Warum die Buchhaltung automatisieren?

Digitaler Datenaustausch bereits im Einsatz – Buchhaltung vollständig Automatisieren keine Utopie

Gezwungen vom Gesetz, tauscht die Buchhaltung bereits Daten auf digitalen Kanälen mit dem Staat aus. So werden E-Bilanz und Jahresabschluss übertragen. Die Betriebsprüfer nutzen den digitalen Zugriff auf die Buchhaltungen der Unternehmen.

Gezwungen vom Markt, verarbeitet die Kreditorenbuchhaltung digitale Eingangsrechnungen und die Debitorenbuchhaltung verschickt Ausgangsrechnungen in Form von PDF oder EDI.

Gezwungen von der Wirtschaftlichkeit, setzt die Buchhaltung weitere digitale Abläufe für den Datenaustausch intern (etwa zur Kostenrechnung, Fakturierung und Personalabrechnung) und extern (etwa Bankkontoauszüge und Mahnlisten) ein.

Über die bereits heute genutzten internen und externen digitalen Schnittstellen hinaus können alle anderen Daten auch digital erzeugt und in der Buchhaltung empfangen werden. Das gilt auch für die Ergebnisse der buchhalterischen Arbeit, die in digitaler Form erstellt und weitergegeben werden könnten, wenn die Forderung dazu besteht. Die Buchhalter sind an staatliche Regelungen auch zur Digitalisierung gewöhnt und daher bereit, weitere Forderungen, z.B. nach einer zentralen Stelle für den Austausch und die Kontrolle von Daten zu akzeptieren.

Durch optimale Daten problemlos digitalisierbar

In der Buchhaltung ist exaktes Arbeiten absolut notwendig. Das wird mindestens jährlich von Wirtschaftsprüfern, Steuerberatern oder der Betriebsprüfung kontrolliert. Definitionen, Inhalte und Berechnungswege sind exakt vorgegeben und für alle Unternehmen gleich. Die verwendeten Daten sind daher eindeutig und die Form der Daten, auf die es ankommt, ist fast ausschließlich numerisch. Alphanumerisch sind lediglich einige Schlüssel und Klartextbezeichnungen. Die Datenstruktur ist klar gegliedert und durch Kontenrahmen begrenzt. Alle Daten sind daher problemlos digitalisierbar. Das gilt auch für Genehmigungen, z.B. bei den Eingangsrechnungen oder der digitalen Unterschrift für Banktransfers. Die Daten der Buchhaltung eignen sich optimal für eine Digitalisierung.

Wenig steuerliche Wahlmöglichkeiten

Aus steuerlichen Gründen sind die Wahlmöglichkeiten bei Bewertungen von Beständen und Anlagevermögen, bei der Festsetzung von Nutzungsdauern oder Berechnung von Rückstellungen immer weiter eingeschränkt worden. HGB, Steuergesetze und Verfahrensanweisungen regeln diese Vorgänge bis auf wenige Ausnahmen sehr strikt. Diese wenigen verbliebenen Wahlrechte des Buchhalters haben in der Praxis kaum noch signifikante Auswirkungen. Der Wegfall ist, von einigen Spezialunternehmen abgesehen, für die deutsche Wirtschaft verkraftbar. Die Methoden zur gesetzlichen Einschränkung der Wahlrechte und der Umsetzung in den Buchhaltungen sind vorhanden und bewährt.

Eindeutige Ergebnisse der Vorgänge in der Buchhaltung

Die Ergebnisse der Arbeit einer Buchhaltung, die Werte, die Buchungen, Gewinn- und Verlustrechnung oder die Bilanz waren schon immer eindeutig. Interpretationen der Ergebnisse sind nicht möglich. Diskutiert wird maximal die Ursache, die zu guten oder schlechten Zahlen geführt hat. Die Buchhaltung beschreibt nur das, was an Vorgängen im Unternehmen auch wirtschaftliche Auswirkungen hat.

Dafür gibt es Regeln, die einhundert Prozent der Buchungen festlegen. Diese Regeln sind nicht so komplex, dass sie nicht digitalisiert werden könnten. Verbunden mit dem Verschwinden der letzten Wahlmöglichkeiten ist das Ergebnis jedes Vorganges in der Buchhaltung genau bestimmbar und digital abzubilden.

Staatliche Zentralen für Datenaustausch

Der Datenaustausch zwischen autonomen Buchhaltungen bedarf einer zentralen Steuerung. Dies können privatwirtschaftliche Stellen sein, deren Arbeit stark reglementiert und überwacht wird. Das können aber auch staatliche Stellen sein, die für die Abstimmung und Kommunikation eingerichtet werden. Staatliche Zentralstellen mit Aufgaben der Digitalisierung gibt es bereits. So wird über den Bundesanzeiger seit Jahren die digitale Veröffentlichung der Jahresabschlüsse organisiert. ELSTER bemüht sich als Internetportal der Finanzbehörden um digitale Steuererklärungen jeder Art. Solche Stellen sind für die Informationstechnologie kein Problem, organisatorisch funktionieren sie bereits heute, wenn die Daten so strukturiert sind wie in der Buchhaltung.

Beispiel: Umsatzsteuerbetrug

Solche Zentralstellen des Staates mit den Aufgaben der digitalen Kommunikation und Abstimmung existieren bereits im europäischen Ausland. So gibt es in einigen südeuropäischen Staaten, die traditionell mit einem hohen Anteil von Umsatzsteuerbetrug zu kämpfen haben, bereits staatliche Stellen, die alle Rechnungen der Unternehmen digital empfangen, prüfen und an die Empfänger weiterleiten. Dadurch wird erreicht, dass der Staat einen vollständigen Überblick über alle umsatzsteuerrelevanten Vorgänge erhält.

Öffentliches Interesse

Die Buchhaltung arbeitet als externes Rechnungswesen vor allem für externe Stellen. Kunden und Lieferanten werden durch die Buchung von Rechnungen und Zahlungen eingebunden. Die Geldgeber, also die Eigentümer und die Banken, werden durch die Abschlüsse mit den notwendigen Informationen versorgt. Der Staat vertritt seine Interessen durch die Betriebsprüfer und, gemeinsam mit den Geldgebern, durch die Wirtschaftsprüfung bestimmter Unternehmen. Alle externen Informationsempfänger haben ein Interesse an schnellen, exakten und eindeutigen Zahlen. Diese kann eine autonome Buchhaltung liefern, inklusive eines direkten Zugriffs auf elektronisch aufbereitete Daten.