Teil 5 - Verantwortung und Rolle von Mitarbeitenden

In den meisten Kanzleien ist es noch nicht üblich, dass Mitarbeiter eine klare Verantwortung für konkrete Umsatzziele haben. Meist werden sie auch aus betriebswirtschaftlichen Überlegungen hinsichtlich der Steigerung des Deckungsbeitrags oder der Steigerung des Umsatzes je abrechenbarer Stunde außen vorgelassen.

Im Sinne der Vermeidung der 4 Stolperfallen in der Umsetzung ist es unerlässlich, dass Ihre Mitarbeiter in Ihre Planung einbezogen werden und auch ihre eigenen Gedanken und Vorstellungen zu ihrer Verantwortung in der Umsetzung der Planung einfließen lassen. So stellen Sie sicher, dass Ihr Personal möglichst selbstständig (mit wöchentlichen Statusmeldungen in Teamsitzungen als Regelkommunikation zur Planungsumsetzung) ihren Teil der Auftragsplanung des Jahrs umsetzt.

Grundlagen für das Delegieren von Verantwortung und Aufgaben

Unabhängig davon, ob es um die Delegation von permanenter Verantwortung für Aufgabenbereiche (Funktionen) oder um die Delegation von einzelnen Aufgaben geht, ist es Erfolg versprechend in der folgenden Vorgehensweise zu verfahren:

• Zunächst gilt es, klare Aufträge zu formulieren. Alle Ziele und Arbeitsaufträge sind präzise formuliert, wenn klar ist, was in welcher Form bis wann von wem erledigt werden soll. Alle Teammitglieder haben darüber ein einheitliches Verständnis, die Ziele und Arbeitsaufträge sind schriftlich fixiert. Wichtig ist auch, dass Führungskräfte in der Kanzlei Klarheit darüber haben, welche Aufgaben sich zur Delegation eignen und welche nicht.
• Dann sollten die geeigneten Teammitglieder ausgewählt werden. Entscheidungen, wer von seinen Vorkenntnissen und seiner fachlichen Qualifikation für die Aufgabe am besten geeignet ist, sollten möglichst gemeinsam getroffen werden – denn häufig haben Mitarbeiter in der Kanzlei einen anderen Blickwinkel als Führungskräfte auf die Fähigkeiten von Kollegen.
• Dann ist zu schauen, welche Teammitglieder zusätzliche Qualifikationen erhalten, um ihre Aufgabe optimal erfüllen zu können. Die Führungskräfte der Kanzlei müssen im Blick behalten, dass alle Aufgaben gerecht verteilt sind und allen im Team bekannt ist, wer wofür die Verantwortung übernimmt.
• Alle Ziele und Arbeitsaufträge sollten schriftlich fixiert und mit dem zuständigen Namen des Verantwortlichen versehen werden.
• Des Weiteren sind die nötigen Ressourcen zur Verfügung zu stellen: Alle zur Aufgabenerfüllung notwendigen Informationen, Arbeitsmittel, Finanzen und Weisungsbefugnisse müssen den Mitarbeitern zur Verfügung stehen.
• Alle Vereinbarungen, wem welche Ressourcen zur Verfügung stehen, sollten schriftlich fixiert sein.

Regelmäßige Zwischenkontrollen

Während der Umsetzung werden regelmäßige Zwischenkontrollen in Teambesprechungen gemacht, optimalerweise wöchentlich, mindestens monatlich. Jedes Teammitglied bereitet für sein Verantwortungsgebiet einen aktuellen Statusbericht vor – das sollte pragmatisch sowie vor allem kurz erfolgen. Bei Problemen die auftauchen, wird ein Zweiergespräch vereinbart. Gemeinsam werden mit dem Betroffenen die Ursachen und die weitere Vorgehensweise besprochen.

Verantwortung für die Aufgabenumsetzung liegt bei dem Mitarbeiter

Führen heißt, die Fähigkeit zu besitzen, dass andere Menschen einem folgen. Nur wer sich selbst gut führt, kann auch andere führen – es ist also ein gewisses Maß an Selbstmanagement Voraussetzung dafür, dass Sie auch Ihr Personal gut führen können. Dazu gehört für Steuerberater vor allem, mit der Schwierigkeit umzugehen, fachliche Aufgaben und Rückfragen der Mitarbeiter nicht sofort und immer selbst zu beantworten, sondern im Blick zu behalten, dass die Verantwortung für die Aufgabenumsetzung – auch wenn fachlicher Input seitens der Führungskraft gefordert ist – bei dem Mitarbeiter belassen wird.

Mit dieser Herangehensweise stellen Sie sicher, dass die Aufgabenverantwortung bei Ihrem Personal bleibt und Sie selbst gleichzeitig als Führungskraft unterstützen sowie die fachliche Kontrolle im Blick behalten können. Selbstverständlich können Sie nicht jede Aufgabe jedem übertragen – Sie sollten dabei Erfahrung, Wissensstand und aufgabenbezogene Fähigkeiten des jeweiligen Mitarbeiters genau berücksichtigen! Und dabei bedenken, wie lange Sie gebraucht haben, um Ihre Fähigkeiten für solch eine Aufgabe zu erlangen und weiterzuentwickeln.

Erfolgreiches Mitarbeiter-Einzelgespräch

Das wichtigste Instrument für das Delegieren von Aufgaben und die Vereinbarung von Zielen ist das Mitarbeiter-Einzelgespräch. Der übliche Ablauf eines Mitarbeitergespräches gestaltet sich wie folgt:

1. Mitarbeiterperspektive auf Rückblick des vergangenen Jahrs (+/- ich; +/- Kanzlei), Erwartungen Unterstützung seitens der Kanzlei bei Erreichung persönlicher Entwicklungsziele, Vorschläge zur eigenen Unterstützung der Kanzleientwicklung;
2. Perspektive der Kanzleileitung/Teamleitung darauf;
3. Vereinbarung von SMARTEN Zielen.

Erfolgsentscheidend ist, dass das Gespräch auf Augenhöhe zwischen zwei gleichberechtigten Gesprächspartnern stattfinden. Im Gegensatz zum täglichen Gespräch – das operativ laufend stattfinden sollte – sollten Sie vermeiden, den Mitarbeiter zu bewerten. Es geht um den Abgleich der Wahrnehmung, wie das vergangene Jahr aus Sicht des Mitarbeiters sowie aus Sicht der Führungskraft gelaufen ist. Über substanzielle Differenzen dieser Wahrnehmungen sollte man sich austauschen. Auf Basis der ggf. vorhandenen strategischen Kanzleiziele und der Ziele für das kommende Jahr sollten dann persönliche Ziele des Mitarbeiters abgeleitet werden. Diese sollten nicht nur die Kanzleiziele, sondern auch ganz individuelle Entwicklungsziele des Mitarbeiters berücksichtigen.

Folgende weitere Fragestellungen können in dem Gespräch eine Rolle spielen, Sie können diese Ihrem Mitarbeiter auch für die Vorbereitung des Gesprächs zusammen mit den 3 Agendapunkten vor dem Gespräch zur Verfügung stellen:

1. Welche Anliegen haben Sie an Ihren Teamleiter?
2. Welche Anliegen haben Sie an die Kanzleileitung?
3. Welche Verbesserungen schlagen Sie für die Arbeitsorganisation in Ihrem Team vor?
4. Welche Verbesserungen schlagen Sie für die Kanzlei insgesamt vor?
5. Was möchten Sie an Ihrem Arbeitsgebiet/Verhalten verändern oder verbessern?
6. Welche Aufgaben erledigen Sie besonders gut und gerne und könnten deshalb ausgebaut werden?
7. Wohin können und möchten Sie sich entwickeln?
8. Welche Unterstützung würde Ihre Arbeit erleichtern oder verbessern?
9. Welche Probleme gibt es beim Informationsfluss und wie ließe er sich verbessern?
10. Welche Verbesserungsmöglichkeiten gibt es in der Organisation der Kanzleiabläufe?
11. Welche Fort- oder Weiterbildung fand im Vorjahr statt?
12. Welche (weitere) Fort- oder Weiterbildung wäre im beiderseitigen Interesse?
13. Was bewegt Sie sonst noch?