Ist die Zeit der Kinderkrankheiten für die E-Akte endlich vorbei? | Öffentlicher Dienst

Dr. Joerg Hensiek
Journalist und PR-Berater, Schwerpunkte Arbeitsschutz, Forst- und Holzwirtschaft

Ist die Zeit der Kinderkrankheiten für die E-Akte endlich vorbei? — Bild: MEV Verlag GmbH, Germany Die übergreifende Einführung der E-Akte für alle Behörden in Berlin verschiebt sich.

Am Berliner Kammergericht hat Anfang Dezember 2023 der Einsatz der elektronischen Akte (E-Akte) in Zivil- und Familiensachen begonnen. Das ist eine positive Nachricht im Rahmen der Umsetzung der E-Akte in den Berliner Justizbehörden und Verwaltungen. Denn bislang gestaltete sich deren Einführung eher problematisch, vor allem wegen mangelnder Benutzerfreundlichkeit. Wann kommt die Einführung der E-Akte für alle Behörden in Berlin?

„Mit der Einführung der E-Akte am Kammergericht haben wir einen weiteren wichtigen Schritt auf dem Weg zur vollständigen Digitalisierung der Berliner Justiz erreicht“, teilte Berlins Justizsenatorin Felor Badenberg Anfang Dezember 2023 mit. Mit dem Schritt werden die Kommunikation und der Aktenaustausch zwischen der Instanz, bei der zum Beispiel eine Klage eingeht, und dem Kammergericht als Beschwerde- und Berufungsgericht wesentlich erleichtert. Im September war die E-Akte bereits beim Landgericht in Zivilprozessen eingeführt worden. Am Kammergericht gibt es laut den Behördenangaben zunächst einen Probebetrieb, in dem noch weitere Anpassungen möglich sind.

Schwieriger Start der Digitalisierung

Diese Nachricht ist ein Lichtblick in einer bislang eher problembehafteten Einführung der E-Akte in Berlins Verwaltungsbehörden. Das Projekt stand zwischenzeitlich sogar auf der Kippe, nun sei aber wieder Zuversicht da. „Unser Dienstleister stellt sicher, dass wir bis spätestens Juli 2024 ein abnahmefähiges Produkt geliefert bekommen“, sagte hierzu die Staatssekretärin für Digitalisierung und Verwaltungsmodernisierung, Martina Klement, der Deutschen Presse-Agentur.

Problem der Benutzerfreundlichkeit

Gerade bei der Benutzerfreundlichkeit (Usability) der E-Akte hatte es bislang viel Kritik an dem verantwortlichen Dienstleister, der Materna-Gruppe, gegeben. „Die Oberfläche der E-Akte war und ist recht unübersichtlich. Funktionalitäten, die man im Arbeitsalltag oft braucht, sind häufig sehr versteckt“, bemerkte Klement hierzu. „Dafür befinden sich viele Funktionalitäten prominent auf der Startoberfläche, die man kaum braucht.“ Aktualisierungen dauerten zum Teil sehr lange. „Tatsache ist, dass das vom Land Berlin eingekaufte Produkt bis heute nicht alle Anforderungen erfüllt, die aus unserer Sicht für die Abnahme notwendig sind“, so Klement.

Übergreifende Einführung für alle Behörden verschiebt sich

Nun solle die Benutzerfreundlichkeit aber schnell verbessert werden. Dazu seien im Januar und Februar 2024 weitere Werkstattgespräche mit betroffenen Beschäftigten in den Behörden geplant. Klement kündigte an: „Die Ergebnisse dieser Veranstaltungen, bei denen unsere Mitarbeiter mit dem Dienstleister an der E-Akte arbeiten, pflegen wir in die finale Version der E-Akte ein, die uns im Sommer 2024 zur Verfügung gestellt wird.“ Eigentlich sollte die E-Akte bis 1. Januar 2025 in allen Verwaltungen in Berlin eingeführt sein. Eine solche behördenübergreifende Lösung für ein ganzes Bundesland ist in Deutschland einzigartig. Dieser Termin sei aber vermutlich nicht zu halten. Klement: „Unser Ziel ist es, die E-Akte jetzt nach und nach in allen Berliner Verwaltungen einzuführen und dann ab Sommer auf die verbesserte Version umzusteigen."