Diese Pflicht sollte in der Theorie bereits vor dem Buchen des jeweiligen Geschäftsvorgangs erfolgt sein. In der Praxis ist dies jedoch nicht immer der Fall. Ist bei Restaurantbelegen auf der Rückseite ein Aufdruck zum Befüllen der notwendigen Pflichtangaben vorhanden, kann erkannt werden, ob die steuerlich geforderten Eintragungen vorliegen. Erfolgen diese Angaben aber auf einem separaten Eigenbeleg (Bewirtungsbeleg), fehlt beim Verbuchen von Bewirtungsaufwendungen dieser Hinweis.
Praxis-Tipp: Nutzung der Hinweisfunktion bei Buchungskonten
Eine praktikable und wirksame Lösung für dieses Problem besteht darin, die (in den gängigen Buchführungsprogrammen) vorhandene Hinweisfunktion bei Buchungskonten zu nutzen. Beim Bebuchen dieser Konten werden die Hinweise/Notizen automatisch angezeigt und weisen den buchenden Bearbeiter auf die notwendigen Zusatzvoraussetzungen hin.
Im Falle von DATEV kann die Hinweis- oder Notizfunktion direkt über das Kontoblatt aufgerufen werden. Klicken Sie hierfür im Kontoblatt auf das Symbol mit dem gelben Notizzettel, das mit "Notiz anlegen/bearbeiten" beschriftet ist.
Im Anschluss öffnet sich ein Textfeld, in dem sich ein Hinweistext zu den erforderlichen Pflichtangaben der zu verbuchenden Bewirtung hinterlegen lässt. Dieser kann individuell, nach den betrieblichen Besonderheiten, verfasst werden. Nachfolgend ein allgemeines Beispiel:
Sobald diese Eintragungen gespeichert sind, erfolgt ein entsprechender Hinweistext bei der Auswahl des Buchungskontos 4650 "Bewirtungskosten" während des Buchens.
Pflichtangaben bei Bewirtungskosten richtig dokumentieren
Die systemseitigen Hinweis- und Notizfunktionen bei Sachkonten können helfen, die buchführenden Sachbearbeiter an die steuerlichen Nachweispflichten bei Bewirtungsaufwendungen zu erinnern. Damit wird dem Vergessen der (lästigen) Pflichtangaben bei Bewirtungskosten effektiv vorgebeugt.
