Fachbeiträge & Kommentare zu Buchführungspflicht

Rz. 27 Das Steuerrecht kennt die abgeleitete (derivative) Buchführungspflicht, sowie die originäre Buchführungspflicht. Rz. 28 Die sog. abgeleitete steuerrechtliche Buchführungspflicht gem. § 140 AO besagt, dass jeder, der nach anderen Gesetzen als den Steuergesetzen Bücher und Aufzeichnungen zu führen hat, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, die Verpflichtungen, die ...mehr

Rz. 21 Die Buchführungspflicht nach HGB ist an die Kaufmannseigenschaft geknüpft. Als Kaufmann bezeichnet das HGB denjenigen, der ein Handelsgewerbe betreibt.[1] Das ist gem. § 1 Abs. 2 HGB jeder Gewerbebetrieb, es sei denn, dass er einen nach Art und Umfang in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb[2] nicht erfordert. Rz. 22 Als Kaufmann gilt auch, wer kein Kau...mehr

Rz. 20 Die Buchführungspflicht ist im Interesse der Rechtssicherheit und der Gleichmäßigkeit der Besteuerung handelsrechtlich und steuerrechtlich eindeutig geregelt.[1] 2.1.1 Handelsrechtliche Buchführungspflicht Rz. 21 Die Buchführungspflicht nach HGB ist an die Kaufmannseigenschaft geknüpft. Als Kaufmann bezeichnet das HGB denjenigen, der ein Handelsgewerbe betreibt.[1] Das ...mehr

Rz. 46 Die Normen des Steuerrechts enthalten in den §§ 145–148 AO "eigene" kodifizierten Grundsätze zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen, die sich weitgehend mit den handelsrechtlichen GoB decken und diese noch ergänzen (s. Anmerkungen zu den Rz. 38 ff.). Sie kommen v. a. zum Tragen, wenn nach § 241a HGB ( Rz. 26) handelsrechtlich keine Buchführungspflicht bzw. eine nur...mehr

Rz. 38 Richtigkeit und Willkürfreiheit Der Grundsatz der Richtigkeit und Willkürfreiheit [1] verlangt die richtige Verbuchung der Geschäftsvorfälle in sachlicher und wertmäßiger Hinsicht. Die notwendige Übereinstimmung von Buchung und Geschäftsvorfall ist erfüllt, wenn der zugrunde liegende Tatbestand dem Buchungssatz sowie den Belegen vollständig entspricht.[2] Die (kontenmäß...mehr

Rz. 46 Handelsrechtlich werden die zum Geschäftsvermögen gehörenden Wertpapiere bilanziert. Das sind die dem Unternehmer persönlich zuzuordnenden Wertpapiere, soweit sie nicht zu seinem Privatvermögen gehören. Die Buchführungspflicht betrifft nur Handelsgeschäfte (§ 238 Abs. 1 Satz 1 HGB). Der Umfang der Rechenschaftslegung im Jahresabschluss reicht nicht weiter als die Buch...mehr

Rz. 68 Wertpapiere, die einem Gesellschafter einer Personengesellschaft gehören, können steuerrechtlich zum Sonderbetriebsvermögen des Gesellschafters gewillkürt werden. Rz. 69 Der Gesellschafter führt im Rahmen der Personengesellschaft keinen eigenen Betrieb, sondern er überlässt die Wertpapiere der Personengesellschaft zur Nutzung. Deshalb gehören sie nur dann zum gewillkür...mehr

Rz. 97 Ob auch Steuerpflichtige zur Unterstützung für Zwecke des Datenzugriffs verpflichtet sind, die ihren Gewinn gem. § 4 Abs. 3 EStG durch Einnahmenüberschussrechnung ermitteln, ist streitig. Teilweise wird dies in der Literatur mit der Begründung verneint, dass diesen Personenkreis keine allgemeine Aufzeichnungspflicht, sondern nur spezielle Dokumentationspflichten beisp...mehr

Rz. 8 Der Steuerpflichtige hat die betroffenen DV-Systeme im Unternehmen zu identifizieren, anhand derer betriebliche Abläufe abgebildet werden. Die darin enthaltenen Daten sind nach Maßgabe der außersteuerlichen und steuerlichen Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten zu qualifizieren (Erstqualifizierung) und für den Datenzugriff in geeigneter Weise vorzuhalten. Die außers...mehr

Grundsätzlich kann der Nachunternehmer seiner besonderen Pflicht zur Führung der Lohnunterlagen nur durch eine Kennzeichnung in diesen Lohnunterlagen nachkommen. Seitens der Sozialversicherung bestehen allerdings keine Bedenken, wenn der Nachunternehmer seiner Aufzeichnungspflicht dadurch nachkommt, dass er die Bescheinigung nach § 19 Abs. 1 AEntG getrennt nach den verschied...mehr

Begriff Das Baugewerbe ist ein Wirtschaftszweig, der Planungs- und Ausführungsleistungen erbringt, die zur Errichtung von Bauwerken dienen. Zum Baugewerbe gehören hauptsächlich Bauunternehmen, welche die verschiedenen Gewerke ausführen. Die Baustoffindustrie, Baubehörden und Bauforschungsinstitute sowie Bauträgergesellschaften werden regelmäßig nicht zum Baugewerbe gezählt. St...mehr

Rz. 17 Die Grundlagen der neuen Aufzeichnungspflichten für die sog. Zahlungsdienstleister findet sich in § 22g Abs. 1 S. 1 UStG, in dem die aufzeichnungspflichtigen Angaben im Einzelnen aufgeführt werden. Das Ziel der Aufzeichnung besteht darin, die an dem Zahlungsvorgang beteiligten Personen und den Grund der Zahlung sowie dessen Höhe möglichst genau zu dokumentieren. Gem. §...mehr

Rz. 160 Nach § 8 Abs. 3 UStG müssen die in den Abs. 1 und 2 bezeichneten Voraussetzungen für die Inanspruchnahme der Steuerbefreiung buchmäßig nachgewiesen sein. Das BMF kann durch Rechtsverordnung mit Zustimmung des Bundesrats bestimmen, wie der buchmäßige Nachweis zu führen ist. Von dieser Ermächtigung hat das BMF in § 18 UStDV Gebrauch gemacht. Nach § 18 UStDV sind die Vo...mehr

Rz. 15 Der Textumfang der gesetzlichen Regelung des § 22g UStG ist groß, die Vorschrift besteht aus 10 teilweise sehr langen Absätzen mit einer Vielzahl von neuen Begriffen für das UStG. Inhaltlich enthält sie allerdings eigentlich keine umsatzsteuerrechtliche Regelung, sondern lediglich eine besondere Aufzeichnungspflicht und weitere Pflichten für sog. Zahlungsdienstleister...mehr

Rz. 12 Die Vorschrift des § 22g UStG regelt in insgesamt 10 teilweise sehr umfangreichen Absätzen die seit dem 1.1.2024 geltenden Aufzeichnungspflichten für sog. Zahlungsdienstleister (§ 22g Abs. 7 Nr. 1 UStG) bei bestimmten grenzüberschreitenden Zahlungen (§ 22g Abs. 2 UStG), dazu bedient sie sich einer ganzen Reihe spezieller "Begriffsdefinitionen" in ihrem Abs. 7. Mit den...mehr

Rz. 20 Gem. § 22g Abs. 1 S. 2 UStG sind zur Führung der vorgenannten Aufzeichnungen i. S. d. S. 1 dieses Absatzes (Rz. 15) Zahlungsdienstleister verpflichtet, wenn sie je Kalendervierteljahr im Rahmen ihrer jeweiligen Zahlungsdienste mehr als 25 grenzüberschreitende Zahlungen an denselben Zahlungsempfänger tätigen; es existiert also ein "Schwellenwert" für die Aufzeichnungsp...mehr

Rz. 25 Gem. §22g Abs. 3 S. 1 UStG gilt die Anforderung nach § 22g Abs. 1 S. 1 nicht für Zahlungsdienste, die von den Zahlungsdienstleistern des Zahlers in Bezug auf jegliche Zahlung erbracht werden, bei der mindestens einer der Zahlungsdienstleister des Zahlungsempfängers gem. seiner BIC oder einem anderen Geschäftskennzeichen, die oder das den Zahlungsdienstleister und dess...mehr

Rz. 1 Die mWv 1.1.2024 bereits mit dem Jahressteuergesetz 2022 (Rz. 2) eingeführte Regelung des § 22g UStG beinhaltet eine (weitere) neu geschaffene Aufzeichnungspflicht des UStG, die unionsrechtlich vorgegeben war; betroffen sind davon die sog. Zahlungsdienstleister bei grenzüberschreitenden Zahlungen. Die umfangreiche Regelung enthält eine Vielzahl von aufzeichnungspflicht...mehr

Rz. 13 § 8 UStG bezweckt neben anderen Vorschriften (Rz. 24, Rz. 25) die Begünstigung der unternehmerischen Seefahrt und internationalen Luftfahrt. Er trägt zu einer Sonderstellung der Unternehmer der Seeschifffahrt und der internationalen Luftfahrt bei, durch die diese Unternehmer weitgehend gleichsam außerhalb des Umsatzsteuerrechts gestellt werden. Da die Unternehmer der ...mehr

Rz. 26 Die Steuerbefreiungen in § 8 UStG sind ebenso wie in Art. 148 Buchst. c MwStSystRL dem Wortlaut dieser Bestimmungen nach an keine Voraussetzungen in Bezug auf den leistenden Unternehmer oder den Leistungsempfänger geknüpft. Der jeweilige Steuerbefreiungstatbestand stellt vielmehr auf bestimmte nach Beschaffenheit und Zweckbestimmung bezeichnete Gegenstände und sonstig...mehr

Rz. 22 Der Begriff der Zahlung umfasst einen Zahlungsvorgang, der zur Bereitstellung, zur Übermittlung oder zur Abhebung eines Geldbetrags führt. Zudem fallen auch Finanztransfergeschäfte gem. § 1 Abs. 1 S. 2 Nr. 6 ZAG darunter. Zahlungen in Kryptowerten sind davon nicht erfasst.[1] Gem. § 22g Abs. 2 UStG sind grenzüberschreitende Zahlungen i. S. d. § 22g Abs. 1 S. 1 UStG Za...mehr

Der Arbeitgeber muss im Lohnkonto die Zahlung des Sterbegeldes, die einbehaltenen Steuerabzugsbeträge usw. sowie die erforderlichen Angaben für die zutreffende Berechnung des Versorgungsfreibetrags und des Zuschlags zum Versorgungsfreibetrag[1] aufzeichnen und in der elektronisch zu übermittelnden Lohnsteuerbescheinigung angeben.[2]mehr

Unter bestimmten Voraussetzungen sind für Sachbezüge, die unter die 50-EUR-Grenze fallen, Aufzeichnungserleichterungen vorgesehen. Der Arbeitgeber muss hierzu einen Antrag beim Betriebsstättenfinanzamt stellen. Das Finanzamt kann zulassen, dass keine Aufzeichnungen zu führen sind, wenn durch betriebliche Regelungen und entsprechende Überwachungsmaßnahmen gewährleistet ist, d...mehr

5.1 Aufzeichnung im Lohnkonto Die Auslegung des Begriffs "Sachbezug" macht detaillierte Aufzeichnungen im Lohnkonto erforderlich. Für die Anwendung der Sachbezugsfreigrenze muss der Arbeitgeber jeden einzeln gewährten Sachbezug im Lohnkonto des Arbeitnehmers unter Angabe des Werts und des Zuflusszeitpunkts festhalten.[1] 5.2 Erleichterte Aufzeichnungspflichten auf Antrag Unter ...mehr

Wer aufbewahrungspflichtige Unterlagen nicht aufbewahrt bzw. nicht ausreichend lange aufbewahrt, muss auch mit großen Nachteilen in Zivilprozessen rechnen. Die vernichteten Unterlagen haben keine Beweiskraft mehr. Insbesondere bei Überschuldung, drohender oder eingetretener Zahlungsunfähigkeit kann die Vernichtung von Belegen mit einer Freiheitsstrafe geahndet werden.[1] Dane...mehr

Handelsrechtlich sind nur Kaufleute verpflichtet, ihre Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen und die Jahresabschlüsse, Lageberichte etc. geordnet aufzubewahren. Im Steuerrecht sind die Aufbewahrungsfristen von jedem Steuerpflichtigen zu beachten. Wichtig Einzelunternehmen, OHG, KG, stille Gesellschaft Bei Einzelunternehmen ist der Inhaber aufbewahrungspflichtig, bei der...mehr

Begriff Unternehmen unterliegen in verschiedensten Bereichen Aufzeichnungspflichten. Wer sie verletzt, macht sich u. U. strafbar oder muss im Besteuerungsverfahren mit (überhöhten) Schätzungen oder Bußgeldern rechnen. Steuerpflichtige verletzen ihre Aufbewahrungspflichten insbesondere, wenn sie Buchführungs- und andere Aufzeichnungsunterlagen vor Ablauf der Aufbewahrungsfris...mehr

Die Auslegung des Begriffs "Sachbezug" macht detaillierte Aufzeichnungen im Lohnkonto erforderlich. Für die Anwendung der Sachbezugsfreigrenze muss der Arbeitgeber jeden einzeln gewährten Sachbezug im Lohnkonto des Arbeitnehmers unter Angabe des Werts und des Zuflusszeitpunkts festhalten.[1]mehr

Begriff Anzeigepflichten des Arbeitgebers bestehen in verschiedenen, zumeist gesetzlich geregelten Fällen, in denen das Arbeitsverhältnis auch öffentliche Interessen und Gemeinwohlinteressen betrifft bzw. ein besonderes, durch behördliche Aufsicht gesichertes Schutzbedürfnis seitens des Arbeitnehmers besteht. Die Anzeigepflichten dienen zum einen dazu, damit die Arbeitnehmer...mehr

Beschäftigte müssen dem Arbeitgeber alle zur Durchführung des Meldeverfahrens und der Beitragszahlung erforderlichen Angaben machen. Sie haben ihrem Arbeitgeber zusätzlich anzugeben, ob sie neben dem Arbeitsentgelt aus der Beschäftigung weitere beitragspflichtige Einnahmen erhalten. Die Art und die Höhe der Einnahmen muss nicht angegeben werden. Beschäftigte haben ggf. auch U...mehr

Kontoauszüge werden zunehmend nur in digitaler Form von den Banken an die Kunden übermittelt. Teilweise handelt es sich um Unterlagen in Bilddateiformaten (z. B. Kontoauszüge im tif- oder pdf-Format), teilweise auch um Daten in maschinell auswertbarer Form (z. B. als csv-Datei). Da an elektronische Kontoauszüge keine höheren Anforderungen als an elektronische Rechnungen zu s...mehr

Rz. 50 Verlegt eine ausländische Kapitalgesellschaft ihre Geschäftsleitung (§ 12 AO) aus einem Drittstaat ins Inland, führt dies nach dem deutschen internationalen Privatrecht dazu, dass diese Gesellschaft im Inland aufgrund der hier geltenden Sitztheorie nicht rechtsfähig ist.[1] Bei einem Zuzug aus einem Mitgliedstaat der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaft...mehr

Die gesetzlich formlos aufzeichnungspflichtigen Angaben [1] Tag der Anschaffung oder Herstellung, Anschaffungs- oder Herstellungskosten, Vorschrift des ausgeübten steuerlichen Wahlrechts und vorgenommene Abschreibungen im Rahmen einer laufenden Führung sind Tatbestandsmerkmal (Voraussetzung) zur Ausübung der steuerlichen Wahlrechte und Bestandteil der Buchführung.[2] Praxis-Tipp Fe...mehr

Die Finanzverwaltung hat ihre Auslegung in einem BMF-Schreiben [1] zur Maßgeblichkeit kundgetan. Das BMF-Schreiben ist wie folgt gegliedert: Maßgeblichkeit der handelsrechtlichen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung für die steuerliche Gewinnermittlung: Anwendung des § 5 Abs. 1 Satz 1 Halbsatz 1 EStG, Anwendung des § 5 Abs. 1 Satz 1 Halbsatz 2 EStG, Aufzeichnungspflichten. 2.3.1 ...mehr

Die Belegausgabepflicht ist ein wichtiger Bestandteil des Schutzkonzeptes des § 146a Abgabenordnung. Ein Verstoß kann als Indiz dafür gewertet werden, dass den Aufzeichnungspflichten nicht entsprochen wurde. Dies kann eine Schätzung der Besteuerungsgrundlagen zur Folge haben. Außerdem kann ein Verstoß gegen die Belegausgabepflicht ein Indiz sein, dass das Aufzeichnungssystem...mehr

Nach § 22 Abs. 1 und 7 StBerG haben Lohnsteuerhilfevereine innerhalb von sechs Monaten nach Beendigung des Geschäftsjahres eine Geschäftsprüfung vorzunehmen. Der Geschäftsprüfer oder die Geschäftsprüferin hat dem Vorstand des Lohnsteuerhilfevereins unverzüglich schriftlich über das Ergebnis der Prüfung zu berichten (§ 22 Abs. 6 StBerG). Eine Abschrift des vollständigen Prüfu...mehr

Der Arbeitnehmeranteil zur gesetzlichen Sozialversicherung gehört zum steuerpflichtigen Arbeitslohn.[1] Übernimmt der Arbeitgeber über seine gesetzliche Verpflichtung hinaus freiwillig auch den Arbeitnehmeranteil am Gesamtsozialversicherungsbeitrag, liegt ebenfalls steuerpflichtiger Arbeitslohn vor. Der Beitragszuschlag für Kinderlose in der sozialen Pflegeversicherung von 0...mehr

Noch großzügigere Maßstäbe gelten, wenn nach der Lebenserfahrung und den betrieblichen Gegebenheiten so gut wie ausgeschlossen ist, dass die jährlichen Rabatte im Einzelfall den Betrag von 50 EUR bzw. 1.080 EUR übersteigen. Hier wird das Finanzamt dem Befreiungsantrag auch ohne Überwachungsmaßnahmen entsprechen.[1] Zusätzlicher Überwachungsmaßnahmen durch den Arbeitgeber bed...mehr

Sachbezüge sind einzeln zu bezeichnen und unter Angabe des Abgabetags oder bei laufenden Bezügen des Abgabezeitraums, des Abgabeorts und des Entgelts mit den steuerlich maßgebenden Werten anzusetzen. Dieser Wert ist um eine Zuzahlung des Arbeitnehmers zu kürzen. Achtung Sachbezüge unter 50 EUR auch eintragen Der Arbeitgeber muss auch Sachbezüge im Lohnkonto eintragen, die aufg...mehr

Für jeden Beschäftigten sind Entgeltunterlagen zu führen, unabhängig davon, ob er versicherungspflichtig ist. Die Führung der Entgeltunterlagen betrifft also auch versicherungsfreie Beschäftigte (u. a. Minijobber). Die Entgeltunterlagen sind in deutscher Sprache zu führen. Alle Angaben sind vollständig, richtig, in zeitlicher Folge und geordnet vorzunehmen. Die Entgeltunterl...mehr

Die Aufzeichnungspflicht wird verletzt, wenn aus den geführten Entgeltunterlagen die Beschäftigten und/oder deren Arbeitsentgelt nicht mehr hervorgehen oder nur mit unverhältnismäßig großem Verwaltungsaufwand feststellbar sind. Die Sozialversicherungsbeiträge können dann ohne namentliche Benennung der einzelnen Arbeitnehmer auf der Basis der Summe der insgesamt gezahlten Arb...mehr

Die Verordnung über die Berechnung, Zahlung, Weiterleitung, Abrechnung und Prüfung des Gesamtsozialversicherungsbeitrags[1] stellt folgende Mindestanforderungen an den Inhalt der Entgeltunterlagen: den Familiennamen, Vornamen und ggf. das betriebliche Ordnungsmerkmal, das Geburtsdatum, die Anschrift, bei Ausländern aus Staaten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums die Staa...mehr

Begriff Eine wesentliche Grundlage für die Lohnsteuererhebung und die Lohnsteuer-Außenprüfung ist das Lohnkonto. Es weist die für den Lohnsteuerabzug erforderlichen Merkmale eines Arbeitnehmers, die in bar oder als Sachbezug gezahlten Löhne (Bezüge) sowie die Höhe der einbehaltenen Steuerbeträge aus. Deshalb ist der Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, am Ort der Betriebsstä...mehr

Bei lohnsteuerpflichtigen Rabatten, die der Arbeitnehmer von Dritten, z. B. verbundenen Unternehmen, erhält und die der Arbeitgeber nicht selbst ermitteln kann, besteht eine gesetzliche Anzeigepflicht.[1] In diesen Fällen muss der Arbeitnehmer die Höhe der Bezüge für jeden Lohnzahlungszeitraum dem Arbeitgeber am Monatsende angeben.[2] Die Anzeige ist als Beleg zum Lohnkonto ...mehr

Unter bestimmten Voraussetzungen sind für Belegschaftsrabatte Erleichterungen für die Aufzeichnung vorgesehen. Ist durch betriebliche Regelungen und Überwachungsmaßnahmen gewährleistet, dass die jährlichen Personalrabatte den Freibetrag von 1.080 EUR nicht übersteigen, kann das Finanzamt auf Antrag eine Befreiung von Aufzeichnungen zulassen.[1] Dasselbe gilt für den kleinen ...mehr

Arbeitgeber, die das Haushaltsscheckverfahren anwenden, sind für die von ihnen im Privathaushalt beschäftigten Arbeitnehmer von der Führung der Entgeltunterlagen freigestellt. Dies gilt auch für die erweiterte Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG.[1]mehr

Bestimmte staatliche Leistungen hat der Arbeitgeber an den Arbeitnehmer als Lohnersatzleistungen (Bezüge) auszuzahlen. Sie sind zwar steuerfrei[1], unterliegen aber dem sog. Progressionsvorbehalt im Rahmen einer Einkommensteuerveranlagung. Deshalb hat der Arbeitgeber solche Leistungen im Lohnkonto aufzuzeichnen: Kurzarbeitergeld, einschließlich des Saison-Kurzarbeitergeldes –...mehr

Die Einzelangaben gelten auch für die steuerliche Erfassung von Belegschaftsrabatten. Dabei ist die Eintragung als Personalrabatt kenntlich zu machen und ohne Kürzung um den Rabattfreibetrag von 1.080 EUR (Sachbezug) im Lohnkonto aufzuzeichnen. Dadurch wird sichergestellt, dass geldwerte Vorteile aufgrund wiederholter Rabatte dem Lohnsteuerabzug unterliegen, soweit sie im La...mehr

Besondere Aufzeichnungspflichten hat der Arbeitgeber bei betrieblicher Altersversorgung zu beachten. Seine Leistungen für eine Direktversicherung müssen auch für die zutreffende Besteuerung der späteren Versorgungsleistungen beim Arbeitnehmer aufgezeichnet werden. Somit muss anders als beim üblichen Lohnkonto letztlich die gesamte berufliche Biografie eines Arbeitnehmers mit...mehr

Lohnsteuerhilfevereine sind steuerlich als Gewerbebetriebe einzustufen.[1] Liegen die Voraussetzungen des § 141 Abs. 1 AO vor, sind sie zur Buchführung verpflichtet. Die Vorschriften über die Buchführungspflicht gehen den für Lohnsteuerhilfevereine geltenden Aufzeichnungspflichten vor.[2] Liegen die Voraussetzungen für die Buchführungspflicht nicht vor, hat ein Lohnsteuerhilf...mehr