Für einige Arbeitnehmer ist die Gestellung eines Firmenwagens üblich. Zum einen erhalten die meisten Vertriebsmitarbeiter im Außendienst einen Firmenwagen, zum anderen sind es oft die Inhaber und Führungskräfte (Abteilungsleiter, Bereichsleiter, Gesellschafter, Prokuristen usw.), die in den Genuss eines Firmenwagens als Teil ihrer Vergütung kommen. Im Autohaus erhalten auch alle Verkäufer einen Vorführwagen, den man fast als „Werkzeug“ des Verkäufers ansehen kann. In allen Fällen sollte dies im Anstellungsvertrag genau definiert sein. Die übliche Formulierung lautet dabei wie folgt: „Nebenleistungen: Herr Meier erhält außerdem einen Firmenwagen, den er auch privat nutzen kann. Die Kosten für dieses Fahrzeug trägt der Arbeitgeber. Herr Meier wird den geldwerten Vorteil im Rahmen der jeweils gültigen Lohnsteuer-Richtlinien versteuern.“ Die Unterscheidung Vorführwagen und Geschäftswagen hat hierbei keine Auswirkung und wird an anderer Stelle beschrieben.
Wie ist in der Praxis zu verfahren?
Grundsätzlich ist die Überlassung eines betriebseigenen Kraftfahrzeugs für den Arbeitnehmer ein geldwerter Vorteil. Dies ist verständlich, denn jeder Arbeitnehmer braucht in der Regel ein Kraftfahrzeug und muss dies von seinem Nettoeinkommen finanzieren. Wenn also ein Arbeitnehmer einen Firmenwagen erhält, dann spart er nicht unerhebliche Kosten. Selbst wenn man die Steuerlast bei korrekter Versteuerung über das Lohnkonto berücksichtigt, ist ein Firmenwagen im Regelfall immer noch weitaus günstiger, als wenn der Arbeitnehmer sich privat ein Fahrzeug kaufen oder leasen würde.
Vorführwagen: So wird der geldwerte Vorteil berechnet
Es gibt grundsätzlich zwei Möglichkeiten, den geldwerten Vorteil zu ermitteln:
- Aufteilung der Gesamtkosten (Fahrtenbuch-Methode)
- die sog. 1-%-Regelung
Fahrtenbuchmethode Vorführwagen: Detaillierte Angaben erforderlich
Hierbei muss für alle dienstlichen und privaten Fahrten ein Fahrtenbuch geführt werden mit allen Angaben wie
- Datum Kilometerstand undBeginn der Fahrt
- ziel der Fahrt und ggf. Reiseroute
- Zweck der Fahrt und aufgesuchte Geschäftspartner
- Kilometerstand am Ende der Fahrt.
Es ist mit sehr viel Aufwand verbunden und im Rahmen einer normalen Nutzung eines Pkw fast unmöglich, ein den gesetzlichen Vorschriften entsprechendes Fahrtenbuch zu führen. Man denke nur daran, wie oft man sein Fahrzeug „auf die Schnelle“ einem Kollegen oder auch einem Kunden ausleiht und sei es auch nur für Vorführzwecke. Das Fahrtenbuch muss vollständig geführt sein!
Der geldwerte Vorteil wird dann so ermittelt, dass zunächst die Gesamtaufwendungen für das einzelne Fahrzeug festgestellt werden. Dabei wird von einer Nutzungsdauer von 6 Jahren ausgegangen. Alle anfallenden Kosten wie Zulassung, Benzin, Öl, Inspektion, Reifenwechsel sowie die Abschreibung werden am Jahresende zusammengerechnet. Werden einem Arbeitnehmer verschiedene Fahrzeuge zur Nutzung überlassen, muss für jedes Fahrzeug getrennt die Kostenermittlung durchgeführt werden
Dann wird aufgrund der Aufzeichnungen im Fahrtenbuch der Anteil der dienstlichen und privaten Fahrten ermittelt. Die Gesamtkosten für alle privaten Fahrten werden dann durch zwölf geteilt (12 Monate) und dieser Betrag wird dem Arbeitnehmer über das Lohnkonto monatlich als geldwerter Vorteil berechnet und versteuert.
Aus Vereinfachungsgründen ist es möglich, während des Jahres die monatlichen Beträge zu schätzen bzw. die Vorjahreswerte anzusetzen. Am Jahresende muss aber dann die genaue Berechnung erfolgen und die Differenz mit der Dezemberabrechnung nachversteuert bzw. ausgeglichen werden. Da dies sehr aufwendig ist und der Einspareffekt nur in wenigen Ausnahmefällen gegeben wäre, hat sich in der Praxis die 1-%-Regelung durchgesetzt.
Praxis-Tipp Wann die Fahrtenbuchmethode sinnvoll ist Nur in den Fällen, in denen die tatsächliche Privatnutzung von geringer Bedeutung ist und es sich um hochpreisige Autos handelt, kann die Fahrtenbuchmethode zu einer Einsparung führen. |
1-%-Regelung: Pauschale Berechnung
Nach dieser Methode wird der geldwerte Vorteil wie folgt berechnet:
Als Bemessungsgrundlage zählt der aktuelle Bruttolistenpreis, der zum Zeitpunkt der Erstzulassung gültig war. Alle Sonderausstattungen erhöhen diesen Wert.
Dies gilt im Übrigen auch für Gebrauchtwagen. Bemessungsgrundlage ist dabei nicht der aktuelle Marktwert, sondern der damalige Neupreis (Brutto). Wenn man also aus Kostengründen statt eines Neuwagens für einen Mitarbeiter lieber einen schwer verkäuflichen Gebrauchtwagen zulässt (Autohaus) oder einen Gebrauchtwagen für die Überlassung an den Arbeitnehmer erwirbt, dann hat der Arbeitnehmer dennoch den Neupreis zu versteuern. Ob hierbei Einverständnis mit dem Mitarbeiter erzielt wird, ist zumindest fraglich.
Bei Leasingfahrzeugen ist eine Aufstellung über den Bruttolistenpreis erforderlich. Dieser Nachweis wird von den Leasinggesellschaften ausgestellt, da dies für alle Branchen gleichermaßen gültig ist. Im Autohaus können diese Nachweise aus den vorliegenden Fahrzeugunterlagen selbst erstellt werden. Der zu versteuernde geldwerte Vorteil setzt sich aus zwei Komponenten zusammen:
- 1 % des Bruttolistenpreises
- Kilometerpauschale
Vorführwagen: Steuer kann pauschaliert berechnet werden
Für den Arbeitgeber besteht die Möglichkeit, den Anteil des geldwerten Vorteils, der auf die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte entfällt, mit 15 % pauschal zu versteuern. Die Höhe dieser Pauschalierung ist auf den Betrag begrenzt, den der Arbeitnehmer als Werbungskosten geltend machen könnte. Der pauschal besteuerte Anteil berechnet sich anhand der Tage pro Monat, an denen das Fahrzeug tatsächlich zur Arbeitsstätte genutzt wird, und anhand der Entfernungspauschale. Aus Vereinfachungsgründen kann aber von 15 Arbeitstagen ausgegangen werden, um nicht jeden Monat diese Beträge neu errechnen zu müssen (R 127 Abs. 5 Nr. 1b LStR.).
Wenn in diesem Fall die Pauschalbesteuerung angewandt wird und der Arbeitgeber hierfür die pauschale Lohnsteuer (+ pauschale Kirchensteuer + Solidaritätszuschlag) trägt, kann der Arbeitnehmer für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte keine Werbungskosten bei seiner Einkommensteuererklärung mehr geltend machen. Diese pauschal besteuerten Beträge hat der Arbeitgeber auf der Lohnsteuerkarte zu bescheinigen.
Ob man diese Pauschalierungsmöglichkeit nun anwendet oder nicht, muss im Einzelfall betrachtet werden. Ein weiterer Vorteil ist, dass diese pauschal besteuerten Beträge nicht sozialversicherungspflichtig sind. Dies ist aber nur bei Bezügen innerhalb der Beitragsbemessungsgrenze relevant.
Praxis-Tipp Mischpreiskalkulation – vom Finanzamt akzeptierte Methode Da in Autohäusern die Vorführwagen relativ oft wechseln, weil sie ja auch möglichst innerhalb eines halben Jahres verkauft werden sollen, sind viele Finanzämter mit einer Mischpreiskalkulation einverstanden, denn es ist oft gar nicht möglich festzustellen, wer wann welches Fahrzeug gefahren ist. D.h., dass z. B. für alle Verkäufer, die unterschiedliche Modelle fahren, ein Mischpreis für die Ermittlung des Bruttolistenpreises errechnet werden kann. Wenn man darüber hinaus noch glaubhaft machen kann, dass die im Betrieb zugelassenen Vorführwagen nicht mit allen Extras ausgestattet sind, kann dieser Preis noch um einiges gedrückt werden. Die Top-Modelle eines Fabrikats, die i. d. R. einen sehr viel höheren Preis haben, brauchen dann nicht in diese Mischpreiskalkulation einbezogen werden, wenn diese Modelle nicht üblicherweise als Vorführwagen zugelassen werden oder die Nutzung dieses Modells z. B. dem Geschäftsführer vorbehalten ist. |
Achtung: Individuelle Berechnung deckt eventuelle Verluste auf Bei Nutzung eines hochpreisigen Fahrzeugs und gleichzeitig großer km-Entfernung, kann unter Umständen die Versteuerung eines geldwerten Vorteils für einen Firmenwagen unrentabel sein, d. h., die zu zahlende Steuer für den geldwerten Vorteil ist höher als die monatlichen Vollkosten eines Pkws. Dies sollte immer individuell berechnet werden. |
Auswirkung beim Arbeitgeber
Alle Aufwendungen für das Fahrzeug sind voll abzugsfähige Betriebsausgaben. Der zu versteuernde geldwerte Vorteil des Arbeitnehmers wirkt sich nur über den Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung aus, wenn das Gehalt innerhalb der Beitragsbemessungsgrenze liegt. Wenn man die monatlichen Kosten mit 300 EUR ansetzt und diese voll abzugsfähig sind, bleibt dem Arbeitgeber ein Nettoaufwand von rund 180 EUR (bei einer Steuerbelastung von 40 %). Wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer stattdessen eine Gehaltserhöhung geben würde, bei der für den Arbeitnehmer 300 EUR netto mehr herauskommen müssten, würde diese brutto 558 EUR betragen. Hinzu käme evtl. noch ein Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung, wenn die Beitragsbemessungsgrenze noch nicht überschritten ist. Die Überlassung von Firmenwagen ist also auch für den Arbeitgeber nach wie vor lohnend.
Für die private Kfz-Nutzung wird Umsatzsteuer fällig
Wenn ein Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer ein Kraftfahrzeug auch zur privaten Nutzung überlässt, ist dies eine entgeltliche Leistung (§ 1 Abs. 1 Satz 1 UStG). Die Vorsteuer kann für diese Fahrzeuge in voller Höhe geltend gemacht werden.
Die Bemessungsgrundlage ist der Wert, für die Überlassung des Kraftfahrzeugs, der anhand der Gesamtkosten ermittelt werden kann. Da dies ein weiterer Arbeitsaufwand wäre, wird aus Vereinfachungsgründen nicht beanstandet, wenn für die umsatzsteuerliche Bemessungsgrundlage von den lohnsteuerlichen Werten ausgegangen wird. Diese Werte müssen ja ohnehin für die Versteuerung des geldwerten Vorteils ermittelt werden.
Dieser Wert ist dann als Bruttowert anzusehen, aus dem die Umsatzsteuer herauszurechnen ist (UStR Abschn. 12 Abs. 8).
Der monatliche, zu versteuernde geldwerte Vorteil von Herrn Meier beträgt 332 EUR. Die Umsatzsteuer daraus beträgt 19/119, ergibt 53,01 EUR. Diese Umsatzsteuer bedeutet für den Arbeitgeber Aufwand und Umsatzsteuerverbindlichkeit. Alle derzeit gängigen Lohnprogramme verarbeiten diesen Sachverhalt problemlos. Der geldwerte Vorteil wird zunächst als Lohn-/Gehaltsaufwand erfasst, was auch sinnvoll ist, denn es sind ja auch Kosten, die dem Arbeitgeber für den Arbeitnehmer entstehen. Dieser Aufwand wird aber durch die Buchung des Nettowertes auf einem Erlöskonto wieder zum größten Teil „neutralisiert“. Als tatsächlicher Aufwand bleibt die abzuführende Umsatzsteuer als Differenz des Aufwands und des Erlöses.
