Standardisierung von Prozessen ‒ Nutzen, Implementierung & Trends

Der Nutzen von Prozessstandards

Unternehmensweite Standard-Softwarelösungen wie SAP sind in sehr vielen Unternehmen in Verwendung. Doch welchen Mehrwert bringen „Geschäftsmodellbasierte Prozessstandards in SAP“ einem Unternehmen und was sollte bei der Implementierung beachtet werden? Antworten auf diese und weitere Fragen gab Christian Daxböck, Partner bei Horváth & Partners, in seinem Vortrag „Process Excellence durch Standardisierung ‒ Nutzen, Implementierung & Trends“.

In Bezug auf Anforderungen an Prozesse sehen sich Unternehmen mit einer Fülle unterschiedlichster Herausforderungen konfrontiert. Sollen Prozesse unter anderem

• eine hohe Skalierbarkeit sicherstellen,
• ein international ausgerichtetes Wachstum fördern sowie
• die Effizienz trotz steigender Komplexität des Geschäftsumfeldes kontinuierlich gewährleisten.

Standardisierte Geschäftsprozesse basierend auf SAP erleichtern die Bewältigung dieser Aufgaben, in dem sie vor allem Struktur und Transparenz ermöglichen. Durch die Standardisierung und Harmonisierung von Prozessen kann so die Effizienz in Form eines reduzierten Zeitbedarfs und der damit verbundenen Kosten, gesteigert werden. Zeitgleich führen Prozessstandards dazu, dass die Einbindung neuer Prozesse, Firmenbereiche sowie das On-boarding neuer Mitarbeiter erleichtert wird.

Die Leitplanken: Steuerungs- und Geschäftsmodell

Das zugrundeliegende Steuerungs- und Geschäftsmodell des Unternehmens gibt wesentliche Leitplanken und Rahmenbedingungen vor. Die zu definierenden Prozesse differenzieren sich nach den Geschäftsmodellen ‒ wenn erforderlich ‒ und werden durch Prozessziele, Verantwortlichkeiten sowie definierte Kennzahlen unterstützt. Prozesse haben sich daher an diesen Leitplanken zu orientieren, um so die Strategien des Unternehmens in optimaler Form effizient zu unterstützen.

Definition von Prozessstandards

Für die Definition standardisierter Soll-Prozesse können Industrie-spezifische Referenzprozesse herangezogen werden. Abhängig vom Projekt Scope wird zwischen Steuerungsprozessen, Support-Prozessen sowie der operativen Kernprozesse unterschieden. Im nachfolgenden Roll-Out der neu definierten Prozesse ist wie üblich eine geeignete Pilotphase zu beschreiten, um so kritische Fehler vor einem umfänglichen Go-Live zu entdecken und ausräumen zu können.

Kritische Faktoren für eine effektive Prozessoptimierung

Welche Faktoren und Umstände erfolgskritisch für die effektive Umsetzung einer Prozessstandardisierung sein können, berichtete Christian Daxböck zum Abschluss seines Vortrags:

• Geschäftsstrategie, -modelle und Steuerungskonzepte müssen als Basis zur Definition von Verantwortlichkeiten und Prozessstrukturen gesehen werden.
• Die Abbildung von Soll-Prozessen sollte im SAP Standard erfolgen, Abweichungen sollten soweit möglich vermieden werden und nur durch geschäftliche Gegebenheiten begründet sein.
• Die Abbildung eines global nutzbaren Standards, mit Ausnahmen für länderspezifische Rahmenbedingungen, ist empfehlenswert zur einheitlichen Effizienzsteigerung.
• Die Erarbeitung von Soll-Prozess muss in fachspezifischen Teams unter enger Mitarbeit der IT erfolgen.
• Die Umsetzung muss durch ein global ausgerichtetes Change Management, mit Einbindung des Top-Management, begleitet werden.
• Die Projektplanung sollte das Erzielen sichtbarer Erfolge in einem festgelegten Zeitrahmen eindeutig definieren.

Zukunftstrends im Bereich des Prozessmanagements

Im Rahmen eines weiteren Vortrages mit dem Titel „Erfolgsfaktoren für Process Excellence“ beschrieb Christian Daxböck die verschiedenen Entwicklungsstufen, welche Unternehmen aktuell auf ihrem Weg zur Process Excellence durchschreiten.

In der ersten Entwicklungsstufe (Basics), besitzen Organisationen eine durchgehende End-to-End Betrachtung ihrer Prozesse. Gleichzeitig sind Prozessmodelle vorhanden und mit eindeutigen Verantwortlichkeiten versehen.

Die Stufe der Advanced-Entwicklung zeichnet sich durch Nutzung von Prozessstandards sowie eine etablierte Steuerung mit Kennzahlen aus. Zugleich ist die Top-Management Unterstützung gegeben, welche einen wichtigen Erfolgsfaktor darstellt. Weiterführende Optimierungsansätze wie Lean, Continuous Improvement oder Six Sigma sind ebenfalls vorzufinden.

Die Trends in der Stufe Future der Process Excellence sind Flexibilisierung und Modularisierung unter möglicher Einbeziehung intelligenter und autonomer Prozesssteuerung. Flexibilität ist in diesem Zusammenhang im heutigen globalen Wirtschaftsumfeld größtenteils erforderlich, um schnell auf wechselnde Kundenbedürfnisse und Marktveränderungen reagieren zu können. Die Standardisierung von Unternehmensprozessen stellt dahingegen zwar einen notwendigen Entwicklungsschritt in der Kontrolle ausschweifender Prozessvielfalt eines Unternehmens dar. Dabei sollten Unternehmen den erforderlichen Grad der individuellen Flexibilität im Auge behalten.

Eine Fragestellung der Zukunft beschäftigt sich zudem mit der Frage, inwiefern neue IT-Lösungen, wie SAP S/4 Hana oder Big Data Anwendungen, Auswirkungen auf einzelne Vorgänge haben werden.

Breite Praxisverwendung mit Verbesserungspotenzial

Im Rahmen einer integrierten Online-Umfrage konnten die Teilnehmer der Konferenz ihre Wahrnehmung zum Entwicklungsstand ihres Prozess Managements und initiierter Excellence Programme bewerten. Die Ergebnisse untermauern die Relevanz von Process Excellence. So haben zwar die meisten Unternehmen einen ganzheitlichen Prozessansatz, doch sind sie damit wie auch mit der Prozess-Governance und der Prozesssteuerung zumeist unzufrieden. Zu den Erfolgsfaktoren zählen die Teilnehmer die „menschlichen“ Eckpfeiler:

• In der Entwicklungsstufe „Basics“ dominiert „Rollen & Verantwortlichkeiten (72 %) vor „End-to-End-Betrachtung (25 %)“ und „Prozessmodell (3 %)“.
• In der Entwicklungsstufe „Advanced“ dominiert „Verankerung im Top-Management (66 %) vor „Prozesssteuerung und -kennzahlen (22 %)“, „Prozessstandardisierung (9 %) und „Lean, Six Sigma und Continuous Improvements (3 %)“.
• Bei der Frage nach dem wichtigsten Erfolgsfaktor in der Entwicklungsstufe "Future" setzten die Teilnehmer "Intelligente & teilautonome Prozesssteuerung" mit 45 % auf Platz 1, gefolgt von "Flexibilisierung und Modularisierung" (32 %) und "Nutzung & Integration" von neuen Technologien" (23 %).

Dass signifikante Prozessveränderungen keine "Selbstläufer" sind, lässt sich daran ablesen, dass sie in 3/4 der Unternehmen von Change Management-Maßnahmen begleitet werden.