Die Zustimmung des Rechnungsempfängers zur elektronischen Rechnung muss vorliegen
Der Empfänger muss zustimmen, dass die Rechnung auf elektronischem Weg an ihn übermittelt wird. Wie diese Zustimmung des Empfängers konkret aussehen soll, ist nicht geregelt. Es reicht also aus, wenn zwischen dem Rechnungsaussteller und dem Rechnungsempfänger Einvernehmen besteht, dass die Rechnung elektronisch übermittelt wird.
Die Zustimmung kann unterstellt werden, wenn ein Unternehmer im Geschäftsverkehr neben seiner Postadresse auch seine E-Mail-Adresse verwendet. Es genügt auch, dass die Beteiligten diese Verfahrensweise tatsächlich ohne Widerspruch anwenden und damit stillschweigend praktizieren. Die Zustimmung kann auch eingeholt werden, indem der Unternehmer mit seinen Kunden entsprechende Rahmenvereinbarungen trifft, z. B. in den allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB).
Praxis-Beispiel: Internetseite mit Bestätigungsbutton
Die AGBs eines Unternehmers enthalten den Hinweis, dass er seine Rechnungen nicht in Papierform, sondern elektronisch übermittelt. Kunden, die über die Internetseite bestellten, müssen vor einer Bestellung bestätigen, dass sie die AGB gelesen und akzeptieren haben. Damit hat der Kunde bestätigt, dass er einverstanden ist, die Rechnung auf elektronischem Weg zu erhalten.
Praxis-Tipp: Ergänzung der AGB
In die AGB sollte ein Passus aufgenommen werden, der den Unternehmer berechtigt, seine Leistungen auf elektronischem Weg abzurechnen. Akzeptiert der Kunde diese AGB, dann stimmt er automatisch der elektronischen Übermittlung zu. Damit ist der Unternehmer auf der sicheren Seite.
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Meine zweite Rückfrage bezieht sich auf die Art des E-Mailanhangs: Wie kann ich denn die Unversehrtheit und Unveränderbarkeit einer Datei sicherstellen, wenn ich sie als veränderbare Datei bekomme? Hier wird angeführt, ich könne Rechnungen als Word-Dokument akzeptieren. In der Praxis tue ich nichts dergleichen, da ich nicht sicherstellen kann, dass die Datei nicht doch verändert wird - von wem oder wann auch immer. Deshalb akzeptiere ich ausschließlich PDF. Eine Unveränderbarkeit der Word-Datei ist ja nun schlicht nicht gegeben.
vielen Dank für Ihre Fragen.
Wir haben vom Autor eine ausführliche Antwort vorliegen, die wir hier aus Platzgründen nicht einfügen können und die wir Ihnen gerne per Mail zusenden würden. Deshalb bitte ich Sie, uns über die E-Mail-Adresse finance@haufe.de und mit dem Betreff "Elektronische Rechnungen: Was Sie beachten müssen - Kommentar" zu kontaktieren.
Vielen Dank im Voraus.