Digitale Buchführung ohne den Menschen

Digitale Buchhaltung ist bereits auf den Weg gebracht und funktioniert ohne den Menschen

Der Großteil der Buchhaltungen hat auf dem Weg durch die Digitalisierung bereits große Strecken zurückgelegt. IT-Anwendungen für die Buchhaltung werden genutzt, Dokumentenmanagementsysteme speichern nicht nur Ein- und Ausgangsrechnungen, sondern auch buchhaltungsinterne Dokumente wie Belege oder Journale. Um von der digitalen zur autonomen Buchführung zu kommen, bedarf es grundsätzlich nur noch weniger Schritte. Die notwendige deutschlandweite oder sogar EU-weite Abstimmung dieser letzten Schritte bremst diese Entwicklung derzeit noch. Die Definitionen, Datenbeschreibungen und Regeln müssen für alle gleich sein. Eine zentrale Steuerung muss die Koordination und die Angleichung unterschiedlicher Standards übernehmen. Sobald die Staaten das Potenzial einer autonomen Buchhaltung erkennen, wird die Vision einer Buchhaltung ohne Menschen sehr schnell zur Realität werden.

Keine Wahlrechte: Vorgaben der Gesetze in digitale Abläufe umgesetzt

In der autonomen Buchhaltung bewähren sich die seit langem geltenden Regelungen in Gesetzen und Verwaltungsvorschriften. Die letzten Wahlrechte wurden vor der Einführung autonomer Buchführung gestrichen, damit die Entscheidungsregeln in der autonomen Buchhaltung so einfach wie möglich bleiben können. Die Abschaffung hat nicht zu einem Aufschrei der Buchhalter geführt, da die Abschaffung echter Alternativen in der Bewertung und Interpretation buchhalterischer Werte schon lange gängige Praxis ist. Die Abschaffung der letzten Wahlrechte hat im durchschnittlichen Unternehmen auch keine großen Auswirkungen auf Bilanz und GuV gehabt. Im Gegenteil: Nach anfänglichen kleineren Ungerechtigkeiten in einigen Unternehmen, finden sich in der jetzt autonomen Buchhaltung einheitliche Bewertungen, Gleichberechtigung und einfache Interpretationen. Die Vorgaben der Gesetze und anderer Normen sind in den digitalen Abläufen umgesetzt.

Digitale Daten: Alle Buchhaltungen arbeiten digital

In autonomen Buchführungen ist die Taxonomie der E-Bilanz ausgeweitet worden, sodass jetzt alle vergleichbaren Buchungen in allen Buchhaltungen jeder Branche, Unternehmensform oder -größe identisch sind. Alle internen Daten, z.B. aus der Personalabteilung, der Materialwirtschaft oder der Fakturierung, entstehen in den unternehmensinternen Systemen digital und werden sofort in der Buchhaltung gebucht. Da alle externen Partner wie Kunden, Lieferanten, Berater usw. digitale Buchhaltungen haben, kommen deren Daten zeitnah und sofort verarbeitbar in der Buchhaltung an. Es gibt keine analogen Daten in der Buchhaltung: Alle Belege und Dokumente, alle Journale und Auswertungen werden digital erstellt, verschickt und gespeichert.

Über einheitliche Nummernsysteme, vorgegeben vom Gesetzgeber, für Artikel, Eigenschaften, Personal usw. wird die Art der Daten deutlich. So erkennt die autonome Buchhaltung an der Artikelnummer in der Rechnung, an einem besonderen Kennzeichen in der Rechnung oder aus Daten der eigenen Bestellung, ob es sich um Rohstoffe, Materialien, Bauteile, Verpackungsmaterial, Anlagegüter, nachzubuchende Transportkosten oder abzugrenzende Versicherungsgebühren handelt.

Zentrale Verrechnungsstellen: Zentralen wickeln den Datenaustausch ab

Der Austausch digitaler Daten mit externen Partnern erfolgt tatsächlich in Form digitaler Datensätze. Die Informationen werden als digitale Inhalte verschickt, nicht als digitale Form eines Formulars oder Bildes. Damit dies ohne Probleme geschehen kann, gibt es für alle Geschäftsvorfälle verbindliche Standards. Darüber hinaus gibt es Zentralen, über die der Datenaustausch abgewickelt wird.

Im Unternehmen wird also eine Ausgangsrechnung als Datensatz mit exakt definiertem Aufbau erstellt. Dieser wird an eine staatliche Zentralstelle geschickt, dort geprüft, für den Empfänger aufbereitet und an den Empfänger weitergeleitet. Dadurch wird sichergestellt, dass jeder Datenaustausch auch exakt definiert ist und kleinere Abweichungen des Definitionstandes bei Sender und Empfänger ausgeglichen werden. Gleichzeitig gewinnt der Staat so früh wie möglich Informationen, die er für seine Prüfungsaufgabe verwenden kann.

Jede IT-Anwendung muss über Schnittstellen für den standardisierten Datenaustausch verfügen. Die vorgegebenen Standards müssen eingehalten werden. Das gilt für alle IT-Anwendungen, besonders für die in der Buchhaltung.

Künstliche Intelligenz: Zuordnung und Bewertung erfolgen mittels digitaler Abläufe

Die Buchhaltung selbst, also die Bewertung und Buchung von Geschäftsvorfällen, wird in der autonomen Buchhaltung ohne Menschen erledigt. Diese Arbeit übernehmen digitale Abläufe, in denen digitale Daten gelesen, interpretiert und entsprechend der Inhalte den Konten zugeordnet werden. Zuordnung und Bewertung erfolgen anhand der vorgegebenen Regeln und der Beschreibung der Daten.

Beispiel: Wareneingang

Die digitale Eingangsrechnung enthält mehrere Positionen für unterschiedliche Rohstoffe. Die entsprechenden Datensätze sind mit dem dafür vorgesehenen Kennzeichen verbunden. Gleichzeitig wird die im System digital verfügbare Bestellung aus dem Einkauf herangezogen. Auch dort sind die Positionen als Rohstoffkauf gekennzeichnet. Der Wareneingang wurde ebenfalls in der Bestellung digital hinterlegt.

Aus diesen Informationen kann die autonome Buchhaltung alle Buchungssätze selbst aufbauen. Selbstverständlich wird verglichen, ob die fakturierten Mengen, Preise und Konditionen mit den Daten aus der Bestellung übereinstimmen. Wenn auf beiden Seiten autonome Systeme arbeiten, sollte dies immer so sein.

Es geht sogar noch weiter: Eine Prüfung der aktuellen Liquiditätsplanung ergibt, dass für die Bezahlung ausreichende finanzielle Mittel vorhanden sind. Die Rechnung wird mit Skonto sofort bezahlt. Auch das geschieht selbstständig, ohne Eingriffe oder Entscheidungen von Buchhaltern. Alle Buchungen werden aufgrund der vorliegenden Informationen und der programmierten Regeln autonom aufgebaut und durchgeführt.

Das Herz einer autonomen Buchhaltung ist also das Regelwerk, das ohne menschliche Eingriffe Buchungen durchführt und externe Vorgänge wie Zahlungen, Ausgangsrechnungen, Berichte und Erklärungen erledigt. Dabei müssen auch wesentlich komplexere Geschäftsvorfälle als der Wareneingang bewältigt werden. Künstliche Intelligenz ist daher durchaus die richtige Bezeichnung für die Gesamtheit der Systeme, mit denen die autonome Buchhaltung möglich wird.

Autonome Bewertungen: Künstliche Intelligenz für die Berechnung von Anschaffungs- und Herstellungskosten

Die Bewertung von Anlagevermögen, Warenbeständen oder Forderungen erscheint auf den ersten Blick zu komplex für eine autonome Buchhaltung. Daran könnte die vollkommen digitale Buchführung scheitern. Doch wer in der Lage ist, ein Fahrzeug fahrerlos durch den Straßenverkehr zu steuern, der kann auch die künstliche Intelligenz für die Berechnung von Herstellkosten, Anschaffungskosten oder Garantierückstellungen entwickeln.

Wenn alle Informationen zur Identifikation der Daten digital vorhanden sind, werden Materialverbräuche und Fertigungslöhne aus der digitalen Rückmeldung der Fertigungsaufträge entnommen. Gemeinkosten errechnen sich aus der ebenfalls im System vorhandenen Kostenrechnung. Die lernende künstliche Intelligenz erkennt mögliche Fehler, führt Plausibilitätskontrollen durch und behebt die Probleme. Menschen stören dabei nur.

Menschen? Es werden Spezialisten gebraucht

Wozu werden noch Buchhalter gebraucht, wenn die Bücher autonom geführt werden? Alle Daten kommen digital in die Buchhaltung, alle Bewertungen erfolgen anhand von fixen Regeln automatisch, alle Vorgänge werden autonom verbucht. Für Menschen bleiben keine buchhalterischen Aufgaben übrig.

Gebraucht werden Spezialisten, die sich im Wirtschafts- und Steuerrecht auskennen und die IT-Strukturen der digitalen Anwendungen bearbeiten können. Eine vollständig digitale Gesellschaft wird dafür sorgen, dass alle für die Buchführung genutzten autonomen Systeme identisch sind oder zumindest gleiche Abläufe und Schnittstellen verwenden. Die Anzahl dieser Spezialisten, die vor allem vom Staat benötigt werden, ist gering. Gleichzeitig steigt die Anzahl der notwendigen IT-Mitarbeiter, die für den korrekten Lauf der Systeme verantwortlich sind. Diese brauchen keine buchhalterischen Kenntnisse und Fähigkeiten.

Ergebnisse in Echtzeit und digital

Die Buchhaltung arbeitet, um das wirtschaftliche Ergebnis der Unternehmen gesichert zu ermitteln. Daran haben Manager, Eigentümer, Fremdkapitalgeber und der Staat ein großes Interesse. Eine autonome Buchhaltung liefert alle gewünschten Informationen in Echtzeit und digital. Der Staat hat sich in einer solchen Gesellschaft eigene direkte und umfängliche Zugriffsrechte auf die autonomen Buchhaltungen in das Gesetz geschrieben.

Damit kann er die wirtschaftlichen Grundlagen für die Besteuerung der Unternehmen öfter, zeitnaher und sicherer ermitteln. Da es keinen Zeitverzug in der autonomen Buchhaltung gibt (alle Buchungen werden sofort in Echtzeit ausgeführt), können Steuern der Unternehmen monatlich, täglich oder bei jedem Verkauf ermittelt und eingezogen werden. Dieser Zeitgewinn bei der Steuerzahlung und die absolute Kontrolle über autonome Buchhaltung wird den Staat veranlassen, die autonome Buchführung so früh wie möglich zur Pflicht zu machen.