Als Rechnung gilt jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, egal, wie das Dokument bezeichnet wird (§ 14 Abs. 1 Satz 1 UStG). Eine Rechnung kann auch aus mehreren Dokumenten bestehen (§ 31 UStDV), aus denen sich die Pflichtangaben[link auf Kap. 2] insgesamt ergeben.
Grundlegende Anforderungen und Kontrollverfahren
Das Umsatzsteuergesetz stellt folgende grundsätzliche Anforderungen an Rechnungen, deren Einhaltung insbesondere der Empfänger einer Rechnung prüfen muss:
- Echtheit der Herkunft (= Identität des Rechnungsausstellers muss sicher sein),
- Unversehrtheit des Inhalts (= erforderliche Angaben wurden nicht geändert)
- Lesbarkeit
Wie die genannten Anforderungen gewährleistet werden, kann jeder Unternehmer selbst festlegen. Dafür kommen beliebige innerbetriebliche Kontrollverfahren infrage, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung ermöglichen.
Rechnungen werden auch im digitalen Zeitalter häufig noch auf Papier übermittelt. Elektronische Rechnungen (= in elektronischem Format ausgestellt und empfangen) sind den Papierrechnungen zwar zwischenzeitlich gleichgestellt, setzen aber die Zustimmung des Rechnungsempfängers zur elektronischen Übermittlung voraus. Echtheit und Unversehrtheit können bei elektronischen Rechnungen z. B. durch eine qualifizierte elektronische Signatur (mit oder ohne Anbieterakkreditierung) oder durch ein EDI-Verfahren (elektronischer Datenaustausch) gewährleistet werden.
Wer muss bis wann eine Rechnung ausstellen?
Umsatzsteuerrechtlich müssen Unternehmer, wenn sie Leistungen an andere Unternehmer (für deren Unternehmen) ausführen, eine Rechnung ausstellen. Dafür haben sie ‑ ab Ausführung der Leistung ‑ 6 Monate Zeit. Kürzer sind die Fristen bei innergemeinschaftlichen Sachverhalten (innergemeinschaftliche Lieferungen oder sonstige Leistungen nach § 3a Abs. 2 UStG, für die der Leistungsempfänger die Steuer schuldet): Hier müssen die Rechnungen bis zum 15. des Folgemonats der Umsatzausführung ausgestellt werden.
Bei steuerpflichtigen Werklieferungen und sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück hat der Unternehmer für die Rechnung ebenfalls 6 Monate Zeit. Das gilt auch, wenn die Leistungen an Privatpersonen ausgeführt werden. Darüber hinaus sieht das Umsatzsteuerrecht aber keine Verpflichtung vor, bei Leistungen an Privatpersonen eine Rechnung zu stellen. Der Unternehmer wird natürlich in den meisten Fällen auch ohne explizite Verpflichtung eine Rechnung stellen, schließlich will er seine Leistung ja bezahlt bekommen.
Ebenfalls keine umsatzsteuerrechtliche Verpflichtung zur Rechnungstellung besteht für bestimmte steuerfreie Leistungen (§ 4 Nr. 8 – 28 UStG).
