E-Bike / Fahrradüberlassung an Mitarbeiter

Praxis-Hinweis: Dienstfahrrad wie Dienstwagen lohnsteuerlich zu berücksichtigen

Unternehmen überlassen ihren Mitarbeitern statt eines Dienstwagens immer häufiger ein Fahrrad für die dienstliche und private Nutzung. Dies kann verschiedene Gründe haben,

• etwa Ausdruck eines besonderen ökologischen Bewusstseins sein oder
• auch einfach damit im Zusammenhang stehen, dass in vielen Städten der Ausbau der Fahrradwege dermaßen vorangeschritten ist, dass man mit einem Fahrrad schneller vorankommt als mit einem Pkw.

Hinzu kommt, dass gerade auch Elektrofahrräder recht teuer sind und die Überlassung somit auch der Mitarbeitermotivation dienen kann. In jedem Fall ist auf die zutreffende Erfassung des geldwerten Vorteils einer solchen Überlassung an die Mitarbeiter zu achten, damit es nicht später im Rahmen einer Außenprüfung zu teils erheblichen Steuernachforderungen kommt. Festhalten lässt sich dabei, dass die lohnsteuerliche Behandlung nur unwesentlichen von der seit langem in den Unternehmen eingespielten Besteuerung von Dienstwagen unterscheidet. Ob allerdings ein Nachweis mittels eine Fahrtenbuches bei einem Fahrrad ein praktikabler Weg ist, erscheint fraglich. Regelmäßig sollte deshalb die Versteuerung unter Anwendung der sog. 1 %-Regelung erfolgen. Die Verfügung der OFD bietet einen guten Überblick über die Rechtslage. Für die Berechnung des Preisvorteils beim Kauf bietet die Verfügung zudem eine Annahme, bei deren Anwendung das Finanzamt später keine Nachfragen stellten wird.

Grundlagen

Derzeit häufen sich nach den Feststellungen der Finanzämter Anfragen zu Fällen, in denen Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern die Überlassung eines Dienstrades zur privaten Nutzung anbieten. Dem liegt i.d.R. folgendes Vertragsmodell zugrunde:

• Der Arbeitgeber schließt mit einem Provider, der die gesamte Abwicklung betreut, einen Rahmenvertrag ab.
• Der Arbeitgeber schließt mit einem Leasinggeber Leasingverträge über die Fahrräder mit einer festen Laufzeit von zumeist 36 Monaten bzw. einer mehrjährigen festen Grundmietzeit ab. Bei unterlassener Kündigung wird eine anschließende automatische Verlängerung darin geregelt.

Zeitgleich schließt der Arbeitgeber mit dem Arbeitnehmer für diese Dauer einen Überlassungsvertrag für das Fahrrad ab, der auch eine private Nutzung zulässt. Danach wird das Gehalt für die Dauer der Nutzungsüberlassung um einen festgelegten Betrag heruntergesetzt; der Arbeitnehmer verpflichtet sich zugleich zu einem sorgfältigen Umgang sowie dazu, das Fahrrad auf eigene Kosten zu warten und zu pflegen. Zudem sehen die Verträge häufig vor, dass der Arbeitnehmer das von ihm genutzte Leasingfahrrad bei Beendigung der Überlassung kaufen kann.

Lohnsteuerliche Behandlung

Aus lohnsteuerlicher Hinsicht sind die Ausführungen im BMF-Schreiben vom 15.12.2016 (BStBl 2016 I S. 1449), da die Dienstwagenbesteuerung in Leasingfällen auf der Grundlage der Rechtsprechung des BFH betrifft entsprechend anwendbar. Danach ist die Nutzungsüberlassung zu privaten Zwecken nach § 8 Abs. 2 Sätze 2 – 5 bzw. Satz 10 EStG zu bewerten, wenn die folgenden Voraussetzungen vorliegen

• wenn die Nutzungsüberlassung zu privaten Zwecken bereits Bestandteil der arbeitsvertraglichen Entlohnung ist (z. B. wenn bereits bei Abschluss des Arbeitsvertrags eine solche Vereinbarung getroffen wurde) oder
• aufgrund einer steuerlich anzuerkennenden Gehaltsumwandlung mit Wirkung für die Zukunft vereinbart wird.
• Der Arbeitgeber muss zivilrechtlich Leasingnehmer des Fahrrades sein.

In der Regel wird es daher bei der Erfassung des geldwerten Vorteils nach § 8 Abs. 2 Sätze 2 – 5 bzw. Satz 10 EStG bleiben: Dies bedeutet, dass der geldwerte Vorteil wie folgt berechnet werden kann:

• mit 1 % vom Bruttolistenpreis pro Monat zuzüglich 0,03 % pro Monat für jeden Kilometer zwischen Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte (und etwaiger weiterer Familienheimfahrten, was aber bei Fahrrädern weniger der Fall sein dürfte) - § 8 Abs. 2 Sätze 2 und 3 EStG;
• oder Nachweis des privaten Nutzungsanteils durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch erfolgt - § 8 Abs. 2 Satz 4 EStG;
• oder nach Durchschnittssätzen, wenn das BMF diese für solche Sachbezüge festgesetzt hat - § 8 Abs. 2 Satz 10 EStG. 

Gehaltsumwandlung

Es ist von einer Gehaltsumwandlung dergestalt auszugehen, dass der Barlohn des Arbeitnehmers um den Betrag der Leasingrate herabgesetzt wird. Für die Überlassung des Fahrrades zur privaten Nutzung wird unter Hinweis auf die gleichlautenden Erlasse der obersten Finanzbehörden der Länder vom 23.11.2012 (BStBl. 2012 I S. 1224) der sich aus der Nutzungsüberlassung ergebende Sachlohn wie folgt ermittelt:

Nur in Ausnahmefällen kommt es zu einer vom Arbeitsvertrag unabhängigen Sonderrechtsbeziehung mit der Folge einer abweichenden Bewertung des geldwerten Vorteils nach § 8 Abs. 2 Satz 1 EStG. Der geldwerte Vorteil besteht dann in Gestalt einer verbilligten Leasingrate. Der Preisunterschied zwischen den für dritte Privatpersonen üblichen und den tatsächlich vom Arbeitnehmer zu zahlenden Leasinggebühren ist dabei maßgeblich.

Wie der Kauf des Fahrrads durch den Arbeitnehmer steuerlich behandelt wird

Erwirbt der Arbeitnehmer bei Beendigung der Überlassung das von ihm genutzte Leasingfahrrad zu einem geringeren Preis als dessen Geldwert, ist der Differenzbetrag Arbeitslohn von dritter Seite. Dies unabhängig davon,

• ob der Arbeitgeber oder der Arbeitnehmer (wirtschaftlicher) Leasingnehmer ist oder
• ob ein Andienungsrecht bzw. eine Kaufoption vereinbart ist.

Der Preisvorteil wird hierdurch wie folgt ermittelt

Ein (eventueller) Preisvorteil steht im Zusammenhang mit dem Dienstverhältnis. Durch die Leasingvereinbarungen hat der Arbeitgeber an seiner Verschaffung aktiv mitgewirkt, auch wenn der Arbeitnehmer keinen vertraglichen Anspruch auf den Fahrraderwerb und einen Preisvorteil hat.

Es bestehen keine Bedenken, den Endpreis i.S. des § 8 Abs. 2 Satz 1 EStG eines (Elektro-)Fahrrades, das dem Arbeitnehmer aufgrund des Dienstverhältnisses nach 36 Monaten der Nutzungsdauer überlassen wird, aus Vereinfachungsgründen mit 40% der auf volle 100 EUR abgerundeten unverbindlichen Preisempfehlung des Herstellers, Importeurs oder Großhändlers im Zeitpunkt der Inbetriebnahme des (Elektro-)Fahrrades einschließlich der Umsatzsteuer anzusetzen.

Soweit teilweise pauschal der Ansatz eines Restwerts von 10% des Kaufpreises begehrt wird, kann dem grds. nicht gefolgt werden, es sei denn, der niedrigere Restwert wurde im Einzelfall in geeigneter Weise nachgewiesen.

Abschließender Hinweis: Nutzen Familienmitglieder das Fahrrad - muss der Arbeitnehmer dies lohnversteuern

Wird eine Gehaltsumwandlung und Zurverfügungstellung auch für (Elektro-)Fahrräder von Familienangehörigen des Arbeitnehmers vereinbart, sind die o.g. lohnsteuerlichen Konsequenzen für jedes (Elektro-)Fahrrad zu ziehen und die geldwerten Vorteile beim Arbeitnehmer zu versteuern.

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