Aufgabenverteilung in der digitalen Kanzlei

Qualifizierte Steuerfachkräfte sind rar, die Gehaltsforderungen steigen. Eine digital aufgestellte Kanzlei ist hier im Vorteil. Denn sie ist durch Homeoffice-Angebote attraktiver für Teilzeitkräfte, die flexibler zwischen Büro und Heimarbeit wechseln können und damit auch für weiter entfernt wohnende Mitarbeiter.

Stellenanzeigen überdenken

Stellen Sie sich vor, eine Ihrer Steuerfachangestellten verlässt die Kanzlei. Sie macht – in vielen Kanzleien mit 10 Mitarbeitern nach wie vor gelebter Alltag – Buchführung, Lohn und Jahresabschlüsse. Wen suchen Sie? Wie sieht Ihre Stellenanzeige aus?  Aus einer Art Reflex heraus, glauben wir den Posten eines Steuerfachangestellten mit einer identischen Qualifikation zu besetzen. Statt zu überlegen, ob es an dieser Stelle sinnvoll ist, hochqualifizierte Fachkräfte, die Mangelware sind, zu suchen oder erst einmal die Arbeit anders zu organisieren. Bei der Mitarbeitersuche in Zeiten von Fachkräftemangel kann das zum entscheidenden Erfolgsfaktor werden.

Sorgen Sie dafür, dass sich die Steuerfachangestellten und Steuerfachwirte ausschließlich auf die qualifizierten Aufgaben konzentrieren. Und stellen Sie Mitarbeiter ein, die diese an anderer Stelle entlasten können.

Alternative: Outsourcing

Alternativ können Sie auch über Outsourcing nachdenken. Buchführung und Lohn müssen nicht zwangsläufig in Ihrer Kanzlei von Ihren Mitarbeitern erledigt werden. Dafür gibt es qualifizierte Anbieter, die Ihnen zuarbeiten können. Hierbei sind häufig die üblichen Einwände zu hören: "Das geht doch nicht, weil

• die Qualität ist schlecht und dann bleibt die "Aufräumarbeit" an uns hängen,
• der Mandant will unbedingt mit uns zu tun haben,
• nur als Komplettanbieter nehmen mich die Mandanten als kompetent wahr,
• nur so halte ich die Mandatsbindung."

Wer sagt, dass das so sein muss? Sie haben es in der Hand, welchen Anbieter Sie sich aussuchen. Und bevor Sie sich entscheiden, lassen Sie sich eine Arbeitsprobe geben und machen eine Qualitätskontrolle. Es gibt Buchhaltungs- und Lohnbüros, die saubere Arbeit abliefern. Und durch die digitalen Schnittstellen ist die Zusammenarbeit völlig unkompliziert. Und wenn Sie nicht wollen, bekommt der Mandant nicht mal mit, dass sie das ausgelagert haben. Wobei wir hier immer eine offene Kommunikation dem Mandanten gegenüber bevorzugen.

Wenn Sie die Erledigungsqualität sichergestellt haben und der Mandant keine Reibungsverluste erlebt oder Zusatzaufwand hat, ist es ihm egal, ob Frau Müller aus Ihrer Kanzlei oder Frau Schmidt vom Büro Tiefel anruft, weil ein Beleg fehlt. Entscheidend ist, dass der Mandant spürt, dass sie Hand in Hand arbeiten. 

Und wenn der monatliche Belegaustausch – und mehr ist es in den meisten Fällen nicht - Ihr Hauptkontaktpunkt für den Mandanten und damit Mandatsbindungsinstrument ist, ist spätestens jetzt die Zeit reif, um das zu ändern. Monatliche oder vierteljährliche Telefonate der Mitarbeiter mit den Mandanten zu unternehmerischen Alltagstipps oder den aktuellen Zahlen sind qualitativ wesentlich wertvoller und beanspruchen nur einen Bruchteil der Zeit, um die BWA zu analysieren und mit dem Mandanten die Eckpunkte zu besprechen. 

"Out of the Box" denken

Im Empfangsbereich ist eine Hotelfachangestellte, die aufgrund eigener Familienpolitik lieber in einem geregelten Arbeitszeitenumfeld arbeitet statt im Hotel Schichtdienst zu haben, manchmal sogar die bessere Wahl. Denken Sie also bei der Aufgabenverteilung "Out of the Box". Für manche temporäre Aufgaben, z. B. im Controlling-Bereich, können auch Studenten gute Dienste leisten.

Bürofachangestellte oder Kommunikationsprofis können Ihnen und Ihren Mitarbeitern auch noch an anderen Stellen den Rücken freihalten. Aus dem Buch von Rudi Jansen "The Highly Profitable Accountant" stammt folgendes Kanzleikonzept, das wir hier frei übersetzt wiedergeben:

Dabei geht es um die Funktionen, die erfüllt werden müssen. Je nach Kanzleigröße können verschiedene Funktionen natürlich auch von einer Person übernommen werden:

1. Wachhund

Die Aufgabe des Wachhunds ist es, dafür zu sorgen, dass alle Unterlagen zur Verfügung stehen, wenn der Sachbearbeiter mit seiner Arbeit beginnt. Das bedeutet, es gibt keinerlei Verzögerungen oder Wiederholungsstarts.

Entscheidend für den Wachhund sind Checklisten (welcher Mandant liefert welche Unterlagen bis wann) und freundliche Beharrlichkeit. Diese Person kümmert sich auch um Abgabetermine und Fristenkontrolle. Sie hält fest, wann die Sachbearbeiter die Arbeit aufnehmen und wann sie sie beenden und überwacht die Durchlaufzeiten.

2. Beziehungsmanager

Der Beziehungsmanager ist der positive Kontaktpunkt für die Mandanten. Seine Aufgabe ist es, die Mandanten in begeisterte Fans zu verwandeln. Eine fröhliche Ausstrahlung und positive Kommunikationsfähigkeiten zeichnen diese Personen aus. Sie sorgen dafür, dass die Mandanten sich wohl fühlen.

Die Position von Wachhund und Beziehungsmanager zu besetzen, bedeutet nicht, dass die Arbeitsteams keinen Kontakt mehr zu den Mandanten haben. Sie führen die inhaltlich qualitativen Gespräche und erfüllen die unternehmerischen Wünsche der Mandanten. Es geht darum, sie von diesen Aufgaben zu entlasten.

3. Arbeitsteams

Hier sind die Steuerfachleute zu Hause. Sie widmen ihre gesamte Aufmerksamkeit den buchhalterischen und steuerlichen Themen, die den Mandanten helfen, Steuern zu sparen und unternehmerisch vorwärts zu kommen. Für diese Positionen brauchen Sie qualifizierte Kräfte – durch die obige Arbeitsteilung künftig aber möglicherweise weniger als heute.

4. Verwaltung

In vielen Kanzleien erledigen Steuerberater und Inhaber nach wie vor eine Vielzahl von zeitraubenden, delegierbaren Verwaltungsaufgaben (Das ist, als würde jemand Jogi Löw bitten, die weißen Spielfeldmarkierungen am Rasen anzubringen). Sie und Ihr Team profitieren davon, wenn Sie Aufgaben delegieren, die auch weniger qualifizierte Mitarbeiter – mithilfe von Training und Checklisten – erledigen können. Schauen Sie sich Ihre Zeiterfassung an und identifizieren Sie all diese Tätigkeiten. 

Es wird geschätzt (dies ist eine Schätzung von Rudi Jansen für den amerikanischen Markt), dass durchschnittlich 2 Stunden pro Tag pro qualifizierte Fachkraft Verwaltungstätigkeiten sind, die delegierbar sind. Und in digital arbeitenden Kanzleien fallen viele Verwaltungstätigkeiten wie Ablage und Suche von Unterlagen sogar weg. Nutzen Sie dieses Potenzial!

5. Kanzleiinhaber

Sie spielen in dieser Aufstellung natürlich auch eine Rolle. Und zwar (abgesehen davon, dass Sie die Richtung vorgeben und die Kanzlei führen) genau die, die Sie sich wünschen. Neue Mandanten gewinnen, neue Leistungspakete entwickeln, Vorträge halten, A-Mandanten betreuen, Nachfolge- oder andere Fachberatungen, Urlaub und Familie genießen – es ist Ihre Entscheidung.

Dabei sollten Sie immer das Motto im Hinterkopf behalten: "Meine Aufgabe ist es, mich überflüssig zu machen" oder "Nicht IM, sondern AM Unternehmen arbeiten".

Hinweise: Dieser Beitrag stammt aus einer  kostenfreien Sonderausgabe des E-Magazins Steuer 1, das sich mit der Frage beschäftigt, wie sich Steuerkanzleien erfolgreich auf die digitale Zukunft vorbereiten.