Zu den Pflichten des Verwalters gehört es, im Rahmen gerichtlicher Verfahren, die sich gegen die WEG oder die Wohnungseigentümer (zum Beispiel Beschlussanfechtungsverfahren) richten, Zustellungen entgegenzunehmen. Der Verwalter muss dann die Eigentümer über die Zustellung informieren (§ 27 Abs. 1 Nr. 7 WEG).
Der Verwalter ist allerdings kein geeigneter Adressat für Zustellungen, wenn eine Interessenkollision zu befürchten ist, zum Beispiel wenn er selbst als Partei am Rechtsstreit beteiligt ist, es etwa um seine Verwalterabberufung oder auch Entlastung geht. Dann sieht der Gesetzgeber die Gefahr, dass der Verwalter die Wohnungseigentümer nicht oder nicht ordnungsgemäß über den Prozess unterrichtet.
Für den Fall, dass der Verwalter wegen eines Interessenkonflikts als Zustellungsvertreter ausscheidet, hat der Gesetzgeber im Rahmen der WEG-Reform 2007 Vorsorge getroffen und den Ersatzzustellungsvertreter eingeführt: Die Wohnungseigentümer müssen gemäß § 45 Abs. 2 WEG einen Ersatzzustellungsvertreter sowie dessen Vertreter bestellen. Die Bestellung erfolgt durch Mehrheitsbeschluss und unabhängig davon, ob tatsächlich ein Rechtsstreit, in dem der Verwalter als Vertreter ausscheiden könnte, bereits anhängig ist. Der Ersatzzustellungsvertreter wird gewissermaßen „auf Vorrat“ bestellt.
Wird kein Ersatzzustellungsvertreter bestellt, hat das für die Gemeinschaft und den Verwalter zunächst keine Folgen. Kommt es dann zu einer Situation (einem Rechtsstreit), in der ein Ersatzzustellungsvertreter gebraucht wird, wird das Gericht einen solchen bestellen.
Ist in Gemeinschaften, die Sie verwalten, noch kein Ersatzzustellungsvertreter bestellt, sollten Sie diesen Punkt für die nächste Eigentümerversammlung auf die Tagesordnung nehmen und auf eine Beschlussfassung hinwirken.
Aufwandsentschädigung für Ersatzzustellungsvertreter
Die Suche nach Eigentümern, die bereit sind, die Funktion auszuüben, kann sich schwierig gestalten, da damit auch Pflichten und Aufwand verbunden sind. Um den Eigentümern die Aufgabe etwas schmackhaft zu machen, ist zu empfehlen, dass die WEG dem Ersatzzustellungsvertreter und seinem Vertreter die Tätigkeit vergütet – am besten über eine Pauschale pro Einzelfall – und Auslagen (zum Beispiel Kopierkosten) erstattet. Auch hierüber kann ein Mehrheitsbeschluss gefasst werden.
Die Kosten für den Ersatzzustellungsvertreter sind Kosten der Verwaltung und nach dem Maßstab des § 16 Abs. 2 WEG unabhängig von der Kostenentscheidung des Gerichts auf sämtliche Eigentümer zu verteilen. Es handelt sich nicht um Prozesskosten im Sinne von § 91 ZPO, die von der unterlegenen Partei zu erstatten sind. Das hat der BGH klargestellt.
Ersatzzustellungsvertreter muss Eigentümer informieren
Ist eine Zustellung an den Ersatzzustellungsvertreter – sei es an einen von den Eigentümern gewählten, sei es an einen vom Gericht bestellten – erfolgt, muss dann dieser die Wohnungseigentümer unverzüglich über die Zustellung informieren. Dies kann etwa durch ein Rundscheiben oder im Rahmen einer (außerordentlichen) Eigentümerversammlung erfolgen.
