Vorteile und Rahmenbedingungen bei der Nutzung elektronischer Rechnungen

Bisher werden Rechnungen, vor allem von kleinen und mittelständischen Unternehmen, Selbstständigen und Freiberuflern, nach wie vor überwiegend in Papierform versandt, und zwar nicht nur an private Kunden, sondern auch an andere Unternehmer. Doch die Erstellung und Versendung von Papierrechnungen ist teuer und kostet Zeit.

Wer Rechnungen auf elektronischem Weg versendet, kann zahlreiche Vorteile realisieren. Und selbst, wer diesen Weg als zu wenig vorteilhaft beurteilt, um sich aktuell darum zu kümmern, wird sich wahrscheinlich trotzdem künftig damit beschäftigen müssen. Denn: Vor allem Großunternehmen werden immer mehr darauf drängen, auf Papier zu verzichten, um Geschäftsprozesse zu automatisieren und zu rationalisieren.

Vorteile durch den Versand von elektronischen Rechnungen:

• Geringere Kosten, z.B. für Porto, Papier, Druckertinte/-toner und Ordner.
• Zeitersparnis, z.B. dadurch, dass Laufzeiten für den Weg zum nächsten Briefkasten oder Postagentur entfallen.
• Einsparung von Lagerfläche, weil die Rechnungen nicht mehr in Papierform archiviert werden müssen.
• Direkte bzw. zeitgleiche Verfügbarkeit der Rechnung in allen Fachabteilungen und in der Folge z.B. weniger Aufwand für Suche oder Fertigen von Kopien, wenn Rückfragen auftreten oder Sachverhalte recherchiert werden müssen.
• Schnellere Zustellung der Rechnung an den Kunden, damit auch schnellere Begleichung und Liquiditäts- und Kostenvorteile, z.B. weniger Zinsen.
• Die höhere Liquidität kann u.a. für die Begleichung von Eingangsrechnungen unter Berücksichtigung von Skonto verwendet werden.
• Experten schätzen, die Kosten für Rechnungsstellung, -bearbeitung und -archivierung können um bis zu 20% reduziert werden, wenn ausschließlich elektronische Formate genutzt werden. Geht man z.B. nur von 500 elektronischen Rechnungen pro Jahr aus, deren Bearbeitung im Schnitt inklusive Personalkosten pro Rechnung – sehr konservativ geschätzt - etwa 12 Euro kosten, ergibt sich eine Ersparnis von rund 1.200 Euro. Eine durchaus lohnenswerte Kostenreduktion!
• Grundsätzliche Möglichkeit, Zugang zu größeren Geschäftspartnern zu bekommen, weil Großunternehmen i.d.R. schon heute immer mehr Prozesse (fast) vollständig elektronisch abwickeln.
• Die Auswahl der Versandform grds. frei. Beispielsweise können Rechnungen als PDF- oder Textdatei oder auch einfach als E-Mail versendet werden. Der bisher geltende Zwang einer elektronischen Signatur, der zu hohen EDV-Kosten geführt hat, entfällt seit Mitte 2011.

Nachteile durch den Versand von elektronischen Rechnungen:

Echte Nachteile entstehen Unternehmen, die selber elektronische Rechnungen nutzen oder es Geschäftspartnern gestatten, ihrerseits Rechnungen elektronisch zuzusenden, kaum. Allerdings müssen verschiedene Punkte beachtet bzw. sichergestellt werden, damit elektronische Rechnungen auch vom Finanzamt als korrekt ausgestellt anerkannt werden, und z.B. der Vorsteuerabzug möglich ist bzw. bleibt. Hier sind insbesondere folgende Aspekte zu beachten:

• Rechnungen müssen wie bisher alle gesetzliche Bestandteile enthalten, die im § 14 des Umsatzsteuergesetzes enthalten sind.
• Zudem muss sichergestellt werden, dass die Rechnung echt ist, dass der Inhalt unversehrt ist und auch die Lesbarkeit muss gewährleistet sein; es muss also ein gängiges EDV-Format als Rechnungsmedium gewählt werden.
• Zusätzlich muss ein Unternehmen ein innerbetriebliches Kontrollverfahren entwickeln, mit dem sichergestellt werden kann, dass sich Leistung und Rechnung entsprechen bzw. dass ein Bezug zwischen beiden vorhanden ist.
• Zudem muss gewährleistet sein, dass elektronische Rechnungen über mindestens 10 Jahre archiviert werden und während des gesamten Zeitraums auch lesbar sein werden.
• Geschäftspartnern müssen der Nutzung elektronischer Rechnungen zustimmen, entweder, indem sie explizit ihr Einverständnis erklären. Oder auch, indem sie elektronisch zugegangene Rechnungen bezahlen.

Fazit: Vorteile überwiegen

Die Nutzung elektronischer Rechnungen hat für Unternehmen im Kern nur Vorteile. Daher sollten alle Firmen, Selbstständige und Gewerbetreibende möglichst schnell von dieser Möglichkeit Gebrauch machen, um z.B. Kosten und Zeit zu sparen. Der Weg in die Umsetzung ist in der Praxis meist leichter, als es sich viele Inhaber und Selbstständige vorstellen. Allerdings müssen einige Punkte beachtet werden, damit es nicht zu unliebsamen Überraschungen kommt, etwa im Rahmen einer Betriebsprüfung.

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einführung der elektronischen Rechnung finden Sie hier.

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