In welche Kanäle fließen Arbeitnehmerdaten?

Für ein funktionierendes Sozialversicherungssystem müssen Daten von Arbeitnehmern gemeldet werden. Die Meldungen sind vielfältig, denn es ist nahezu jedes Ereignis in einer Beschäftigung zu dokumentieren. Die Klassiker unter den Meldungen sind Anmeldung, Jahresmeldung und Abmeldung nach der Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung (DEÜV).

Schutz der Arbeitnehmerdaten

Für die Meldungen werden jedes Jahr von Arbeitgebern millionenfach personenbezogene Arbeitnehmerdaten in Datensätzen an die Einzugsstellen übermittelt. Bei den Arbeitnehmerdaten handelt es sich um hochsensible schützenwerte Daten.

Das Sozialgesetzbuch gibt ganz genau vor, welche Daten und Informationen in den Meldungen enthalten sein müssen. Vereinfacht ausgedrückt liefern die Meldungen folgende Informationen über den Arbeitnehmer:

• wie er heißt,

• wo er wohnt,

• welche Rentenversicherungsnummer ihm zugeordnet ist,

• in welcher Zeit er bei welchem Arbeitgeber in welchem Umfang arbeitet und

• wie hoch sein rentenversicherungspflichtiges Entgelt für die Dauer der Beschäftigung ist.

Datenmissbrauch ausgeschlossen

Arbeitnehmer müssen nicht befürchten, dass ihre Daten missbraucht werden. die Arbeitnehmerdaten dienen allein für Zwecke der Sozialversicherung und werden nicht an unbeteiligte Stellen (z. B. an die Finanzverwaltung) weitergegeben. 

Wer erhält welche Daten von wem?

Der Arbeitgeber meldet die Daten zur Beschäftigung des einzelnen Arbeitnehmers an die Einzugsstelle (Krankenkasse oder Minijob-Zentrale). Verschiedene Krankenkassen nutzen auch Datenannahmestellen, über die die Arbeitgeber die Meldungen an die Einzugsstellen absetzen.

Aufgaben der Einzugsstelle

Die Einzugsstelle ist zuständig, dass die Meldungen rechtzeitig erstattet werden, die erforderlichen Angaben vollständig und richtig enthalten sind und die Meldungen rechtzeitig weitergeleitet werden. Die Inhalte der Meldungen werden von der Einzugsstelle unter anderem dazu verwendet, um das Beschäftigungsverhältnis zu versicherungsrechtlich zu beurteilen und die Höhe der Beiträge festzustellen.

Wie sind die Daten bei der Übermittlungen gesichert?

Die Meldungen werden durch gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung aus systemgeprüften Programmen erstattet. Das Zertifikat für ein systemgeprüftes Programm gilt 3 Jahre und wird von der Informationstechnischen Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung (ITSG) erteilt. Durch das Verfahren der Verschlüsselung ist gewährleistet, dass nur der berechtigte Empfänger der Daten die übermittelten Daten entschlüsseln kann. Diese Datensicherheit ist sowohl auf dem Weg vom Arbeitgeber an die Einzugsstelle als auch von dort weiter an die beteiligten Sozialversicherungsträger gewährleistet.

Weiß ein Arbeitnehmer, welche Daten gemeldet wurden?

Arbeitgeber müssen ihren Arbeitnehmern mindestens einmal jährlich bis zum 30. April eines Jahres eine maschinell erstellte Bescheinigung über alle im Vorjahr durch Datenübertragung erstatteten Meldungen übergeben. Diese Bescheinigung muss alle gemeldeten Daten (ohne die Angaben für die gesetzliche Unfallversicherung) beinhalten und kann auf der Gehaltsabrechnung integriert werden.

Sozialdatenschutz: Muss der Arbeitnehmer der Datenübermittlung zustimmen? 

Ein Arbeitnehmer hat Anspruch darauf, dass seine Sozialdaten nicht unbefugt erhoben, verarbeitet oder genutzt werden. Zur Wahrung dieses Sozialgeheimnisses sind die Sozialversicherungsträger verpflichtet sicherzustellen, dass Arbeitnehmerdaten nur Befugten zugänglich sind bzw. an diese weitergegeben werden. Die Legitimation und Verpflichtung des Arbeitgebers zur Übermittlung von Daten aus einer Beschäftigung an die Einzugsstelle und deren Weiterleitung an die beteiligten Sozialversicherungsträger ist gesetzlich geregelt. Daher muss der Arbeitnehmer nicht zustimmen.