Hier die drei Geheimnisse erfolgreicher Planung:
- realistische Planung unter Einbeziehung der Mitarbeiter statt „Wunschdenken“,
- regelmäßige Kontrolle und Kommunikation der Planung,
- Flexibilität im Umgang mit Planabweichungen.
1. Realistische Planung unter Einbeziehung der Mitarbeiter statt "Wunschdenken"
In Kanzleien wird häufig nach dem "Wünsch Dir was-Prinzip" geplant. Ohne einen Überblick über die tatsächlichen Kapazitäten Ihrer Mitarbeiter (und Ihrer eigenen) ist eine Planung kaum möglich. Wissen Sie wie viele Stunden im Monat Ihre Mitarbeiter mit den "laufenden" Tätigkeiten (FiBu/ Lohn) ausgelastet sind? Wie viel nicht berechenbare "Kanzleizeit" (im Gegensatz zur berechenbaren "Mandantenzeit") müssen Sie zusätzlich abziehen? Urlaub und Fortbildungen geben ebenfalls einen Rahmen vor. Wie viel Zeit bleibt also realistisch für Jahresabschlussarbeiten übrig?
Denn eines zeigt die Erfahrung immer wieder: Egal wie groß die "Not" ist (Krankheit, Schwangerschaft, Mitarbeiterwechsel, Wachstum, etc.): Die "laufenden" Aufträge werden irgendwie geschafft, die Bilanzen werden "geschoben".
Planen Sie daher mit Ihren Mitarbeitern gemeinsam die Reihenfolge und die Prioritäten der einzelnen Mandanten. Dabei helfen realistische Planungskriterien wie
- Mandantenwünsche (teilweise aus der Vergangenheit ablesbar),
- Anforderungen seitens Finanzamt und Banken,
- Einteilung der Mandate in ABC (Planen Sie die A-Mandanten zuerst, die anderen folgen),
- Unternehmensform (insbes. Kapitalgesellschaften),
- Urlaubsplanung Mitarbeiter/Mandant/Chef,
- Erfahrungen aus den Vorjahren Zahlungsverhalten der Mandanten,
- Liquiditätsgesichtspunkte der Kanzlei,
- Steuer-Erstattung/Nachzahlung.
2. Regelmäßige Kontrolle und Kommunikation der Planung
Eine Planung ist nun mal kein "Selbstläufer". Der Arbeitsfortschritt muss kontinuierlich beobachtet werden. Die Übersichtlichkeit von Planungen im PC eignet sich dafür nur bedingt. Daher arbeiten empfiehlt sich in Kanzleien mit die "Artus-Methode":
Auf einer Magnettafel mit Monatseinteilung werden die zu erstellenden Jahresabschlüsse der einzelnen Mitarbeiter je mit einem Magnetschild eingeordnet. Um auf einen Blick zu erkennen, ob etwas "hinterher hinkt" gibt es ein Datumslot, das auf dem jeweiligen, aktuellen Monat steht. So haben alle Kanzleimitglieder auf einen Blick einen Überblick.
Die Tafel wird in der Kanzlei in einem "mandantenfreien" Raum aufgehängt und einmal in der Woche treffen sich Chef und Mitarbeiter zur "Tafelrunde". Hier werden Planabweichungen frühzeitig besprochen bzw. die Anpassungen an die veränderte Wirklichkeit vorgenommen.
Am besten werden nicht nur Endtermine sondern auch die geplanten Zwischentermine (Beginn der Arbeiten, Anforderung der Unterlagen, Vorlage beim Chef, etc.) beobachtet.
Der Vorteil: Muss ein Fall "nach vorne" verlegt werden, weil Bank oder Finanzamt "drängeln", wird optisch sofort klar, dass dafür ein andere Fall "nach hinten" wandern muss. Sie sehen aber auch sofort, ob und wo bei dem zuständigen Mitarbeiter noch Zeit frei ist. So "diszipliniert" die Tafel hemmungsloses Verschieben.
Das Wichtigste: Planabweichungen werden frühzeitig erkannt, und Sie können reagieren.
3. Flexibilität im Umgang mit Planabweichungen
Die Wirklichkeit ändert sich fast täglich. Die Gründe:
- Krankheit/Kur
- Mitarbeiterwechsel,
- Schwangerschaft,
- keine Akzeptanz der Planung durch die Mitarbeiter,
- Mandanten-Wechsel/Neumandate,
- Unterlagen fehlen,
- ungeplante Aufträge (Betriebsprüfung, Fahndung, Beratung),
- EDV-Störungen,
- Änderungen (Steuern/EDV),
- keine Anfangs-/Zwischentermine geplant,
- Prioritäten nicht bekannt/kommuniziert.
Den wichtigsten Grund haben wir weiter oben schon besprochen: die fehlende Kontrolle des Arbeitsfortschritts.
Aber auch Ihre Reaktionsmöglichkeiten sind vielfältig:
Projekte verschieben (zu Gunsten der Facharbeit vorübergehend z. B. das QMS reduzieren oder neue EDV-Projekte verlegen),
nicht berechenbare Zeiten abbauen (z. B. bestimmte Tätigkeiten auf einzelne Mitarbeiter konzentrieren),
Arbeitszeiten vorübergehend aufstocken/Überstunden,
- Home-Office einrichten,
- Freie Mitarbeiter für Bilanz einstellen,
- Chef hilft mit,
- Mitarbeiter einstellen (eher langfristig),
- Zeitarbeit,
- Vorarbeit für die FiBu auf Azubi/Sekretariat verlagern,
Insgesamt ist wichtig, möglichst umgehend auf eine Änderung in der Realität zu reagieren. Ist ein Mitarbeiter im März 4 Wochen krank, werden Mandant, Finanzamt und/oder Bank sicher Verständnis für Fristüberschreitungen haben. Reagieren Sie nicht und es kommt im November dann endgültig zum "Stau", werden die Geschäftspartner diesen Grund nicht mehr akzeptieren, da sie zu recht erwarten, dass Sie als Kanzleiinhaber in der Lage sein müssen solche Fälle "in den Griff" zu bekommen.
Fazit: Eine realistische Planung mit entsprechender Kontrolle kostet Zeit, führt aber dazu, dass die Auftragsabwicklung "entspannter" funktioniert. Und das macht nicht nur Sie selbst und Ihre Mitarbeiter zufrieden. Auch Ihre Mandanten und Banken und Finanzämter erleben Ihre Kanzlei als gut organisiert und zuverlässig.
