Teilrechnung: steuerlich korrekte Schlussrechnung schreiben

Die Frage: Wie muss die steuerlich korrekte Schlussrechnung ausgestellt werden, wenn vorher mehrere Teilabrechnungen erfolgten?

Ein Lieferant stellt für seine Leistungen mehrere Teilrechnungen aus. Diese sind vereinbart und werden ordnungsgemäß bezahlt. Die Rechnungssumme wird jeweils nach Leistungsstand kumuliert ausgewiesen und die bereits bezahlten Teilrechnungen von der kumulierten Summe subtrahiert.

Auf jeder Teilrechnung ist somit der korrekte Leistungsstand und die Umsatzsteuer korrekt ausgewiesen. Bei Ausstellung der 5. Teilrechnung (die als solche auch betitelt ist) ist noch ungewiss, ob es noch zu Nachträgen oder Zusatzarbeiten kommt. Letztlich erweist sich jedoch, dass die 5. Teilrechnung genau der Summe der Endrechnung entspricht.

Muss der Lieferant trotzdem eine Schlussrechnung mit der Summe 0,00 EUR stellen, oder reicht die 5. Teilrechnung als solche aus?

Meine Frage zielt lediglich darauf, ob nach mit „Teilrechnung“ oder „Abschlagsrechnung“ betitelten Rechnungen zwingend eine mit „Schlussrechnung“ betitelte Rechnung ausgestellt werden muss. Und wenn ja, wo finde ich die entsprechenden Gesetzestexte dazu?

Die Antwort: Wie Sie korrekt abrechnen

 Es bedarf eines weiteren Schriftstücks. Dieses besteht entweder aus

• einer Berichtigung der letzten Abschlagsrechnung mit Titel „Schlussrechnung“ (sofern der Inhalt dem einer Schlussrechnung entspricht – vgl. R 13.4 UStAE) oder 
• einer separaten Schlussrechnung mit Bezeichnung aller (Teil-)Leistungen und Addition der Entgeltsbeträge abzüglich Abschlagszahlungen sowie Endbetrag über 0,00 EUR.

Die Begründung ergibt sich aus §§ 13 und 14 UStG:

Vertragsgegenstand ist die Erstellung eines Gewerkes. Letztendlich wird über dieses Gewerk abgerechnet. Gem. § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 5 UStG ist die genaue Leistungsbeschreibung (hier Gewerk) in der Rechnung aufzuführen. Im Falle einer Baurechnung muss dies innerhalb von 6 Monaten nach Leistungserstellung erfolgen (§ 14 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 UStG). Die Abrechnungen über die Teilleistungen haben insoweit nur vorläufigen Charakter und dienen nur der Steuerentstehung (§ 13 Abs. 1 Nr. 1a Satz 2 UStG).

Weitere Hinweise zu Teilleistungen enthält das Merkblatt zur Umsatzbesteuerung in der Bauwirtschaft, Stand Oktober 2009 (BMF-Schreiben vom 12.10.2009, BStBl I S. 1292).

Dort heißt es unter „V. Ermittlung des Entgelts“

„Soweit die Leistungen nach den vorstehenden Grundsätzen als ausgeführt anzusehen sind, ist die Steuer aufgrund des vereinbarten Leistungsentgelts zu entrichten. … In solchen Fällen hat der Unternehmer im Voranmeldungszeitraum der Leistungserbringung das sich erst endgültig betragsmäßig aufgrund einer Abschlussrechnung ergebende Entgelt zu schätzen. Die Schätzung hat sich an dem erwarteten Entgelt zu orientieren.“

Daraus folgt, dass Abrechnungen über Teilleistungen stets eine Schätzung beinhalten. Nur mit einer Schlussrechnung (über 0,00 EUR oder einem Differenzbetrag) kann diese Schätzung beseitigt werden und endgültig über eine Lieferung oder Leistung abgerechnet werden.

Das Erfordernis einer Schlussrechnung findet sich noch in folgenden Rechtsquellen:

• Urteil des FG Köln vom 12.11.2007 - 14 K 781/04:
  Versagung des Vorsteuerabzugs bei fehlender Schlussrechnung i.V.m. dem Anspruch des Leistungsempfängers auf eine ordnungsmäßige Rechnung;
• Bescheinigungsrichtlinien der OFD Niedersachsen v. 31.3.2016 - S 2198a - 8 - St 233 zur Anwendung der §§ 7h, 10f und 11a EStG:
  „Erforderlich ist die Vorlage der Schlussrechnungen. Abschlagsrechnungen und Kostenvoranschläge ersetzen keine Schlussrechnung.“
• Leitsatz: [1] a) des BGH-Urteils  vom 24.01.2002 - VII ZR 196/00:
  Aus der Vereinbarung über Voraus- oder Abschlagszahlungen in einem BGB-Werkvertrag folgt die vertragliche Verpflichtung des Unternehmers, seine Leistungen abzurechnen.
  „Gründe II.2.: „Der Umstand, dass im BGB-Vertrag die Fälligkeit der endgültigen Vergütung nach Abnahme oder Kündigung des Vertrags im Unterschied zum VOB/B- und Architekten-Vertrag, vorbehaltlich einer abweichenden vertraglichen Vereinbarung, keine Schlussrechnung voraussetzt, ist in diesem Zusammenhang ohne Bedeutung. Vereinbaren die Vertragsparteien Voraus- oder Abschlagszahlungen, dann hat der Besteller ein berechtigtes Interesse daran, dass der Unternehmer die einzelnen Voraus- oder Abschlagszahlungen in einer Voraus- oder Abschlagsrechnung und die ihm nach einer Kündigung des Vertrags oder nach Abnahme zustehende endgültige Vergütung unter Berücksichtigung der geleisteten Voraus- oder Abschlagszahlungen in einer endgültigen Rechnung abrechnet. Die Verpflichtung des Unternehmers, dem Besteller die genannten Rechnungen zu erteilen, folgt aus dem vorläufigen Charakter der Voraus- oder Abschlagszahlungen.“

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