Die Menge festlegen und WIP identifizieren
Da die in den einzelnen Fertigungsgängen anfallenden Bauteile keine eigene Identifikation haben, sind sie auch nicht in der Materialwirtschaft geführt. Ein logischer Abgleich, um bestimmte Mengen zu finden, existiert also nicht.
Die echten Mengen an Materialien und Teilen in einem Zwischenstadium müssen mit einer Inventur ermittelt werden. Permanente oder vorgezogene Inventuren sind nur dann erlaubt, wenn auf den Bestand zum Bilanzstichtag mit Hilfe eines funktionierenden Warenwirtschaftssystems gerechnet werden kann. Das ist bei WIP nicht der Fall, da die Teile dort nicht erfasst sind. Daher ist eine Aufnahme zum Bilanzstichtag notwendig.
Praxis-Tipp: Buchung auf rechnerischen Lagern
In vielen Unternehmen wird der Materialverbrauch erst gemeinsam mit dem Zugang des hergestellten Fertigteils gebucht. Um dennoch eine vernünftige Disposition über sinnvolle Lagerbestände zu ermöglichen, werden Mengen für die Produktion auf Zwischenlager, die nur logisch existieren, gebucht. Die auf diesen rechnerischen Lagern befindlichen Rohstoffmengen ergeben einen Anhaltspunkt über die als WIP im System befindlichen Mengen.
Inventur von WIP: Herausforderung für den Buchhalter
Bei der Inventur, die der Buchhalter mit einem Gang durch die Fertigung unterstützen und prüfen kann, muss neben der Menge des jeweiligen Zwischenprodukts auch festgehalten werden:
Welches Material ist bereits in das Zwischenprodukt eingeflossen?
Wie viel Fertigungslohn und wie viel Maschinenzeit ist bereits verbraucht worden?
Da eine solch detaillierte Aufnahme sehr komplex sein kann, gibt es auch bei der Aufnahme von WIP Erleichterungen. So kann vor allem der Grad der Fertigstellung geschätzt werden (Percentage of Completion). Dabei wird durch Berechnung untermauert, wieweit ein Zwischenprodukt im Durchschnitt schon gefertigt ist. Das gilt vor allem für Fertigungsanlagen, in denen sich Zwischenprodukte befinden.
Inventur von WIP: Herausforderung für den Buchhalter
Bei der Inventur, die der Buchhalter mit einem Gang durch die Fertigung unterstützen und prüfen kann, muss neben der Menge des jeweiligen Zwischenprodukts auch festgehalten werden:
Welches Material ist bereits in das Zwischenprodukt eingeflossen?
Wie viel Fertigungslohn und wie viel Maschinenzeit ist bereits verbraucht worden?
Da eine solch detaillierte Aufnahme sehr komplex sein kann, gibt es auch bei der Aufnahme von WIP Erleichterungen. So kann vor allem der Grad der Fertigstellung geschätzt werden (Percentage of Completion). Dabei wird durch Berechnung untermauert, wieweit ein Zwischenprodukt im Durchschnitt schon gefertigt ist. Das gilt vor allem für Fertigungsanlagen, in denen sich Zwischenprodukte befinden.
Die beschriebenen Aufnahmeverfahren passen gut für produzierende Unternehmen mit vielen Produkten im Fertigungsprozess und entsprechenden Mengen an WIP.
Für Betriebe, die große Produkte in Einzelfertigung oder in wenigen Mengen herstellen, bedeutet WIP eine besondere Aufgabe. Hier sind Produkte wie z. B. Lkw-Anhänger, Blockheizkraftwerke oder Gebäude in unfertigem und oft nicht definiertem Zustand zum Bilanzstichtag zu berücksichtigen. Die Menge ist leicht bestimmbar: eins (oder nur wenige). Wegen der großen Werte ist aber eine möglichst genaue Feststellung des Fertigungszustands notwendig. Das geht nur in Zusammenarbeit zwischen Buchhaltung und Technik.
WIP bewerten
Die Bewertung von Work in Process erfolgt entsprechend der Ermittlung der Herstellkosten für Fertig- und Halbfertigteile. Für HGB-Abschlüsse ist das im § 255 Abs. 2 HGB geregelt. Demnach müssen die Herstellkosten beinhalten:
die Materialkosten mit Materialgemeinkosten
die Fertigungslöhne mit Fertigungsgemeinkosten
die Sondereinzelkosten der Fertigung
angemessene Anteile an den allgemeinen Verwaltungskosten und an den Kosten für Sozialeinrichtungen und den freiwilligen sozialen Leistungen (seit 2013 gemäß Einkommensteuer-Änderungsrichtlinien 2012; hierzu gibt es jedoch als Übergangsregelung ein Nichtanwendungsschreiben des BMF)
Es handelt sich also um eine normale Herstellkostenberechnung, die jedoch auf den Bearbeitungszustand des Zwischenprodukts abgestimmt werden muss. Noch gibt es keine Rückmeldung von verbrauchten Materialien und Zeiten. Nur das Material darf in die Bewertung einfließen, das schon verarbeitet wurde. Bewertet werden dürfen nur die Zeiten, die schon verbraucht wurden. Wichtig ist daher, bei der Mengenaufnahme auch den Verarbeitungszustand festzuhalten.
Es handelt sich also um eine normale Herstellkostenberechnung, die jedoch auf den Bearbeitungszustand des Zwischenprodukts abgestimmt werden muss. Noch gibt es keine Rückmeldung von verbrauchten Materialien und Zeiten. Nur das Material darf in die Bewertung einfließen, das schon verarbeitet wurde. Bewertet werden dürfen nur die Zeiten, die schon verbraucht wurden. Wichtig ist daher, bei der Mengenaufnahme auch den Verarbeitungszustand festzuhalten.
Praxis-Tipp: Bewährte Schätzungen verwenden
Wenn die Werte des WIP im Verhältnis zu anderen Vorräten nicht hoch sind, wird in der Praxis eine bewährte Schätzung verwendet. Diese muss sich regelmäßig an Stichproben beweisen.
Wichtig ist, dass bei der Bewertung von Work in Progress nach HGB, anders als in internationalen Rechnungslegungsvorschriften, keine Gewinnanteile einfließen dürfen.
Große Einzelprojekte können Risiko darstellen
Bei der Bewertung der gefunden Mengen an WIP gibt es unterschiedliche Auswirkungen je nach Unternehmenstyp. Grundsätzlich ist der Einfluss auf Gewinn oder Bilanz in den meisten Produktionsunternehmen gering. Merkbare und unter Umständen sogar bedrohliche Auswirkungen gibt es für die Unternehmen, die sich mit großen Einzelprojekten beschäftigen.
