Ängste und Widerstände in der Steuerkanzlei abbauen

Das Schlimmste was Sie jetzt machen können, ist die Befürchtungen und Ängste klein zu reden oder abzutun nach dem Motto "Jetzt stellen Sie sich nicht so an. Bei Ihrem Gehaltsniveau erwarte ich mir mehr Engagement". Oder mit Euphorie zu überspielen à la "Das wird so großartig, ist so aufregend. Da verblassen doch alle Einwände dagegen."

Bereiten Sie sich vor

Nehmen Sie die Aussagen Ihrer Mitarbeiter ernst. Die größten Umsetzungschancen haben Sie, wenn Sie von vornherein damit rechnen und bereits im Vorfeld überlegen, wie Sie damit umgehen und eventuelle Einwände entkräften. Was sind die 5 häufigsten "aber" beim Thema Digitalisierung, die Ihnen begegnen werden? Vielleicht nicht eins zu eins in diesem Wortlaut, aber sinngemäß:

1. Das braucht doch viel mehr Zeit. Das jetzige System läuft doch rund (versteckte Botschaft: meine jetzige Arbeit beherrsche ich perfekt. Warum soll das auf einmal schlecht sein? Ich brauche für die Umstellung Zeit und kann mir nicht vorstellen, warum es hinterher besser sein soll).
2. Die Mandanten wollen / brauchen das nicht (versteckte Botschaft: Ich will das nicht).
3. Wann soll ich das denn auch noch machen? (versteckte Botschaft: ich bin jetzt schon am Anschlag. Das überfordert mich. Was bringt mir das?)
4. Diese neuen Technologien können doch nie unsere Arbeit ersetzen (versteckte Botschaft: werde ich überflüssig? Wo ist künftig mein Platz in der Kanzlei?).
5. Das ist datenschutzrechtlich sehr bedenklich (versteckte Botschaft: wer garantiert für die Sicherheit der Daten? Wie können wir Schaden von der Kanzlei vermeiden oder abwenden?).

Tipp: Video mit der Autorin des Beitrags, die beschreibt, wie Sie Mitarbeiter mitnehmen können.

Auf Killerphrasen reagieren

Die typischen Totschlagargumente – gerne auch der Beamten-Dreisatz genannt – die gerne zitiert werden, begegnen Ihnen möglicherweise auch hier:

1. Das haben wir immer so gemacht!
2. Das haben wir noch nie gemacht!
3. Da könnte ja jeder kommen!

Wie können Sie darauf schlagfertig reagieren? Es sind Pauschalvorwürfe, also weisen Sie diese genau als solche zurück, zum Beispiel: "Mit solchen Pauschalvorwürfen kommen wir nicht weiter. Das ist nicht das Niveau auf dem wir hier diskutieren. Welche konkreten Fragen haben Sie?"

Mit folgenden Techniken bekommen Sie die Mitarbeiter ins Boot

Zeigen Sie als Erstes Verständnis, z. B.

• zu 1: "Sie haben recht, zu Beginn benötigen wir mehr Zeit".
• zu 3: "Ich verstehe, dass Sie sich das jetzt fragen."
• zu 4: "Stimmt, wir sind als Menschen unersetzlich für unsere Mandanten."
• zu 5: "Danke, das ist ein wichtiger Punkt."

Hinterfragen Sie, z. B.

• zu 1: "Was genau glauben Sie wird mehr Zeit benötigen?"
• zu 2: "An welchen Mandanten denken Sie konkret?"
• zu 3: "Wie könnte es gelingen, dass wir das zusätzlich schaffen? Welche Voraussetzungen brauchen wir dafür?"
• zu 4: "An welche Technologie denken Sie da genau?" Fragen Sie nach Möglichkeiten unter den gegebenen Umständen; "Es geht nicht." verwandeln in "Wie könnte es gehen?"; "Was müsste passieren, damit es funktioniert?"
• zu 5: "Wie können wir den Datenschutz sicherstellen? An welchen Stellen ist es kritisch und wie können wir hier Sicherheitslücken schließen?"

Zeigen Sie die Lösung in der Zukunft auf:

• zu 1: "Du hast recht, am Anfang werden wir mehr Zeit brauchen. Das ist unsere Anschubfinanzierung. Dafür haben wir in 3 Monaten, 6 Monaten wesentlich entspanntere, bessere Arbeitsabläufe."
• zu 4: "Ja, als Menschen werden wir immer gebraucht, dabei verändert sich unser Aufgabenfeld. Deshalb beschäftigen wir uns frühzeitig damit, um den Arbeitsplatz für Sie auch in Zukunft attraktiv zu gestalten."

Erinnern Sie an erfolgreich abgeschlossene Veränderungen:

"Denken Sie doch mal ein paar Jahre zurück. Wie viele Veränderungen haben wir seither erfolgreich durchlaufen. Und am Anfang – siehe Kontoauszugsmanager – war die Skeptik groß, doch heute möchte ihn keiner mehr missen."

Zeigen Sie die "Musketier-Falle" auf

Wenn das Wort "alle" oder "immer" oder "jeder" fällt, hat meistens die Musketier-Falle zugeschlagen. Wir verallgemeinern Einzelschicksale und behaupten, das gilt für alle. Das ist ein typisch menschlicher Reflex: spontan fallen uns zuerst die Negativ-Erlebnisse ein und wir haben genau den Mandanten im Ohr, der beim letzten Telefonat über diesen neumodischen Kram geschimpft hat. Im ersten und zweiten Schritt geht es um die Mandanten, die dem Thema gegenüber aufgeschlossen sind. Mit denen wird das Projekt "digitale Zusammenarbeit" auch begonnen.

Fallen Ihnen noch weitere Einwände ein? Umso besser, dann ergänzen Sie diese gleich und bereiten damit Ihre Argumentationsliste vor.

Mitarbeiterworkshop wichtig

Diskutieren und visualisieren Sie die Ergebnisse während eines Mitarbeiterworkshops, indem Sie am Flipchart oder einer Pinwand "Einwand/Frage" und "Lösung" gegenüberstellen. Wenn zum Abschluss für jeden Einwand ein Lösungsansatz gefunden wurde, haben Sie den wichtigsten Schritt getan, um Ihre Mitarbeiter für die digitale Welt zu gewinnen.

Und wenn alle Stricke reißen?

Ja, so furchtbar es klingt: es kann passieren, dass ein Mitarbeiter diesen Weg nicht mitgehen will. Alle Argumente und Lösungsvorschläge sind abgeprallt, neue Arbeitsweisen werden abgelehnt. Dann haben Sie zwei Möglichkeiten:

1. Sind der oder die Mitarbeiter kurz vor der Rente, können Sie ihm/ihnen die Pendelordner-Mandanten geben, die ebenfalls noch nicht digital arbeiten wollen. Sie installieren quasi eine Dinosaurier-Abteilung, die über kurz oder lang ausstirbt.
2. Sie trennen sich – im Guten: Im Moment können Sie solch einen Mitarbeiter mit gutem Gewissen ziehen lassen bzw. kündigen. Denn aufgrund des Fachkräftemangels wird er – zumindest in den nächsten 3 Jahren – noch Kanzleien finden, die diese Arbeitsweise pflegen. Sagen Sie ihm, dass Sie die bisherige Zusammenarbeit sehr geschätzt haben und er wertvolle Arbeit geleistet hat. Doch jetzt geht eine Ära zu Ende. So gern Sie mit ihm bisher zusammengearbeitet haben, passt es in der Welt, in die wir uns hineinbewegen, nicht mehr zusammen.

Hinweise: Dieser Beitrag stammt aus einer  kostenfreien Sonderausgabe des E-Magazins Steuer 1, das sich mit der Frage beschäftigt, wie sich Steuerkanzleien erfolgreich auf die digitale Zukunft vorbereiten.