Die Digitalisierung in der Personalabteilung durch eine Umstellung der Personalakten von Papier auf elektronische Personalakten ist ohne Zustimmung der Arbeitnehmenden zulässig. Doch was gilt für den Betriebsrat? Der Einführung einer digitalen Personalakte im Unternehmen kann auch der Betriebsrat nach herrschender Meinung nicht widersprechen. Ob er Mitbestimmungsrechte bei der Einführung und Anwendung hat, ist umstritten.
Elektronische Personalakte: Wann darf der Betriebsrat mitbestimmen?
Nach § 87 Ab. 1 Nr. 6 BetrVG muss der Betriebsrat immer dann eingebunden werden, wenn durch technische Einrichtungen die Leistung oder das Verhalten von Arbeitnehmenden überwacht werden können. Dies ist beispielsweise bei Videokameras oder Geräten zur Zeiterfassung der Fall. Ob der Betriebsrat bei der Einführung und Anwendung elektronischer Personalakten ein solches Mitbestimmungsrecht hat, ist umstritten und bislang höchstrichterlich nicht geklärt.
Hier kommt es darauf an, wie die elektronische Personalakte im Einzelfall programmiert wird. Denn die Kontroll- und Auswertungsmöglichkeiten können sich je nach Softwaresystem unterscheiden. Auch wenn es nicht der Zweck einer digitalen Personalakte ist, das Verhalten oder die Leistung von Arbeitnehmenden zu überwachen, werden die Möglichkeiten oftmals gegeben sein, sodass das Mitbestimmungsrecht greift. Arbeitgebern ist daher grundsätzlich zu raten, den Betriebsrat einzubinden.
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Elektronische Personalakte: Betriebsvereinbarung abschließen
Wenn der Arbeitgeber im Unternehmen elektronische Personalakten einführen möchte, ist es ratsam, zunächst eine Betriebsvereinbarung zur Regelung der Digitalisierung der Daten und der zukünftigen Einsichtsrechte der Arbeitnehmenden abzuschließen. Folgende Inhalte sollten beachtet werden:
- Zugriffskonzept für Personalsachbearbeiter, Geschäftsführung und IT-Mitarbeiter
- Festlegung der Inhalte der Personalakte
- Regelungen zur Dauer der Aufbewahrung und Löschpflichten
- genaue Zwecke der Datenerhebung
- Regeln zur Auswertung der Akteninhalte
- Protokollierung, wer, was, wann an den Daten verändert
- Datensicherheit, insbesondere Regelungen über besonders sensible Daten, wie Gesundheitsdaten
- allgemeine Pflichten im Umgang mit der Personalakte
- Transparenz für Beschäftigte: Auskunftsmöglichkeit über die Personen, die Zugriff zur eigenen Akte haben
Kein permanenter Zugriff des Betriebsrats auf die Personalakten
Einen permanenten Zugriff auf die elektronischen Personalakten der Mitarbeitenden sollte dem Betriebsrat in der Betriebsvereinbarung nicht eingeräumt werden. Dies verletzt das allgemeine Persönlichkeitsrecht der Arbeitnehmenden. Das Landesarbeitsgericht Düsseldorf kassierte eine solche Regelung in einer Betriebsvereinbarung als unzulässig (mehr zum Urteil lesen Sie hier).
Das generelle Einsichtsrecht des Betriebsrats ergibt sich bereits aus dem Betriebsverfassungsgesetz und muss in der Betriebsvereinbarung zur elektronischen Personalakte nur klarstellend geregelt werden. Wer ein Recht auf Einsicht in die digitale Personalakte hat, erfahren Sie in diesem Kapitel unseres Top-Themas.
