Mandanten durch den digitalen Wandel begleiten

Alles spricht von der digitalen Zusammenarbeit zwischen Mandant und Steuerberater. Was ist Wunsch und was Status Quo in der Branche?

Die Steuerberater-Branche ist unter Druck. Die meisten Steuerkanzleien erwirtschaften den Großteil ihres Umsatzes mit der Finanzbuchhaltung. Das ist ein Problem, denn genau in diesem Bereich wird stark automatisiert. Hier muss man aktiv werden, darf nicht einfach nur zusehen. Der Change-Management-Prozess, der längst angestoßen sein müsste, ist in den meisten Kanzleien aber nicht vorhanden. Mitunter wird er auch offen abgelehnt – beispielsweise aus Altersgründen.

Wie könnte ein solcher Change-Management-Prozess aussehen?

Es ist wichtig, dass die Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und Mandant digitalisiert und automatisiert wird. Es gibt beispielsweise viele technische Lösungen am Markt, um das Deklarationsgeschäft einer Kanzlei – also im Wesentlichen die Buchführung – zu automatisieren. Wer als Steuerberater zukünftig in diesem Bereich noch wettbewerbsfähig sein möchte, muss die Digitalisierung mit seinen Mandanten voranbringen, denn auch der Preisdruck wird durch die Automatisierung zunehmen. Viele Unternehmen nutzen bereits eigene digitale Lösungen, die ihnen eine günstige Finanzbuchhaltung ermöglichen – weit günstiger, als wenn sie auf klassischem Weg mit einem Steuerberater zusammenarbeiten würden, der nicht digital mit ihnen vernetzt ist.

Was bedeutet das für die Steuerberater?

Ich gehe davon aus, dass die Finanzbuchhaltung für den Steuerberater in Zukunft vornehmlich noch ein Kundenbindungsinstrument sein wird. Viel wichtiger wird es sein, seinen Mandanten beratend zur Seite zu stehen. Und das nicht nur in steuerrechtlichen Fragen, sondern in allen Fragen der Digitalisierung und der Prozesse des Mandanten. Beispielsweise gibt es in unserer Zielgruppe, Kleinunternehmen und Mittelstand bis 200 Mitarbeiter, viele Unternehmer die ganz klein angefangen haben und plötzlich mehr als 100 Mitarbeiter führen sollen. Hinzu kommt die Herausforderung der Digitalisierung. Hier gibt es einen großen Beratungsbedarf, den eine Steuerkanzlei mit Digital-Know-how sehr gut abdecken kann. Eine moderne Kanzlei sollte die Mandanten mit Herausforderungen der Unternehmensführung nicht allein lassen.

Aber wie schafft das eine Steuerkanzlei?

Eine technische Anbindung der Mandanten ist nötig, um betriebswirtschaftlich, steuerlich, rechtlich und auch organisatorisch beraten zu können. Das wird für Kanzleien immer wichtiger. Damit aktuelle Unternehmenszahlen permanent vorliegen, muss der Steuerberater technisch die Möglichkeit haben, jederzeit Einblick in die aktuellen Zahlen des Mandanten zu erhalten. Diese Informationen sollten nicht per Telefon eingeholt werden müssen, sondern dies muss per Mausklick möglich sein. Um optimal beraten zu können, ist eine enge Verbindung zum Mandanten nötig. Künstliche Intelligenz, Big Data und Automatisierung – solche Themen sind für alle Unternehmen hochrelevant, sie finden täglich statt weil sich viele Unternehmen in einer digitalen Transformation befinden. Für diese Unternehmen spielt nicht nur der Datenaustausch mit dem Steuerberater eine Rolle. Es geht auch um die Zusammenarbeit mit Kunden, Lieferanten und Banken. Hier können Steuerberater ansetzen und die Mandanten unterstützen. Dazu müssen sie in die digitalen Prozesse der Kunden eintauchen. Da ein Unternehmen normalerweise aber nicht damit rechnet, dass eine Steuerkanzlei diese Beratungsthemen abdeckt, sind die digitalen Kompetenzen auch zu vermarkten – das ist eine weitere, neue Aufgabe für die Steuerkanzlei der Zukunft. Dafür ist es nötig, die bisherige Komfortzone zu verlassen.

Aber längst nicht alles ist Zukunftsmusik. Ihre Kanzlei ist in Sachen Digitalisierung schon weit fortgeschritten …

Das ist richtig. Etwa 10 bis 15 Prozent der Kanzleien denken und handeln in dieser Richtung. So auch wir. Seit 2016 treiben wir intern die Digitalisierung voran und befinden uns in einem intensiven Veränderungsprozess. Wir arbeiten papierarm, verfügen über ein digitales Dokumenten- sowie Qualitätsmanagementsystem und nutzen unsere Kanzleisoftware als Software-as-a-Service. Das bedeutet, dass alle unsere Mitarbeiter mit ihren Firmen-Laptops von jedem Ort der Welt über eine sichere Verbindung darauf zugreifen können. Das verbessert unsere Prozesse. Arbeit kann sowohl zeitlich als auch räumlich flexibler erledigt werden, was gleichzeitig den Bedürfnissen unserer Mitarbeiter entspricht. Um glaubwürdig beraten zu können, muss man Digitalisierung vorleben. Daher war es für uns wichtig, dass wir uns zunächst mit den digitalen Abläufen in unserer Kanzlei befasst haben. Diese Erfahrungen fließen heute auch in unsere Beratungen ein.

Wie hat sich die Beratungsleistung Ihrer Kanzlei durch die Digitalisierung geändert?

Für uns ist es enorm wichtig, die unternehmensinternen Abläufe der jeweiligen Mandanten kennenzulernen. Wir müssen verstehen, was im Unternehmen passiert. Das interne Kontrollsystem und das Riskmanagement sind für uns wichtige Themen. Das ist für die Branche neu.

Könnten Sie das bitte näher erläutern?

Die Geschäftsführung ist gesetzlich verpflichtet, ein Unternehmen so aufzubauen, dass alle Prozesse funktionieren. Dass also vor allem im Finanz- und Rechnungswesen die Abläufe so strukturiert sind, dass es keine Probleme oder Überraschungen gibt. Diese Strukturen beraten wir. Gleiches gilt für finanzielle Risiko-Abschätzungen. Da wir als Steuerberater stets Zugriff auf aktuelle Zahlen haben, können wir auch hier wie ein Frühwarnsystem fungieren und dem Mandanten beratend zur Seite stehen. Wir beraten unsere Mandanten heute umfassend zu allen Fragen, die mit der Digitalisierung im Zusammenhang stehen – betriebswirtschaftlich, steuerlich, rechtlich und auch organisatorisch.

Was passiert, wenn potenzielle Mandanten eine klassische Steuerberatung wünschen und das Digitalisierungsthema ablehnen …?

… dann sind es nicht unsere Mandanten. Wir überreden niemanden, das Bewusstsein für die Notwendigkeit der Digitalisierung muss aus den Unternehmen selbst kommen. Außerdem gewinnen wir heutzutage nennenswert keine neuen Kunden durch Steuerberatung, sondern weil wir Unternehmen durch den digitalen Wandel begleiten. Das ist die Zukunft. Selbstverständlich gehört auch die Steuerberatung dazu, aber eingebettet in ein digitales Gesamtkonzept. Kunden, die zu uns kommen, haben in der Regel bereits eine digitale Buchhaltung oder wollen auf digital umstellen. Ist bereits eine digitale Buchhaltungslösung vorhanden, binden wir sie an unsere Datev-Lösung an. Hat der Kunde noch keine entsprechende Software, installieren wir ihm das Programm und richten die Schnittstellen ein. Eine manuelle Datenübertragung versuchen wir in jedem Fall zu vermeiden.

Worauf kommt es bei der digitalen Buchhaltung an, lässt sich jede Lösung an Datev anbinden?

Die technische Anbindung ist in der Regel kein Problem. Problematisch ist aus unserer Sicht hingegen, dass viele Software-Tools nicht GoBD-konform sind. Es nützt nichts, auf eine GoBD-konforme Schnittstelle zu verweisen, wenn das gesamte Tool nicht den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht. Schon bei der Programmierung der Lösungen muss die GoBD bedacht werden. Das ist leider nicht immer der Fall. Oft fehlt es an einer Zertifizierung der Programme. Hier leisten wir gegenüber den Mandanten Aufklärungsarbeit und zeigen die Risiken auf.

Es gibt dutzende Rechnungsprogramme und Buchhaltungslösungen im Markt. Wie managen Sie als Kanzlei diesen digitalen Flickenteppich?

Gerade in kleinen Unternehmen haben wir die Erfahrung gemacht, dass die Qualität der Buchhaltung mitunter Verbesserungspotenzial aufweist. Oft muss vieles nachgebucht oder sogar komplett neugebucht werden. Im Idealfall lautet daher die Erkenntnis, dass die Buchführung von uns in der Kanzlei durchgeführt wird und der Mandant uns dabei unterstützt. Kunden können sehr viel vorbereiten, beispielsweise die Rechnungen und Belege digital erfassen. In diesem Fall müssen wir als Kanzlei nur prüfen und buchen. Das ist eine große Arbeitserleichterung. Der Kunde stellt uns die relevanten Daten digital bereit, wir erledigen die Buchführung und spielen ihm die Daten wieder zurück in sein System. Auf diese Weise hat der Mandant selbst jederzeit eine aussagefähige Buchführung im Haus und kann Auswertungen auch in Eigenregie fahren.

Wie verändert die Digitalisierung die internen Workflows in Ihrer Kanzlei?

Wir sind mittlerweile in der Lage, permanent zu buchen. Vorher konnten wir nur Monatsabschlüsse erstellen, die zum Teil 4 bis 6 Wochen verspätet waren. Das geht heute sehr viel schneller. Unsere Mitarbeiter müssen nicht mehr mit Belegen hantieren, denn sie liegen digital vor. Durch die OCR- Erkennung werden sogar die Buchungssätze vorgeschlagen. Das Entscheidende ist, dass der Buchhalter nicht seinen Job verliert. Er übernimmt vielmehr eine wichtige Kontrollfunktion ein. Das führt zu einer besseren Qualität und einer höheren Sicherheit. Schon bald wird es einen Buchungsautomaten geben, der in der Lage ist, auch Buchungen selbstständig und automatisiert durchzuführen. Auch dafür muss es eine Kontrollfunktion geben. Hier zeigt sich, wie stark sich das Berufsbild wandelt.

Wie kommt eine Steuerkanzlei an das nötige Digital-Know-how und wie kann der Know-how-Transfer in der Kanzlei sichergestellt werden?

Wir stellen unseren Mitarbeitern viel Zeit zur Verfügung, damit sie sich weiterbilden können. Leider gibt es im Berufsstand noch nicht ausreichend Fortbildungen. In der Berufsschule ist Digitalisierung beispielsweise erst in den Anfängen. Im Moment haben wir die Situation, dass die Kanzleien sich ihre Mitarbeiter selbst ausbilden. Darum schicken wir unsere Mitarbeiter beispielsweise zu externen Weiterbildungseinrichtungen. Das allein reicht allerdings nicht aus, das Entscheidende ist die Praxis. Wir haben darum ein Kompetenz-Center aufgebaut. Dort widmen sich zwei Mitarbeiterinnen sehr intensiv dem Thema Digitalisierung. Sie sind mit anderen innovativen Kanzleien vernetzt und tauschen sich regelmäßig über Anwendungsmöglichkeiten von technischen Lösungen aus. Es ist eine Art freiwilliges Mitarbeiter-coachen-Mitarbeiter-Programm. So generieren wir viel Wissen und Effizienz. Zusätzlich ist dieses Team mit den Technikern der Datev und dem IT-Lösungspartner der Kanzlei vernetzt. Dadurch können wir auch sehr spezielle technische Probleme lösen und davon lernen.

Wer initiiert und pflegt die nötigen Schnittstellen?

Das übernimmt unser Kompetenz-Center. Wir finden beispielsweise eine Lösung, um die Daten aus einem Rechnungsprogramm automatisiert in das Buchungsprogramm zu übertragen. Benutzt der Mandant ein sehr spezielles Programm, ziehen wir die Unterstützung des Softwareanbieters hinzu und moderieren die Kommunikation. Entscheidend ist, dass wir uns darum kümmern. Wir lassen Mandanten bei der Digitalisierung ihrer Prozesse nicht allein. Außerdem achten wir darauf, dass die einzurichtende Schnittstelle, rechtlich, betriebswirtschaftlich und steuerlich sauber ist. IT-Lösungen gibt es für alles und nahezu jedes Tool kann angebunden werden. Unsere Aufgabe ist es, zu überwachen, dass diese Anbindung auch den gesetzlichen Anforderungen entspricht.

Was bedeutet die digitale Transformation der Branche für die Mitarbeitersuche?

Unsere Bewerber müssen einen steuerlichen Background haben und für die Digitalisierung offen sein. Eine ausgebildete Steuerfachangestellte mit Berufserfahrung hilft uns nicht weiter, wenn sie nicht für ein laufendes Change-Management offen ist. Wir suchen Bewerber, die sich auch mit Unternehmensprozessen auskennen, offen für Neues sind und idealer Weise Erfahrungen mit den steuerrelevanten Softwareprogrammen haben, um die Digitalisierung mit den Mandanten sicherstellen zu können.

Ihre Einschätzung: Was bringt die weitere Entwicklung?

Ich gehe davon aus, dass sich die Dienstleistungen der Steuerberater substanziell verändern werden. Die Automatisierung wird sich elementar auf die Buchhaltungstätigkeit auswirken. Als Umsatzquelle wird sie stark reduziert bzw. vielleicht auch wegfallen. Darauf müssen sich die Kanzleien einstellen. Darüber hinaus ist davon auszugehen, dass zukünftig auch das Monopol der Steuerberater fallen wird. Internationale Steuerberater, aber auch Fachfremde, werden auf den Markt der Finanzbuchhaltungs- sowie Jahresabschlusserstellung vermehrt Zutritt bekommen. Dadurch wird der Veränderungsdruck für Steuerkanzleien noch größer, Alternativen zum aktuellen Geschäft sind dringend nötig. Diese Entwicklung ist als eine große Chance zu sehen. Es ist die Möglichkeit, neue Geschäfts- und Tätigkeitsfelder aufzubauen. Dieser radikale Wandel wird auch dazu führen, dass sich im Steuerberatungsbereich immer mehr Spezialisten für digitale Themen etablieren werden, wie wir es heute bereits für den Online-Handel beobachten können. Generalisten, die noch immer lediglich eine klassische Steuerberatung anbieten, werden durch Digitalisierung und Automatisierung stark unter Druck geraten. Künftig werden nicht die Großen die Kleinen fressen, sondern die Schnellen die Langsamen.

Dieses Interview ist Teil der Datenbank Haufe Steuer Office Excellence.

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