Fachbeiträge & Kommentare zu Dienstreise

Beträgt der Gesamtwert der vom Arbeitgeber unmittelbar oder mittelbar gewährten Speisen und Getränke nicht mehr als 60 EUR, handelt es sich um eine übliche Bewirtung. Beim Arbeitnehmer wird auf die Besteuerung des hieraus resultierenden geldwerten Vorteils verzichtet, wenn der Arbeitnehmer seinerseits für die dienstliche Reisetätigkeit dem Grunde nach eine Verpflegungspausch...mehr

Fehlt eine solche Regelung, ist auf die gesetzliche Regelung der §§ 670, 675 BGB zurückzugreifen.[1] Der Arbeitgeber ist verpflichtet, dem Arbeitnehmer analog §§ 670, 675 BGB diejenigen Reisekosten als Auslagenersatz zu ersetzen, die der Arbeitnehmer bei Ausführung der ihm übertragenen Arbeit gemacht hat und die er den Umständen nach für erforderlich halten durfte.[2] Im öff...mehr

Auch ein vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellter Snack oder Imbiss (z. B. belegte Brötchen, Kuchen, Obst), der während einer auswärtigen Tätigkeit gereicht wird, kann eine Mahlzeit sein, die zur Kürzung der Verpflegungspauschale führt.[1] Eine feste zeitliche Grenze für die Frage, ob ein Frühstück, Mittag- oder Abendessen zur Verfügung gestellt wird, gibt es nicht. Maßstab ...mehr

Begriff Die gesetzlichen Reisekostenbestimmungen verzichten auf unterschiedliche Reisekostenarten. Sämtliche reisekostenrechtlich relevanten Auswärtssachverhalte (Dienstreise, Einsatzwechseltätigkeit, Fahrtätigkeit) werden unter dem gemeinsamen Reisekostenbegriff "berufliche Auswärtstätigkeit" zusammengefasst. Eine berufliche Auswärtstätigkeit liegt immer dann vor, wenn der ...mehr

Die Regelung der unentgeltlichen Verpflegung betrifft ausschließlich die unmittelbare oder mittelbare (d. h. veranlasste) unentgeltliche Verpflegung durch den Arbeitgeber während einer beruflichen Auswärtstätigkeit. Nimmt der Arbeitnehmer an einer geschäftlichen Bewirtung oder einem Arbeitsessen eines Dritten teil, fehlt es an einer Bewirtung durch den Arbeitgeber. Typische ...mehr

Stehen dem Arbeitnehmer für die berufliche Auswärtstätigkeit bereits dem Grunde nach keine Verpflegungsmehraufwendungen zu, weil er die 8-Stundengrenze nicht erreicht oder die 3-Monatsfrist überschritten ist, und damit eine Kürzung des Werbungskostenabzugs beim Arbeitnehmer ausscheidet, verlangt der Gesetzgeber wie bisher die Besteuerung der vom Arbeitgeber unentgeltlich ode...mehr

Abschließend bleibt die lohnsteuerliche Behandlung der vom Arbeitgeber – unmittelbar oder mittelbar – anlässlich einer beruflicher Auswärtstätigkeiten gewährten Mahlzeiten, deren Gesamtwert 60 EUR überschreitet. Bei solchen unüblichen Mahlzeiten wird von Gesetzeswegen unterstellt, dass es sich um sog. Belohnungsessen handelt. Ansatz der amtlichen Sachbezugswerte ausgeschlosse...mehr

Eine bedeutsame Rechtsänderung durch das gesetzliche Reisekostenrecht ergibt sich, wenn der Arbeitnehmer während seiner beruflichen Auswärtstätigkeit durch den Arbeitgeber verpflegt wird. An dem bisherigen System, dass die Arbeitgeberbewirtung durch den Ansatz eines geldwerten Vorteils erfasst wird und im Gegenzug die lohnsteuerlichen Verpflegungspauschbeträge vom Arbeitnehm...mehr

Nicht zu den Reisenebenkosten gehören z. B. Essengutscheine von Raststätten bzw. Autohöfen; Aufwendungen für bürgerliche Kleidung, auch wenn die Kleidungsstücke ausschließlich beruflich genutzt werden oder einer besonders hohen Abnutzung unterliegen.[1] Nicht abziehbar sind nach herrschender Meinung auch Kleidungsstücke, die nur für eine Reise in ein Gebiet mit extremen klimat...mehr

Die gesetzliche Regelung der lohnsteuerlichen Verpflegungssätze gilt dem Prinzip nach auch für Reisen ins Ausland. Der Ansatz von Verpflegungskosten ist danach nur in Form von Pauschbeträgen begünstigt. Wie bei Inlandsreisen sind eine 3-Monatsfrist sowie zeitlich gestaffelte Auslandstagegelder zu beachten. Die Höhe der Pauschbeträge unterscheidet darüber hinaus, in welches L...mehr

Sachverhalt Ein Berufskraftfahrer startet, ohne zu übernachten, am Montag um 20:00 Uhr eine Tour im Inland, die am Dienstag um 4:30 Uhr beendet wird. Am gleichen Tag muss er zusätzlich von 18:00 Uhr bis 22:15 Uhr noch eine Auslieferung vornehmen. Alle Zeiten gelten von und bis zur Wohnung. Die gesetzlich vorgeschriebene Lenkpause und die Ruhezeiten werden eingehalten. In welc...mehr

Mangels ausdrücklicher gesetzlicher Festlegung ist nach den Regelungen in den Lohnsteuer-Richtlinien zu verfahren.[1] Als Reisenebenkosten kommen u. a. in Betracht: Beförderung, Versicherung und Aufbewahrung von Gepäck; Ferngespräche, Telegramme und Schriftverkehr beruflichen Inhalts mit dem Arbeitgeber oder mit Geschäftspartnern sowie Telefongespräche privaten Inhalts zur Kont...mehr

Zahlt der Arbeitnehmer für die gewährte Mahlzeit ein Entgelt (verbilligte Verpflegung), mindert dieses den von der Verpflegungspauschale abzuziehenden Kürzungsbetrag (Kürzung der Kürzung). Der Zuzahlungsbetrag bezieht sich jeweils auf eine konkrete Mahlzeit. Dies bedeutet, dass bei einer Zuzahlung des Arbeitnehmers für eine bestimmte unter mehreren gewährten Mahlzeiten eine Ü...mehr

Obgleich dem Ansatz eines geldwerten Vorteils für Arbeitgeberbewirtungen bis zu 60 EUR wegen der im Normalfall vorrangig zu beachtenden Kürzung des Werbungskostenabzugs bei Auswärtstätigkeiten in der Praxis keine allzu große Bedeutung zukommen dürfte, hat der Gesetzgeber eigens hierfür eine Pauschalierungsvorschrift eingeführt.[1] Der Arbeitgeber kann im Falle der Besteuerun...mehr

Begriff Reisekosten sind unter dem Oberbegriff "berufliche Auswärtstätigkeit" zusammengefasst. Zu den Reisekosten gehören Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten, die durch eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers entstehen. Die Kernfrage des Reisekostenrechts ist, ob ein Arbeitnehmer eine sog. erste Tätigkeit...mehr

Steuer- und damit beitragspflichtige Reisekosten stellen laufendes Arbeitsentgelt dar. Sie sind daher grundsätzlich dem Entgeltabrechnungszeitraum zuzuordnen, in dem die Dienstreise durchgeführt wurde. Die Spitzenverbände der Sozialversicherungsträger halten es aber auch für zulässig, diese beitragspflichtigen Reisekosten erst im nächsten oder übernächsten Entgeltabrechnungs...mehr

Die Versicherungsbeiträge, die im Zeitpunkt der Leistungsgewährung als Arbeitslohn zufließen, sind bei gemischten Unfallversicherungen aufzuteilen.[1] Soweit das Unfallrisiko bei Auswärtstätigkeiten abgedeckt wird, ist die anteilige Versicherungsprämie steuerfreier Reisekostenersatz. Praxis-Tipp Steuerfreiheit unabhängig von tatsächlicher Auswärtstätigkeit Bei Leistungen aus e...mehr

Damit das Finanzamt eine eventuelle Kürzung der Verpflegungspauschalen bei der Einkommensteuerveranlagung erkennen kann, gilt eine Bescheinigungspflicht.[1] Im Lohnkonto und in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung hat der Arbeitgeber den Großbuchstaben M aufzuzeichnen bzw. zu bescheinigen, sofern der Arbeitnehmer im Rahmen einer beruflichen Auswärtstätigkeit vom Arbeit...mehr

Nutzungsentgelte, die der Arbeitnehmer für die Überlassung eines Dienstwagens an seinen Arbeitgeber bezahlt, mindern den geldwerten Vorteil. Dies gilt sowohl für die 1-%-Regelung als auch für die Fahrtenbuchmethode. Das BMF grenzt in einem Schreiben die anrechenbaren Nutzungsentgelte von den übrigen auf den geldwerten Vorteil "Dienstwagen" nicht anrechenbaren Beteiligungen d...mehr

Benutzt der Arbeitnehmer für seine beruflichen Auswärtstätigkeiten öffentliche Verkehrsmittel, dürfen die tatsächlich angefallenen Kosten steuerfrei ersetzt werden. Das Entsprechende gilt für den Betriebsausgabenabzug, wenn der Unternehmer Geschäftsreisen z. B. mit der Bahn oder dem Flugzeug unternimmt. Die Aufwendungen müssen in beiden Fällen durch entsprechende Belege nachge...mehr

Übernachtungspauschalen dürfen nicht angewendet werden, wenn eine Übernachtung im Fahrzeug (Schlafkoje usw.) stattfindet.[1] Stattdessen kann der Arbeitnehmer die in diesen Fällen anfallenden Kosten, etwa die Gebühren für die Benutzung von Dusch- und Sanitäreinrichtungen auf Rastplätzen, als Reisenebenkosten in Anspruch nehmen. Voraussetzung ist, dass der Berufskraftfahrer d...mehr

Unabhängig davon, ob ein befristeter oder unbefristeter Zeitarbeitsvertrag geschlossen wird, ist von einer dauerhaften Auswärtstätigkeit im Sinne der ersten Tätigkeitsstätte beim Entleiher dann auszugehen, wenn der Arbeitnehmer aufgrund der vertraglichen Vereinbarungen während seines Zeitarbeitsverhältnisses nur an ein Unternehmen überlassen werden kann und damit für die ges...mehr

Reisekosten sind arbeitsrechtlich sämtliche Aufwendungen des Arbeitnehmers anlässlich einer im Interesse des Arbeitgebers erbrachten und vom Arbeitnehmer geschuldeten Reisetätigkeit wie z. B. Fahrt-, Verpflegungs- und Übernachtungskosten. Der Begriff der Reisekosten ist arbeitsrechtlich nicht definiert, seine Verwendung in Individualarbeitsverträgen oder Kollektivvereinbarun...mehr

4.4.3.1 Kürzung der Verpflegungspauschale Beträgt der Gesamtwert der vom Arbeitgeber unmittelbar oder mittelbar gewährten Speisen und Getränke nicht mehr als 60 EUR, handelt es sich um eine übliche Bewirtung. Beim Arbeitnehmer wird auf die Besteuerung des hieraus resultierenden geldwerten Vorteils verzichtet, wenn der Arbeitnehmer seinerseits für die dienstliche Reisetätigkei...mehr

Für geschäftliche Bewirtungen durch den Arbeitgeber, wenn also Fremde beteiligt sind, etwa Kunden oder Geschäftspartner, ist ebenfalls kein Arbeitslohn zu erfassen. Dasselbe gilt für den geldwerten Vorteil eines außergewöhnlichen Arbeitsessens des Arbeitgebers (60-EUR-Grenze[1]), der weiterhin nicht als Arbeitslohn zu erfassen ist.[2] Die Abgabe der Mahlzeit erfolgt hier in ...mehr

Die Steuerbefreiung der vom Arbeitgeber ersetzten Reisekosten setzt voraus, dass der Arbeitnehmer seinem Arbeitgeber Art und Anlass der beruflichen Tätigkeit, die Reisedauer und den Reiseweg aufzeichnet. Bei Benutzung eines arbeitnehmereigenen Pkw ist darüber hinaus die Anzahl der gefahrenen Kilometer anzugeben. Aufzeichnung im Lohnkonto Der Arbeitnehmer hat seinem Arbeitgeber ...mehr

Ob und in welchem Umfang Reisekosten zu erstatten sind, beurteilt sich nach der Auslegung der jeweiligen Anspruchsgrundlage.[1] In Betracht dafür kommen vorrangig der Arbeitsvertrag sowie Betriebsvereinbarungen und Tarifverträge. Formularmäßig verwendete Reisekostenerstattungsklauseln in Arbeitsverträgen unterliegen dabei der Inhaltskontrolle gemäß §§ 305 ff. BGB. Ein vollko...mehr

Eine gesetzlich einschneidende Änderung gilt für die Fahrtkosten bei bestimmten Arbeitnehmern ohne erste Tätigkeitsstätte.[1] Anordnung des dauerhaften Sammel- bzw. Treffpunktorts durch den Arbeitgeber Arbeitnehmer, die keine erste Tätigkeitsstätte haben, aufgrund Anweisung des Arbeitgebers aber dauerhaft denselben Ort aufsuchen müssen, um von dort typischerweise die arbeitstä...mehr

Bei einer mehrtägigen Auslandsreise richtet sich das jeweilige Auslandstagegeld nach dem Land, das der Arbeitnehmer vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht. Liegt dieser Ort im Inland, weil es sich um den Rückreisetag einer mehrtägigen Auslandsreise handelt, ergibt sich das zutreffende Auslandstagegeld nach den für eintägige Reisen geltenden Regeln. Für Rückreisetage ist also a...mehr

Nach Ablauf von 48 Monaten einer Reisekostentätigkeit am selben auswärtigen Beschäftigungsort im Inland gilt die Obergrenze von 1.000 EUR pro Monat. Die 48-Monatsfrist ist nicht zu prüfen, wenn die auswärtige Tätigkeitsstätte nur an 2 Tagen wöchentlich aufgesucht wird, da eine berufliche Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte nur dann vorliegt, wenn der Arbeitnehmer mit ein...mehr

Arbeitnehmer, die ihre Tätigkeit nahezu ausschließlich auf Fahrzeugen ausüben, fallen ebenfalls unter den Reisekostenbegriff der beruflichen Auswärtstätigkeit. Auch wenn sie keine erste Tätigkeitsstätte im Betrieb begründen, gelten für ihre Auswärtstätigkeiten auf Fahrzeugen dieselben Reisekostenregelungen wie bei Arbeitnehmern, die am jeweiligen Betriebssitz eine erste Täti...mehr

Überblick Reisekosten sind Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten, wenn diese durch eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers entstehen. Die Reisekostendefinition entspricht der von der Rechtsprechung entwickelten Begriffsbestimmung, nach der ausschließlich Mehraufwendungen begünstigt sind, die durch eine beru...mehr

Übernachtungspauschalen dürfen nicht angewendet werden, wenn eine Übernachtung im Fahrzeug (Schlafkoje usw.) stattfindet.[1] Stattdessen kann der Arbeitnehmer die in diesen Fällen anfallenden Kosten, etwa die Gebühren für die Benutzung von Dusch- und Sanitäreinrichtungen auf Rastplätzen, als Reisenebenkosten in Anspruch nehmen. Voraussetzung ist, dass der Berufskraftfahrer d...mehr

Aufwendungen, die nicht Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte sind, können nach dem Wortlaut des Gesetzes in tatsächlicher Höhe angesetzt werden. Bei Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel können dem Arbeitnehmer die tatsächlichen Aufwendungen steuerfrei erstattet werden. Das gilt auch, wenn er in Bahn oder Flugzeug die 1. Klasse benutzt und für bestimmte Fahrte...mehr

Die Beschränkung der ersten Tätigkeitsstätte auf ortsfeste Einrichtungen bedeutet nicht, dass der Personenkreis der ausschließlich auf Fahrzeugen eingesetzten Arbeitnehmer keine Reisekosten erhalten kann. Entscheidend für das Vorliegen einer begünstigten Auswärtstätigkeit ist, dass der Arbeitnehmer bei seiner konkreten Arbeitsausübung nicht an einer ersten Tätigkeitsstätte t...mehr

Bei Flugreisen gilt ein Land in dem Zeitpunkt als erreicht, in dem das Flugzeug dort landet. Für die Frage, welches Land der Flugreise während einer mehrtägigen Auslandsreise vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht wird, ist deshalb auf den Zeitpunkt der Landung abzustellen; Zwischenlandungen bleiben hierbei unberücksichtigt. Erstreckt sich eine Flugreise über mehr als 2 Kalende...mehr

Seit 2014 dürfen Arbeitnehmer, die keine erste Tätigkeitsstätte haben, aber aufgrund einer Anweisung des Arbeitgebers dauerhaft denselben Ort aufsuchen müssen, um von dort typischerweise die arbeitstägliche berufliche Tätigkeit aufzunehmen, für diese Fahrten nur noch die Entfernungspauschale anwenden.[1] Die Fahrten von Zuhause zum arbeitsrechtlich festgelegten Ort der tägli...mehr

Unfallversicherungen sehen regelmäßig Leistungen bei Unfällen im privaten Bereich als auch im beruflichen Bereich vor. Umfasst der Versicherungsschutz auch das Unfallrisiko im Rahmen einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit, bleibt dieser Teil des Versicherungsbeitrags als Reisenebenkostenersatz lohnsteuerfrei.[1] Beiträge, die auf das übrige berufliche Unfallrisiko en...mehr

Begriff Versicherungsbeiträge des Arbeitgebers zu einer freiwilligen Gruppenunfallversicherung gehören zum lohnsteuerpflichtigen Arbeitslohn der begünstigten Arbeitnehmer. Sie sind in begrenztem Umfang steuerfrei, wenn auch das Unfallrisiko bei Auswärtstätigkeiten abgesichert ist. Unter bestimmten Voraussetzungen können steuerpflichtige Versicherungsbeiträge im Zeitpunkt der...mehr

Erhält der Arbeitnehmer während einer beruflichen Auswärtstätigkeit übliche Mahlzeiten (Gesamtwert bis 60 EUR) vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung durch einen Dritten gestellt, ist hierfür ein geldwerter Vorteil anzusetzen, wenn der Arbeitnehmer keinen Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand hat. Im Rahmen der 60-EUR-Grenze ist die Arbeitnehmerbewirtung mit dem amtliche...mehr

Treffpunktfahrten sind keine Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte, sondern fallen unter den Reisekostenbegriff der beruflichen Auswärtstätigkeit. Der gleichbleibende Treffpunkt erfüllt nicht die Voraussetzungen einer "betrieblichen Einrichtung" i. S. d. Arbeitsstättenbegriffs. Keine Fiktion einer ersten Tätigkeitsstätte Arbeitnehmer ohne erste Tätigkeitsstätte ...mehr

Die 2-Tage-Regel geht von einer klassischen 5-Tagewoche aus. Bei Teilzeitkräften können deshalb auch weniger als 3 Auswärtstage am selben Einsatzort die 3-Monatsfrist in Gang setzen. Entscheidend ist, dass die Außendienst-Tage gegenüber den Innendienst-Tagen überwiegen. Bei einer 3-Tagewoche reichen demzufolge bereits 2 Auswärtstage an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte ...mehr

Ohne Einzelnachweis dürfen anstelle der tatsächlich pro Kilometer nachgewiesenen Kosten für das Fahrzeug auch pauschale Kilometersätze angesetzt werden, die sich an der jeweils aktuellen Wegstreckenentschädigung des Bundesreisekostengesetzes (BRKG) orientieren. Hiernach kann der Arbeitnehmer folgende Pauschalbeträge in Anspruch nehmen:mehr

Die Beschränkung der ersten Tätigkeitsstätte auf ortsfeste Einrichtungen bedeutet nicht, dass der Personenkreis der ausschließlich auf Fahrzeugen eingesetzten Arbeitnehmer vom Reisekostenansatz ausgeschlossen ist. Entscheidend für das Vorliegen einer begünstigten Auswärtstätigkeit ist, dass der Arbeitnehmer bei seiner konkreten Arbeitsausübung nicht an seiner ersten Tätigkeit...mehr

Die Reisekostendefinition ist untrennbar mit der Prüfung der ersten Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers verbunden. Nur wenn die tatsächliche Arbeitsstätte nicht zugleich auch die erste Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers darstellt, können Reisekosten gewährt werden. Die erste Tätigkeitsstätte entscheidet darüber, ob der jeweilige berufliche Einsatz eine unter die Reisekosten fal...mehr

Die nachteilige gesetzliche Fiktion der Entfernungspauschale erfasst in gleicher Weise die arbeitstäglichen Fahrten in ein weiträumiges Arbeitsgebiet. Als erste Tätigkeitsstätte kommt nur eine ortsfeste betriebliche Einrichtung des Arbeitgebers, eines Konzernunternehmens oder eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten infrage. Der Arbeitnehmer ist aber bezüglich seiner Einsätz...mehr

Sachverhalt Eine Lkw-Fahrerin ist an 6 Tagen je Woche mit Nachtfahrten von abends bis morgens unterwegs. Abends fährt sie von der Wohnung zum Lkw-Depot, übernimmt den Lkw, fährt ihre Tour und stellt das Fahrzeug morgens wieder im Depot ab. Anschließend fährt sie zur Wohnung. Mit den nachfolgenden Zeiten ist sie von ihrer Wohnung abwesend.mehr

In den Fällen, in denen die Rückreise nach einer mehrtägigen Auswärtstätigkeit über 24 Uhr hinaus andauert, ist für den Tag des Beginns der Rückreise wegen der 24-stündigen Abwesenheit die volle Verpflegungspauschale von 28 EUR zu gewähren. Der Tag der Ankunft an der Wohnung oder am Arbeitgeberbetrieb ist der Abreisetag für den eine Verpflegungspauschale von 14 EUR für diese...mehr

Zulässig ist auch die Nachweisführung durch ein elektronisches Fahrtenbuch, das alle Fahrten automatisch mit Datum, Kilometerstand und Fahrtziel erfasst. Der Arbeitnehmer muss den dienstlichen Reisezweck bzw. den besuchten Geschäftspartner manuell ergänzen.[1] Es reicht nicht aus, dass die Fahrten mit den per GPS ermittelten Geo-Daten zeitnah aufgezeichnet worden sind. Keine ...mehr

Die DBA mit mehreren Nachbarstaaten enthalten spezielle Grenzgänger-Regelungen. So sehen die DBA mit Frankreich[1] und Österreich im Grundsatz vor, dass das Besteuerungsrecht für Grenzgänger grundsätzlich dem Wohnsitzstaat zusteht. Voraussetzung ist, dass die Grenzgänger innerhalb einer bestimmten Grenzzone im Tätigkeitsstaat arbeiten und innerhalb der Grenzzone im Ansässigk...mehr