wehmeier PartGmbB in Bielefeld
Hinweis der Redaktion: Zukunftsthemen in Steuerkanzleien
Sie möchten die Erfahrungen mit dem digitalen Wandel in Ihrer Steuerkanzlei ebenfalls an dieser Stelle teilen? Dann nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf unter steuern@haufe.de
Diesen und weitere Erfahrungsberichte finden Sie auch im neuen Haufe Steuer Office Excellence. Hier werden zum ersten Mal zentrale Zukunftsthemen systematisch in einer Datenbank aufbereitet und mit den steuerlichen Kernthemen der Kanzleien verknüpft. Es geht darum, gemeinsam die Chancen der Digitalisierung zu ergreifen und dabei neue Beratungspotenziale zu nutzen. Da dies großen Einfluss auf das gesamte Kanzleigefüge hat, hilft das Produkt auch dabei, die Kanzlei neu aufzustellen.
