Ohne klare und eindeutige Anweisungen können z. B. Projekte oft nicht weitergeführt, Bestellungen nicht durchgeführt oder Rechnungen nicht bezahlt werden. Mitarbeitern fehlen Informationen und Vollmachten, um zumindest für einen Zeitraum von einigen Wochen den Geschäftsbetrieb aufrecht erhalten zu können. Zudem bestehen viele Geschäftspartner, etwa Kunden oder Banken, darauf, dass ein Unternehmen über Notfallregelungen verfügt. Andernfalls geraten die Geschäftsbeziehungen in Gefahr oder die Konditionen für die Zusammenarbeit verschlechtern sich deutlich. Hintergrund ist, dass Geschäftspartner möglichst sicher sein wollen, dass die Geschäftsbeziehung auch unter ungünstigen Bedingungen langfristig funktioniert.
Warum sollten Unternehmer einen Notfallordner haben?
Die meisten Unternehmer sind durch die Aufgaben, die im Tagesgeschäft anstehen, mehr oder weniger vollständig ausgelastet und sie haben alle für diese Arbeiten notwendigen wichtigen Dinge i. d. R. "im Kopf" parat – und leider nur da. Häufig gibt es kaum schriftliche Unterlagen zu wichtigen geschäftlichen Dingen, z. B. fehlen Vertretungsregelungen, Konto- und andere Vollmachten. Auch PINs und Codes sind nur dem Inhaber bekannt und nur er darf Bankgeschäfte tätigen. Meist gibt es keine schriftlichen, sondern nur temporär gültige mündliche Anweisungen für Mitarbeiter, wenn der Inhaber z. B. längere Zeit nicht vor Ort ist. Auch wichtige Kontaktdaten, z. B. von Geschäftspartnern, Anwälten usw. sind oft nicht unmittelbar verfügbar.
Notfallordner für den temporären oder dauerhaften Ausfall des Unternehmers
Über einen Notfallordner sollte jedes Unternehmen verfügen – auch, wenn es mehr als einen Geschäftsführer gibt – damit alle Beteiligten über die zentralen Dinge im Betrieb Bescheid wissen und sich bei Bedarf problemlos gegenseitig vertreten können. Auch, wenn es Aufgabenteilungen gibt (z. B. kaufmännische und technische Leitung). Der Ordner soll für den Fall Vorsorge treffen, dass ein oder mehrere Personen ausfallen, z. B. wegen Krankheit oder Tod. In solchen Fällen sind die meisten Unternehmen mehr oder weniger "gelähmt" und können nur über eine sehr kurze Zeit weiter am Markt agieren, wenn es keine klaren Regelungen für diese Art von Ausfällen gibt. Auch Kreditinstitute bestehen zunehmend darauf, dass es Regelungen für den Ausfall von Kreditnehmern gibt, die sich dann um die Darlehensrückzahlung kümmern.
Praxis-Tipp: Risikomanagement und -vorsorge Nicht zuletzt können Unternehmer mit einem Notfallordner nachweisen, dass sie das Thema Risikomanagement und -vorsorge ernst nehmen und damit gesetzliche Regelungen erfüllen. |
Längeren Umsetzungszeitraum einplanen
Unternehmer sollten berücksichtigen, dass die Erstellung eines vollständigen Notfallordners oft 3 Monate und mehr in Anspruch nehmen kann. Zwar lässt sich der Ordner mit einer guten Struktur innerhalb weniger Tage einrichten. Allerdings ist es häufig schwierig, kurzfristig an alle nötigen Inhalte zu gelangen. Hintergrund ist u. a., dass man u. U. juristische Unterstützung benötigt (z. B. Vertragsänderungen), grundlegende Entscheidungen treffen muss (z. B. Wem will man vertrauen? Wer soll Zugriff auf den Ordner haben?) und Unterlagen zusammenstellen muss, etwa Verträge, Versicherungen, Konten, PINs, Vertretungsregelungen. Wenn Unterlagen fehlen, kommt die Zeitdauer für die (Ersatz-)Beschaffung hinzu.
