Für alle Verwaltungen, in denen mindestens zehn Mitarbeiter mit der Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, ist ein Datenschutzbeauftragter künftig zwingend erforderlich. Sind es weniger als zehn Mitarbeiter, ist eine entsprechende Benennung freiwillig. Aber Achtung, erklärt DDIV-Geschäftsführer Martin Kaßler: Das sei keine Entwarnung für kleine Verwaltungen. Dass kein Datenschutzbeauftragte benannt werden müsse, bedeutet nicht, dass die Datenschutzanforderungen in geringerem Umfang umgesetzt werden könnten: Sie gelten im gleichen Maße, mit allen erforderlichen Nachweispflichten.
Datenschutzbeauftragter muss sachkundig sein
Der Datenschutzbeauftragte muss nicht aus dem eigenen Unternehmen stammen, sondern kann auch extern angesiedelt werden. Für WEG- und Mietverwaltungen ist das eine interessante Möglichkeit, denn die Position des Datenschutzbeauftragten ist mit hohen Anforderungen an die Fachkunde in Sachen Datenschutz und großem zeitlichen Aufwand verbunden. Der Benannte – egal ob intern oder extern – muss nicht nur zu Beginn eine entsprechende Ausbildung erhalten, sondern sich kontinuierlich fortbilden. Das bedeutet einen erheblichen und nicht zu unterschätzenden Zeitaufwand. „Alibi-Benennungen“ seien übrigens nicht möglich, betont Kaßler: Wird ein Datenschutzbeauftragter benannt, dem die Fachkunde fehlt, ist dessen Benennung hinfällig.
Externe Datenschutzbeauftragte vermeiden Intessenskonflikte
Ein externer Datenschutzbeauftragter bietet für Verwaltungen zudem den Vorteil, dass unerwünschte Interessenkonflikte vermieden werden. So sieht die DSGVO vor, dass der Datenschutzbeauftragte weder aus der Geschäftsleitung stammen noch im Unternehmen als IT- oder Personalverantwortlicher beschäftigt sein darf. Externe Berater – oder auch die freiwillige Benennung eines externen Datenschutzbeauftragten – dürften daher für viele Verwaltungen eine sinnvolle Lösung sein, um den deutlich erhöhten Anforderungen ordnungsgemäß nachzukommen.
Weitere Informationen zum Thema:
Europäische Datenschutzgrundverordnung: Informationen und Hilfestellungen
