IT-Hardware: Mieten, kaufen oder leasen?

Der regelmäßige Austausch der IT-Ausstattung verursacht immer wieder hohe Kosten. Da stellt sich die Frage, welche Art der Finanzierung am besten ist. 

Kaum etwas veraltet so schnell, wie die IT-Ausstattung im Unternehmen. Mitunter entwickeln die Geräte nach einiger Zeit eine Art Eigenleben. In anderen Fällen steigt durch neue Software die Anforderung an Kapazität und Leistungsfähigkeit. Dann heißt es: neue Hardware anschaffen. Um die Kosten möglichst niedrig zu halten, stellt sich für die Verantwortlichen somit die Frage der Finanzierung. Dabei bieten sich in der Regel die drei Möglichkeiten mieten, kaufen oder leasen an. 

Vor- und Nachteile der unterschiedlichen Beschaffungswege

Wer seine technischen Geräte mieten will, findet dabei inzwischen zahlreiche Angebote. Dies gilt unabhängig davon, ob es neue Desktop-PCs, Laptops, Tablets oder Smartphones sein müssen. Der Vorteil dabei ist, dass die monatliche Rate gegenüber dem Kaufpreis deutlich geringer ausfällt. Außerdem kümmert sich der Anbieter darum, die IT-Ausstattung funktionstüchtig und sicher zu halten. Bei sehr langer Mietdauer kommt es allerdings dazu, dass sich der Kostenvorteil nach einiger Zeit ins Gegenteil verkehrt.

Kaufen Unternehmen dagegen ihre Hardware, profitieren sie oft von Rabatten, die ihnen der Handel gerade bei großvolumigen Anschaffungen gewährt. Steuerlich lohnen sich mitunter auch Sonderabschreibungen oder die degressive Abschreibung. Lässt sich der Termin für die Beschaffung längere Zeit im Voraus absehen, bietet es sich außerdem an, einen Investitionsabzugsbetrag zu bilden. Dennoch muss das Unternehmen bei einem Kauf der IT-Geräte die größte finanzielle Belastung in einer Summe tragen, was zulasten seiner Liquidität geht. Ein weiterer Nachteil ist, dass es für die Instandhaltung und Sicherheit selbst sorgen muss.

Genau wie bei der Mietoption zahlt das Unternehmen auch beim Leasing eine monatliche Rate. In beiden Fällen sind die Zahlungen steuerlich absetzbar. Die genutzten Geräte erscheinen jedoch nicht in der Bilanz. Wie bei gekaufter Hardware muss auch der Nutzer von geleaster Technik sich um deren Funktionsfähigkeit in Eigenregie kümmern.

Entscheidungskriterien für die Anschaffung von IT-Hardware

Welche Form der IT-Beschaffung für ein Unternehmen am besten passt, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Um alle Optionen sinnvoll beurteilen zu können, sollten Verantwortliche sich daher zunächst alle relevanten Informationen beschaffen. Dazu gehören vor allem die Laufzeiten und Konditionen, die im Rahmen von Miete oder Leasing zur Verfügung stehen. So sind die Raten z. B. bei einer kurzen Miet- oder Leasingdauer meist hoch. Läuft der Vertrag aber sehr lange, übersteigt der insgesamt gezahlte Betrag den Kaufpreis oft deutlich.

Ein wesentliches Entscheidungskriterium bei der Frage mieten, kaufen oder leasen ergibt sich in jedem Fall aus der finanziellen Lage des Unternehmens. Ist ausreichend Kapital für einen Kauf intern vorhanden, sollten Verantwortliche auch die Auswirkungen auf die künftige Liquidität im Blick behalten. Wird dagegen Fremdkapital benötigt, sollten nicht nur Zinszahlungen und die Tilgung gesichert sein. Vielmehr sollte das Unternehmen auch weiterhin kreditfähig sein.

Neben den Finanzierungsfragen gilt es, vor allem auch die Wartung der technischen Geräte zu bedenken. Denn zusätzlich zu regelmäßigen Updates kommen häufig unerwartete Systemfehler hinzu. Hat ein Unternehmen keine eigene IT-Abteilung oder keinen festen Ansprechpartner für solche Herausforderungen, kann die Hotline des Vermieters mit schnellem Support sich als Vorteil darstellen. Je nach Tätigkeitsgebiet und gespeicherten Daten kann sich der Fremdzugriff jedoch auch als zusätzliche Schwachstelle erweisen. In diesem Fällen gilt es, gut abzuwägen und sich vertraglich abzusichern.

Praxis-Tipp: Hardware richtig abschreiben

Entsprechend der Abschreibungstabelle für die allgemein verwendbaren Wirtschaftsgüter beträgt die Nutzungsdauer von Desktop-PCs, Laptops und Tablets 3 Jahre. Dies betrifft auch Peripheriegeräte wie Drucker oder Scanner. Das heißt, die Anschaffungskosten werden über diesen Zeitraum linear abgeschrieben. Erfolgt der Kauf im Laufe eines Jahres, gilt die Abschreibung anteilig. 2021 haben sich der Bund und die Länder zudem darauf verständigt, bei bestimmten digitalen Wirtschaftsgütern eine Sofortabschreibung im Jahr der Anschaffung oder Herstellung in voller Höhe zu ermöglichen. Dies gilt auch für Computer einschließlich Peripheriegeräten und Software. Konkretisiert wurde diese Möglichkeit in einem BMF-Schreiben vom 22.2.2022 (BMF, Schreiben v. 22.2.2022, IV C 3 - S 2190/21/10002 :025).“

Bleiben Unternehmen im Jahr der Anschaffung unter der Gewinngrenze von 200.000 EUR, erfüllen sie außerdem die Voraussetzungen für die Sonderabschreibung. Damit können sie bis zu 40 % zusätzlich zur linearen Abschreibung steuerlich geltend machen. Dies gilt für einen Zeitraum bis zu 5 Jahren. Da die Hardware aber ohnehin nur über 3 Jahre abgeschrieben wird, sind die Sonderabschreibungen über 2 Jahre möglich.



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