Teil 5 - Das persönliche Erfolgstagebuch

Wer schreibt, der bleibt, ist hier ganz klar die Devise. "Ich habe meine strategischen Ziele im Kopf" reicht wegen der Komplexität der Herausforderungen sowie der Notwendigkeit, möglichst viele Personen der Kanzlei in die Umsetzung zu integrieren, nicht aus.

Bei der Frage, welches Tool oder Kanzleimanagementsystem einzusetzen ist, ist die größte Schwierigkeit in der Praxis einerseits die einfache Handhabbarkeit sowie andererseits die Anforderung, viele Aktivitäten, Projekte und Ziele über einen Langzeitverlauf im Überblick zu behalten und unter einen Hut zu bekommen.

Folgende Fragen sollten Sie sich stellen, wenn Sie überlegen, mit welchem Tool oder ManagementsystemSie Ihre Kanzlei strategisch (gegebenenfalls auch operativ) steuern wollen:

• Welche Anforderungen an unser Kanzleimanagement-Tool ergeben sich aus dem Strategieprozess generell?
• Wie können wir die interne Kommunikation aller beteiligten Personen im Gesamtprozess bzw. in einzelnen Projekten mit einem Tool gewährleisten?
• Welche Personen in unserer Kanzlei sollten auf welche Inhalte im System Lesezugriff haben? Wer darf Inhalte ändern oder ergänzen?
• Über welchen Zeitraum brauchen wir Überblick über den Umsetzungsverlauf?
• Können wir mit unserem Tool oder Kanzleimanagementsystem möglichst einfach Meetings und Besprechungen vorbereiten, protokollieren und nachbereiten?
• Brauchen wir digitalen und mobilen Zugriff auf die Informationen?
• Ist eine einfache Papier-Lösung für uns die beste?Können wir Standardsoftware – MS Office oder die Kanzleisoftware – für unsere strategische Steuerung praktikabel einsetzen?

Musterprozess Entwicklung und Pflege des Kanzleimanagementsystems

Persönliches Erfolgstagebuch: Mit Transparenz und Fokussierung zum Erfolg

In der Praxis des Selbstmanagements hat sich seit etlichen Jahren – auch in Kanzleien – als Methodik die des persönlichen Erfolgstagebuchs durchgesetzt (Musterexemplar beim Autor auf Anfrage erhältlich). Gerade für Steuerkanzleien, die sowohl inhabergeführte als auch freiberufliche Organisationen sind, bietet sich die Grundlogik des persönlichen Erfolgstagebuchs als methodische Basis für das Kanzleimanagementsystem an, insbesondere da durch die Zuordnung zu einer Person – üblicherweise auf Partnerebene – die Frage der Verantwortung zur Umsetzung eindeutig geklärt ist. Es gibt Erfolgscoaches und Trainer, die auf eine handschriftliche Nutzung eines Erfolgstagebuchs schwören, sodass man tatsächlich physisch jeden Tag bei sich hat. Es gibt auch empirische Untersuchungen, die diese These unterstützen. Es bleibt natürlich Ihre Entscheidung, wie Sie Ihr persönliches Erfolgstagebuch oder auch Ihr Kanzleimanagementsystem medial umsetzen – ob als ein schriftliches Notizbuch, ob als Word-Datei oder unterstützt von verschiedenen Softwarelösungen.

Ganz gleich, mit welchen Medien Sie Ihr persönliches Erfolgstagebuch als Kanzleimanagementsystem einsetzen, sollten Sie sich mehr oder weniger an folgender inhaltlicher Struktur orientieren.

Persönliches Commitment für das Jahr

Üblicherweise wird ein persönliches Erfolgstagebuch (PET) für ein Jahr geführt. Sie sollten mit einer eigenen persönlichen Widmung starten, die Sie auch unterschreiben, dass sie sich persönlich für die Umsetzung der Maßnahmen und die Erreichung der in Ihrem PET festgehaltenen Ziele einsetzen und alles Ihnen Mögliche tun, diese für das aktuelle Jahr zu erreichen.

Vision und Mission

Vergegenwärtigen Sie sich am Anfang des PET die langfristige Vision – des wünschenswerten und emotional positiv aufgeladenen Zukunftszustands Ihrer Kanzlei, den sie unbedingt erreichen wollen. Diese sollte üblicherweise über etliche Jahre konstant bleiben. Nutzen Sie das jährliche Aufschreiben in Ihrem PET gleichzeitig als Überprüfung dafür, dass Ihre Vision für Sie noch stimmig und aktuell ist. Das Gleiche gilt für die Mission – sie ist Ihr Selbstverständnis der Kanzlei als Grundbasis Ihrer täglichen Arbeit und der Existenzgrund Ihrer Kanzlei, den Sie auf lange Zeit und für die ferne Zukunft auch bei geänderten Visionen beibehalten wollen. Mit dem Festhalten von Vision und Mission am Beginn Ihres PET ermöglichen Sie es sich auch, weitere Zielstellungen und Projekte daraufhin abzustimmen.

Ziele 3 bis 5 Jahre

Halten Sie im nächsten Abschnitt Ihre mittel- bis langfristigen Ziele fest, gemessen an Ihren wichtigsten Kernerfolgskennzahlen, die Sie sich auch selbst wählen bzw. gestalten können. Üblicherweise geht es hier in Kanzleien um die Definition von Machtpositionen, die mit bestimmten strategischen Geschäftsfeldern erreicht werden sollen, Gewinn (je Partner), Umsatz (je Geschäftsfeld), Größe des Teams, Anzahl der Standorte. Entscheidend ist, dass Sie diese Ziele möglichst einfach messen können, ohne viel administrativen Aufwand und ohne Interpretationsspielraum.

Weitere Konkretisierungen für die Zukunft in 3 bis 5 Jahren sollten Sie vornehmen für die Bereiche:

• Zielgruppen und strategische Geschäftsfelder
• Kerndienstleistungen
• Zusammensetzung des Teams und Organisationsstruktur
• Fähigkeiten und Kompetenzen des Teams

Ableiten von Jahreszielen

Jedes Jahr sollten Sie, nach der Überprüfung bzw. der Vergegenwärtigung der langfristigen Perspektive Ihrer Kanzleientwicklung aus Vision und strategischen Eckpunkten, Ziele in einzelne Bereiche herunterbrechen. In Ihr eigenen PET gehört dann die Spezifizierung der Ziele, für deren Umsetzung Sie verantwortlich sind. Selbstredend brauchen Sie für die Umsetzung strategischer Initiativen unter Umständen mehrere Personen, die sinnvoll aufgeteilt für die Umsetzung von Teilzielen der strategischen Initiative verantwortlich sind.

Jahresziele können Sie in eine für Sie passende Struktur setzen, üblicherweise eignen sich folgende Bereiche dafür:

1. Markt und Mandanten
2. Innovation und Veränderung
3. Qualität und Effizienz
4. Team und Kultur
5. Wirtschaftlichkeit

Miniprojektpläne der strategischen Initiativen/Kanzleientwicklungsinitiativen

Hiermit schlagen Sie die Brücke zu Ihrer Planungsarbeit der Strategieschleife. Leiten Sie aus Ihrem strategischen Plan oder aus den strategischen Projekten Ihre persönlichen Miniprojektpläne für das Jahr ab, für deren (Teil-)Umsetzung Sie verantwortlich sind. Orientieren Sie sich dabei an der Standardmethodik für Projektmanagement (Muster Projektplan beim Autor auf Anfrage erhältlich).

Mindestens sollten Ihre strategischen Initiativen (maximal 15 pro Jahr) im PET folgende Elemente beinhalten:

• Aktionsplan aus 1 bis 6 Maßnahmen
• Startdatum, Zieldatum, Datum erreicht je Maßnahme
• gegebenenfalls beteiligte / zu beteiligende Person
• Zweck, Ziele und Ergebnisse, die erreicht werden sollen
• optional an dieser Stelle oder an anderer Stelle: Dokumentation des Status und Fortschritts, monatlich

Tägliche und monatliche Erfolgsdokumentation

Je nach Inhaltsspektrum und Anzahl Ihrer Ziele und Projekte sollten Sie die fortlaufende Erfolgsdokumentation in Ihrem PET gestalten. Es spricht nichts gegen handschriftliche Notizen des Fortschritts auf Papier oder das tägliche Eintippen in eine Software, in MS Word oder MS Excel. Entscheidend ist, dass sie unabhängig davon, wo Sie sind, schnell Zugriff auf den Stand der Umsetzung Ihrer Projekte und der Erreichung Ihrer Ziele haben.

Dokumentieren Sie außerdem Erfolge und Höhepunkte – beispielsweise bei Mandantenkontakten oder der Gewinnung von neuen Mandantinnen und Mandanten. Nutzen Sie Ihr PET auch, um Ihre persönlichen Kompetenzen und Qualifikationen weiterzuentwickeln – planen und dokumentieren Sie Fortbildungen, die Sie besuchen wollen; Coaches, die Sie in Anspruch nehmen wollen; Bücher, die Sie lesen wollen.