Fachbeiträge & Kommentare zu Datenschutz

In Art. 5 Abs. 1b DSGVO ist das sogenannte Prinzip der Zweckbindung verankert. Dementsprechend ergibt sich aus Art. 17 Abs. 1 DSGVO ein Recht auf "unverzügliche" Löschung der Daten, wenn die Zwecke, für die sie erhoben oder verarbeitet worden sind, nicht mehr vorliegen. Zweckfortfall ist damit eine erste wichtige Fallgruppe, in denen Löschpflichten bestehen. Ein klassisches ...mehr

Die Erfassung und Verarbeitung von allgemein zugänglichen öffentlichen Daten des Bewerbers, insbesondere über das Internet (Soziale Medien) ist zulässig. Die Datenerhebung mittels Fragen (Fragebögen) ist nur zulässig, soweit ein Fragerecht des Arbeitgebers besteht. Allgemeine Intelligenztests, grafologische Untersuchungen, Stresstests oder Genomanalysen sind grundsätzlich un...mehr

Die Bestimmungen des BDSG über die Anforderungen an eine zulässige Datenverarbeitung konkretisieren und aktualisieren den Schutz des Rechts auf informationelle Selbstbestimmung.[1] Rechtsgrundlagen DSGVO und BDSG Das Bundesdatenschutzgesetz wurde zum 25.5.2018 sowie zum 26.11.2019[2] den Vorgaben der DSGVO entsprechend novelliert.[3] Das BDSG regelt in erster Linie die automat...mehr

Zweck des Datenschutzes ist es, den Einzelnen davor zu schützen, dass sein Persönlichkeitsrecht durch den Umgang Dritter mit seinen personenbezogenen Daten verletzt wird (Schutz des "Recht auf informationelle Selbstbestimmung", verfassungsrechtlich gewährleistet durch Art. 2 Abs. 1 GG [1]; auf Unionsebene verankert in Art. 8 Grundrechtscharta EU, Art. 16 AEUV sowie in der DSG...mehr

Angesichts aktueller Rechtsprechung sind insbesondere die nachfolgenden Themengebiete bei der Aufbewahrung von Arbeitnehmerdaten im Hinblick auf das Datenschutzrecht im Auge zu behalten: 4.1 Aufbewahrung von Daten in Papierform Fraglich ist, ob die Vorgaben der DSGVO und des BDSG auch für noch traditionell in Papierform geführte Personalakten gilt. Die Rechtsprechung äußerte Z...mehr

Die arbeitgeberseitigen Aufbewahrungspflichten stehen in direktem Gegensatz zu den gesetzlichen Löschpflichten. Aufbewahrungspflichten können sich aus Gesetz, Satzung, Tarif- oder Individualvertrag ergeben.[1] 2.1 Zweck Im Arbeitsrecht sind Verpflichtungen des Arbeitgebers zur Aufbewahrung von im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis erstellten Unterlagen in erster Linie zur ...mehr

3.2.1 Aufbewahrung bei schutzwürdigen Interessen des Arbeitgebers Neben den gesetzlich geregelten Aufbewahrungspflichten bestehen weitere Fälle, in denen Arbeitgeber ein berechtigtes Interesse daran haben könnten, Daten und Unterlagen ihrer Arbeitnehmer aufzubewahren. So kann eine Löschung unterbleiben, wenn dadurch schutzwürdige Interessen des Betroffenen – sprich des Arbeit...mehr

Arbeitgeber haben für jeden Beschäftigten für jedes Kalenderjahr sämtliche Entgeltunterlagen bis zum Ablauf des auf die letzte sozialversicherungsrechtliche Prüfung nach § 28p SGB IV folgenden Kalenderjahres aufzubewahren.[2] Dies gilt nicht für Beschäftigte in privaten Haushalten.[3]mehr

Im Arbeitsrecht sind Verpflichtungen des Arbeitgebers zur Aufbewahrung von im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis erstellten Unterlagen in erster Linie zur Ermöglichung und Sicherstellung von effektiven Kontrollen durch staatliche Behörden geregelt.mehr

Folgende spezialgesetzliche Regelungen begründen Verpflichtungen des Arbeitgebers zur Aufbewahrung von Informationen: 2.3.1 Entgeltabrechnungen[1] Quittungsbelege über Zahlungen von Arbeitslohn sind 6 bis 10 Jahre aufzubewahren.[2] Die Unterlagen können auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden.[3] Lohnberechnungsunterlagen sind 10 Jahre aufzubewahre...mehr

Eine speziell datenschutzrechtliche Grundlage für das Arbeitsverhältnis existiert (noch) nicht, sodass die allgemeinen Vorschriften, insbesondere die europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) anzuwenden sind. Allerdings enthalten einzelne Landesdatenschutzgesetze Sonderregelungen für Dienst- und Arbeitsverhältnisse.[1] Datenschutz...mehr

§ 26 BDSG ist seit dem 25.5.2018 die einschlägige Spezialregelung für das Arbeitsverhältnis – die Norm basiert auf der entsprechenden Öffnungsklausel des Art. 88 DSGVO. Der vom Gesetz verwendete, weite Begriff des Beschäftigten nach § 26 Abs. 8 BDSG erfasst: Arbeitnehmer Leiharbeitnehmer Auszubildende Arbeitnehmerähnliche Personen einschließlich der Heimarbeiter Beamte, Richter un...mehr

Die früher primär im BDSG gewährten Auskunfts-, Kontroll- und Korrekturrechte des Arbeitnehmers sind durch die Regelungen der DSGVO teils abgelöst worden. Das BDSG enthält dazu jedoch in den §§ 55 ff. BDSG ergänzende Regelungen, sodass hier beide Gesetze beachtet werden müssen. Informations- und Auskunftsrechte des Arbeitnehmers Die DSGVO gewährt umfassende Informationsrechte ...mehr

Unklar ist, wie lange der Arbeitgeber die Unterlagen aufbewahren darf bzw. wann er die Daten spätestens zu löschen hat. Hierzu werden verschiedene Ansichten vertreten. Ausgangsüberlegung ist dabei, dass es dem Arbeitgeber zu gestatten ist, Unterlagen des Arbeitnehmers so lange aufzubewahren, bis er nicht mehr mit der Geltendmachung von Ansprüchen des Arbeitnehmers oder Dritt...mehr

Jede für die Beendigung und die Abwicklung des Arbeitsverhältnisses erforderliche (s. o.) Datenverarbeitung ist zulässig. Die Daten dürfen auch noch nach dem Ausscheiden des Beschäftigten gespeichert bleiben, soweit dafür ein auf das Arbeitsverhältnis bzw. dessen Nachwirkungen bezogenes Bedürfnis besteht. Dies gilt insbesondere für Daten zur weiteren Durchführung und Erfüllu...mehr

In den Anwendungs- und Schutzbereich des BDSG fallen gemäß § 46 Nr. 1 BDSG sämtliche personenbezogenen Daten. Dafür genügt, dass die Identität bspw. des Beschäftigten unmittelbar unter Zuhilfenahme von Zusatzwissen feststellbar ist (Identifizierbarkeit, vgl. § 46 Nr. 1 BDSG)[1], unabhängig davon, ob die Daten als konkret schutzwürdig angesehen werden oder nicht. Nach der Neu...mehr

Die Datenverarbeitung im Arbeitsverhältnis ist gemäß Art. 88 DSGVO, § 26 BDSG nur dann zulässig, wenn sie mit Bezug auf das Arbeitsverhältnis erforderlich ist. Der unbestimmte Rechtsbegriff der Erforderlichkeit ist auch bei der datenschutzrechtlichen Neuregelung in § 26 BDSG vom Gesetzgeber übernommen worden. Damit bleiben die damit verbundenen Konkretisierungsprobleme beste...mehr

Zulässig ist die Datenverarbeitung der sog. Stammdaten des Arbeitnehmers, die für die ordnungsgemäße organisatorische Durchführung des Arbeitsverhältnisses benötigt werden. Dazu gehört auch die Erfassung von Fehlzeiten. Unzulässig soll die Erhebung und Speicherung der privaten Mobilnummer des Arbeitnehmers sein.[1] Der Arbeitgeber hat ein berechtigtes Interesse an der Vollstä...mehr

Gerade vor dem Hintergrund bereits wiederholt in Millionenhöhe verhängter Bußgelder wird ein gutes Aufbewahrungs- bzw. Löschmanagementkonzept für Arbeitnehmerdaten immer bedeutender. Abschreckende Beispiele sind hierbei Fälle mit Millionenbußgeldern bei der "Deutsche Wohnen" und "1&1". Zwar lagen den dortigen Fällen keine arbeitsrechtlichen Datenschutzverstöße zugrunde – die...mehr

In der Eisen- und Stahlindustrie muss ein Verzeichnis über die an arbeitsfreien Sonn- und Feiertagen eingesetzten Arbeitnehmer geführt und für 2 Jahre aufbewahrt werden.[1] Gleiches gilt für die Papierindustrie.[2] Besondere Aufbewahrungsfristen gibt es bei arbeitsmedizinischen Aufzeichnungen oder Unterlagen über Untersuchungen nach der Strahlenschutzverordnung und Röntgenver...mehr

Rechtsstreitigkeiten entstehen häufig auch rund um die Frage der Löschung von Daten der Arbeitnehmer auf Social-Media-Plattformen. Aus der Rechtsprechung geht dazu im Wesentlichen hervor, dass auf der Homepage veröffentlichte Daten des Arbeitnehmers (z. B. Name oder Fotos) umgehend zu löschen sind, wenn der Arbeitnehmer aus dem Unternehmen ausscheidet. Die Pflicht zur Löschun...mehr

Ein Verstoß gegen gesetzliche Aufbewahrungspflichten ist – abhängig von den spezialgesetzlichen Vorschriften – meist bußgeldbewehrt. Wichtige Beispiele hierfür sind: Verstöße gegen Vorgaben des Arbeitnehmerüberlassungsgesetzes werden mit einem Bußgeld von bis zu 500 EUR bestraft.[1] Ein Verstoß gegen den Jugendarbeitsschutz ist mit bis zu 2.500 EUR bußgeldbewehrt.[2] Ein Versto...mehr

Arbeiten Arbeitnehmer über die werktägliche Höchstarbeitszeit von 8 Stunden hinaus, sind Arbeitgeber verpflichtet, die Arbeitszeiten aufzuzeichnen und die dazugehörigen Nachweise aufzubewahren.[2] Außerdem müssen sie ein Verzeichnis über die Arbeitnehmer führen, die nach § 7 Abs. 7 ArbZG der Verlängerung der werktäglichen Arbeitszeit auch ohne Ausgleich aufgrund einer tarifv...mehr

Lohnkonten sind bis zum Ende des 6. Jahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt, aufzubewahren.[2] Hinweis Folgen der Verletzung der Aufbewahrungspflicht Die Verletzung der steuerrechtlichen Aufbewahrungspflicht kann dazu führen, dass die Buchführung nicht als ordnungsgemäß anerkannt wird.[3]mehr

Jeder Arbeitgeber, der Minijobber und kurzfristig Beschäftigte [2] beschäftigt, ist verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dieser Arbeitnehmer spätestens bis zum Ablauf des 7. auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzuzeichnen. Er hat diese Aufzeichnungen mindestens 2 Jahre beginnend ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt...mehr

Für Arbeitnehmer, die als Fahrer oder Beifahrer bei Straßenverkehrstätigkeiten beschäftigt werden, hat der Arbeitgeber die Arbeitszeit i. S. d. Arbeitszeitgesetzes insgesamt aufzuzeichnen und die Aufzeichnungen 2 Jahre aufzubewahren, um die Kontrolle der Einhaltung der Lenk- und Ruhezeiten zu erleichtern.[2] Diese Vorgaben gelten (nur) für Arbeitnehmer, die als Fahrer oder Be...mehr

Gleiches gilt für Entleiher von Leiharbeitnehmern. Auch das Arbeitnehmerentsendegesetz beinhaltet Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten. Den Arbeitgeber (die Arbeitnehmer und ggf. auch angetroffene Dritte) treffen die Mitwirkungspflichten aus § 5 SchwarzArbG sowie die Aufzeichnungs- und Bereitstellungspflichten aus §§ 18 und 8 AEntG.[2] Zu den Unterlagen, die ein Arbeitge...mehr

Soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, ist die Speicherung der Arbeitnehmerdaten durch § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG legitimiert.[1] Personenbezogene Daten von Beschäftigten dürfen auch nach der Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses verarbeitet werden, wenn dies für die Ausübung oder Erfüllung der sich aus einem Gesetz, einem Tarifvertrag oder einer Kollektivvere...mehr

Neben den gesetzlich geregelten Aufbewahrungspflichten bestehen weitere Fälle, in denen Arbeitgeber ein berechtigtes Interesse daran haben könnten, Daten und Unterlagen ihrer Arbeitnehmer aufzubewahren. So kann eine Löschung unterbleiben, wenn dadurch schutzwürdige Interessen des Betroffenen – sprich des Arbeitgebers – beeinträchtigt werden würden.[1] Besonders relevant ist d...mehr

Das JArbSchG sieht die Pflicht zur ärztlichen Begutachtung der Jugendlichen vor Aufnahme einer Tätigkeit und in deren Verlauf vor.[2] Mithilfe dieser Untersuchungen soll gesundheitlichen Schädigungen der Jugendlichen durch die Beschäftigung vorgebeugt werden. Arbeitgeber von Jugendlichen haben die anlässlich der Untersuchungen erstellten ärztlichen Bescheinigungen bis zur Be...mehr

Fraglich ist, ob die Vorgaben der DSGVO und des BDSG auch für noch traditionell in Papierform geführte Personalakten gilt. Die Rechtsprechung äußerte Zweifel. "In Art. 2 Abs. 1 und Art. 4 Nr. 6 DSGVO wird der Begriff der Dateisysteme zugrunde gelegt. Unabhängig von der Frage, ob dieser Begriff zwischen automatisierten und nicht automatisierten Vorgängen unterscheidet (dazu et...mehr

Maßgeblich im Bereich des Datenschutzrechts sind vor allem die Bestimmungen der Art. 82, 83 DSGVO. Danach ziehen Ordnungswidrigkeitstatbestände [1], die abhängig von dem jeweiligen formellen oder materiellen datenschutzrechtlichen Verstoß Bußgelder von bis zu 10 Mio. EUR oder 2 % des weltweit erzielten Jahresumsatzes, bzw. bis zu 20 Mio. EUR oder 4 % des weltweit erzielten Jah...mehr

Weitgehend Klarheit hinsichtlich der Löschpflichten besteht, soweit klare gesetzliche oder vertragliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Bis zum Ende der Aufbewahrungsfristen muss (und darf) der Arbeitgeber die Daten nicht löschen. Im Übrigen ist eine sofortige Löschung dann nicht notwendig, wenn ein berechtigtes Interesse an der weiteren Datenverarbeitung besteht, beispielsw...mehr

Hinweis Defintion: Aufbewahrungspflicht Aufbewahrungspflicht meint die Pflicht des Arbeitgebers, bestimmte geschäftliche Unterlagen in einer geordneten Form aufzubewahren, um diese bei einem berechtigten Verlangen Dritter, beispielsweise einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt, vorlegen zu können.[1] Während des bestehenden Arbeitsverhältnisses trifft den Arbeitgeber neben d...mehr

Arbeitgeber in den Schwarzarbeitsbekämpfungsbranchen sind verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dieser Arbeitnehmer spätestens bis zum Ablauf des 7. auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzuzeichnen.[2] Auch sie haben diese Aufzeichnungen mindestens 2 Jahre beginnend ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt aufzubewahren...mehr

Quittungsbelege über Zahlungen von Arbeitslohn sind 6 bis 10 Jahre aufzubewahren.[2] Die Unterlagen können auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden.[3] Lohnberechnungsunterlagen sind 10 Jahre aufzubewahren, soweit sie für die Besteuerung Bedeutung haben.[4] Gleiches gilt für Bücher, Inventare und Bilanzen. Die Aufbewahrung auf Bild- oder Datenträg...mehr

Aufbewahrungspflichten einerseits und Löschpflichten andererseits stehen sich in einem Spannungsverhältnis gegenüber. Dieses Spannungsverhältnis hat der Gesetzgeber für die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten mit § 26 BDSG aufgelöst. Bei anderen Aufbewahrungsinteressen des Arbeitgebers bestehen jedoch weiterhin offene Fragen, die bislang weitestgehend auch noch keiner höchst...mehr

§ 165 SGB VII regelt die Unternehmerpflicht zum Nachweis der Entgelte als Beitragsfaktoren[2], auf deren Kenntnis die Unfallversicherungsträger für die Beitragsberechnung angewiesen sind.[3] Für die nach Abs. 1 und 2 zu erbringenden Nachweise besteht eine Aufbewahrungspflicht von 5 Jahren.[4]mehr

Für die Entfernung von Abmahnungen aus der Personalakte gibt es keine gesetzliche Frist. Während des Bestehens des Arbeitsverhältnisses wird man bei leichten Pflichtverstößen eine Entfernungspflicht nach 3 Jahren annehmen können, wenn keine weiteren Verstöße hinzugekommen sind. Allerdings kann eine Abmahnung für eine spätere Interessenabwägung bei einer verhaltensbedingten K...mehr

Das MuSchG sieht verschiedene Mitteilungs- und Dokumentationspflichten des Arbeitgebers betreffend schwangerer und stillender Arbeitnehmerinnen vor. Unterlagen, aus denen der Name der beschäftigten schwangeren oder stillenden Frau, die Art und der zeitliche Umfang ihrer Beschäftigung, die Entgelte, die an sie gezahlt worden sind, die Ergebnisse der mutterschutzrechtlichen Ge...mehr

Die weitgehenden Sanktions- und Schadensersatzvorschriften verdeutlichen die Notwendigkeit eines gut strukturierten Löschmanagementkonzepts, das einerseits die gesetzlich normierten oder zur Wahrung der Interessen notwendigen Aufbewahrungspflichten berücksichtigt, andererseits aber auch den Löschzeitpunkt bestimmt, ab dem die Daten nicht mehr für die Abwicklung des Arbeitsve...mehr

Zeile 52 Ein Erstattungsbetrag (Zeile 52) wird nach Zustimmung[1] ohne besonderen Antrag vom Finanzamt auf das ihm benannte Konto überwiesen oder ggf. mit Steuerschulden verrechnet.[2] Hat der Steuerpflichtige dem Finanzamt ein unrichtiges Konto angegeben, trägt er die Verlustgefahr, wenn das Finanzamt einen Erstattungsbetrag im beleglosen Datenträgeraustauschverfahren auf di...mehr

Problemüberblick Im Fall streiten die Verwaltung und ein Wohnungseigentümer, ob, wie und wann dem Mieter des Wohnungseigentümers Einsicht in die Verwaltungsunterlagen zu gewähren ist. Einsichtnahme durch Mieter Mieter müssen Nachzahlungen auf Nebenkosten erst dann leisten, wenn ihnen auf Verlangen Einsicht in die Originalbelege gewährt wurde. Dem Mieter steht gegenüber der Nach...mehr

Zusammenfassung Die NIS-2-Richtlinie, die bis Oktober 2024 in deutsches Recht umgesetzt werden muss, verschärft die Cybersicherheitspflichten für Unternehmen, auch für diejenigen, deren Geschäftsmodelle weder digital noch datenintensiv sind. IT-Sicherheit wird damit zum Compliance-Thema. Mit Blick auf die durch die NIS-2-Richtlinie neu eingeführte nicht delegierbare Verantwor...mehr

Die Leistungsklage hat Erfolg! K sei berechtigt, Einsicht zu nehmen. Er sei ferner berechtigt, seine gegenwärtigen und ehemaligen Mieter zur Ausübung seines Rechtes zu ermächtigen. Der Anspruch aus § 18 Abs. 4 WEG sei kein höchstpersönliches Recht, sodass es grundsätzlich durch Dritte ausgeübt werden könne. Bei der Delegation sei ein Wohnungseigentümer nicht verpflichtet, le...mehr

Der vermietende Wohnungseigentümer K erstellt auf Grundlage der Einzeljahresabrechnung 2020 die Betriebskostenabrechnung für das Jahr 2019. Mieter M fordert vor einer Zahlung von K eine Belegeinsicht. Da K die entsprechenden Belege nicht hat, ermächtigt er M, in die Verwaltungsunterlagen der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer Einsicht zu nehmen. Die Verwaltung verweigert M ...mehr

Am 25.5.2018 ist die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in Kraft getreten. Das bislang in Deutschland geltende Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) wurde überarbeitet und gilt neben den Regelungen der DSGVO auch für alle privaten Vermieter, Hausverwalter und Makler. Alle privaten Prozesse eines privaten Vermieters unterliegen dem Anwendungsbereich dieser Verordnung, und zwar unab...mehr

Die Verarbeitung von Daten aus einer fernablesbaren Ausstattung zur Verbrauchserfassung darf nur erfolgen, soweit dies für folgende Zwecke zwingend erforderlich ist, nämlich zur Erfüllung der verbrauchsabhängigen Kostenverteilung und zur Abrechnung mit dem Nutzer nach § 6 HeizKV und zur Erfüllung der Informationspflichten nach § 6a HeizKV Außerdem dürfen der Abruf und die Ve...mehr

Auch die Weitergabe von Daten an Dritte wie Handwerker oder andere Mieter ist eine Datenverarbeitung und darf, wenn keine Einwilligung der Person vorliegt, laut der ihre Daten verarbeitet werden dürfen, nur erfolgen, wenn eine Rechtsgrundlage dies gestattet. Der Dritte ist selbst verantwortlich für den ordnungsgemäßen Umgang mit den Daten. Vorsorglich sollte der Vermieter den...mehr

Beim Ablesen der Verbrauchsdaten für Heizung und Warmwasser handelt es sich um eine Datenverarbeitung; dafür braucht es eine Rechtsgrundlage. In Betracht kommt Vertragserfüllung gemäß Art. 6 Abs. 1b DSGVO, da die Datenerhebung zur Erfüllung der mietvertraglichen Abrechnungspflicht des Vermieters erforderlich ist. Die Mieter und mögliche Mitbewohner müssen über die Datenerheb...mehr