"Arbeitgeber sollten ihr Urlaubsmanagement überprüfen"

Haufe Online-Redaktion: Der EuGH hat zur Pflicht des Arbeitgebers bei der Urlaubsgewährung Stellung genommen und entschieden, dass es europarechtswidrig ist, wenn der Urlaub eines Arbeitnehmers zum Jahresende automatisch verfällt. Was bedeutet das Urteil für die Praxis?

Philipp Byers: In dem Urteil haben die Luxemburger Richter entschieden, dass ein Arbeitnehmer seine Urlaubstage nicht schon deshalb zum Jahresende verliert, weil er zuvor keinen Urlaubsantrag gestellt hat. Ein Urlaubsverfall tritt demnach nur ein, wenn der Arbeitnehmer tatsächlich in der Lage war, seinen Urlaub zu nehmen. Hierfür ist nach den EuGH-Richtern erforderlich, dass zuvor eine arbeitgeberseitige Aufforderung an den Mitarbeiter erging, den Resturlaub zu beanspruchen. Dabei soll das Unternehmen sogar ausdrücklich darauf hinweisen, dass der Urlaub andernfalls verfallen wird. Die Erfüllung dieser Hinweispflichten sind dabei nicht auf die leichte Schulter zu nehmen. Arbeitgeber müssen nach dem EuGH nachweisen, dass sie die Arbeitnehmer ordnungsgemäß über den Urlaubsverfall unterrichtet haben. Gelingt dieser Nachweis nicht, behält der Mitarbeiter auch ohne Urlaubsantrag weiter seine Urlaubsansprüche.

Individuelle Unterrichtung zum Urlaubsverfall 

Haufe Online-Redaktion: Wie sollten Unternehmen in Anbetracht des Urteils nun reagieren?

Byers: Arbeitgeber sollten dringend ihr Urlaubsmanagement auf den Prüfstand stellen. In jedem betrieblichen Urlaubsmanagementsystem sollte die Alarmleuchte auf Rot springen, wenn Mitarbeiter zur Jahreshälfte eine Vielzahl an Urlaubstagen noch nicht in Anspruch genommen haben. Der Arbeitgeber sollte dann sofort auf die konkrete Anzahl der noch offenen Urlaubstage hinweisen und den Arbeitnehmer auffordern, seinen Resturlaub zu nehmen. Dabei sollte ausdrücklich auch ein Hinweis des Arbeitgebers erfolgen, dass der nicht in Anspruch genommene Urlaub grundsätzlich zum Jahresende verfällt. Damit Unternehmen die Erfüllung der Unterrichtungspflichten nachweisen können, sollten die Hinweise in Schriftform erfolgen und der Empfang ist von den Mitarbeitern zu bestätigen. Die formularmäßige Aufnahme eines solchen Hinweises in den Arbeitsvertrag wird dagegen nicht ausreichend sein. Es ist vielmehr eine individuelle Unterrichtung notwendig, die auf die konkret noch offenen Urlaubstage des Arbeitnehmers abstellt.

Mindesturlaub und Zusatzurlaub differenzieren

Haufe Online-Redaktion: Müssen Arbeitgeber eventuell sogar Urlaub des Mitarbeiters zwangsweise festlegen, damit dieser ihn rechtzeitig abbaut?

Byers: Eine Zwangsbeurlaubung des Mitarbeiters durch den Arbeitgeber verlangt der EuGH dagegen nicht. Die bloße Unterrichtung auf den offenen Urlaub und die Folge des möglichen Verfalls sind vielmehr ausreichend. Arbeitgeber sollten dennoch verstärkter auf arbeitsvertragliche Regelungen zurückgreifen, die zwischen gesetzlichen Mindesturlaub und vertraglichen Zusatzurlaub differenzieren. Zusatzurlaub, der über die 20 Tage gesetzlichen Mindesturlaub bei einer Vollzeitkraft hinausgeht, kann vertraglich anders geregelt werden. So wird es trotz der aktuellen EuGH-Rechtsprechung weiterhin möglich sein, den vertraglichen Zusatzurlaub ausnahmslos zum Jahresende verfallen zu lassen. Eine rechtlich wirksame Differenzierung zwischen gesetzlichen Mindesturlaub und vertraglichen Zusatzurlaub lässt sich aber nur durch eine entsprechende Vertragsgestaltung erreichen.

Arbeitgebern können erhebliche Zahlungsansprüche drohen

Haufe Online-Redaktion: Welche möglichen Konsequenzen können sich bei einer mangelhaften Umsetzung für Arbeitgeber ergeben?  

Byers: Arbeitgeber müssen nun pro aktiv ihre Mitarbeiter dazu auffordern, dass der noch offene Jahresurlaub genommen wird und auf die Möglichkeit des Verfalls hinweisen. Andernfalls besteht das Risiko, dass die offenen Urlaubstage nicht verfallen und der Arbeitnehmer diese ansammeln kann. Wird ein Arbeitsverhältnis dann beendet, ohne dass der noch offene Urlaub genommen wurde, kann sich der Mitarbeiter den Resturlaub finanziell abgelten lassen. Dabei können erhebliche Zahlungsansprüche des Arbeitnehmers entstehen, da sich offene Urlaubstage schnell summieren können. 

Rechtsanwalt Byers: "Überraschungen im Urlaubsrecht sind durch den EuGH garantiert." @LutzAbel

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Die deutschen Arbeitsgerichte haben bisher Urlaubsansprüche spätestens nach 15 Monaten verfallen lassen. Es bleibt abzuwarten, ob diese Beschränkung auch zukünftig noch gilt oder auch hier die Europarechtskonformität in Frage gestellt wird. Es ist nicht auszuschließen, dass der EuGH schon bald wieder das deutsche Urlaubsrecht auf den Prüfstand stellen wird. Überraschungen sind dabei durch den EuGH nicht ausgeschlossen sondern fast schon garantiert.

Dr. Philipp Byers ist Fachanwalt für Arbeitsrecht, Partner und Leiter der Praxisgruppe Arbeitsrecht bei der Lutz Abel Rechtsanwalts GmbH.

Das Interview führte Michael Miller, Redaktion Personal.

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