Stellt die Finanzverwaltung dem Arbeitgeber unzutreffende Elstam bereit, kann eine Berichtigung beim Finanzamt durch den Arbeitnehmer beantragt werden. Die Berichtigung kann aber in Fällen, in denen fälschlicherweise Meldedaten geändert wurden, nicht umgehend durch das Finanzamt vorgenommen werden (zum Beispiel durch unvollständige Datenlieferung der Gemeinden entfällt die "Ehegattenverknüpfung" und damit Steuerklasse 3).
Falsche Meldedaten - Weiteranwendung der bisherigen Elstam
Daher besteht für den Arbeitgeber die Möglichkeit, für die Dauer von drei Monaten den Lohnsteuerabzug nach den bisherigen Elstam durchzuführen. Gleiches gilt, wenn sich ein anderer Arbeitgeber zu Unrecht als Hauptarbeitgeber anmeldet, mit der Folge, dass im ersten Arbeitsverhältnis die Steuerklasse 6 zur Anwendung käme (vergleiche hierzu auch die Ausführungen unten).
Die Verwaltung wendet nunmehr die Dreimonats-Vereinfachungsregelung auch in vorstehenden Fällen an, obwohl sie ursprünglich nur für technische Störungen vorgesehen war (vergleiche hierzu Randziffer 97 ff. des Schreibens vom Bundesfinanzministerium vom 8. November 2018, IV C 5 – S 2363/13/10003-02).
Elstam - Falschanmeldung als Haupt- oder Nebenarbeitgeber
Meldet sich ein zweiter oder weiterer Arbeitgeber (Nebenarbeitgeber, Steuerklasse 6) unzutreffend als erster Arbeitgeber (Hauptarbeitgeber) in der Elstam-Datenbank an, wird der bisherige tatsächliche Hauptarbeitgeber (Steuerklasse 1 bis 5) automatisch zum Nebenarbeitgeber und erhält mit der nächsten Änderungsliste die Steuerklasse VI zum Abruf bereitgestellt.
Um dieses Problem zu beheben, muss der tatsächliche Hauptarbeitgeber
- in einem ersten Schritt den Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin unter Berücksichtigung des neu mitgeteilten Referenzdatums (aus der sogenannten Änderungsliste) zunächst rückwirkend als (vermeintlichen) Nebenarbeitgeber aus der Elstam-Datenbank abmelden und
- im zweiten Schritt (frühestens einen Tag nach dem ersten Schritt) eine erneute Anmeldung als Hauptarbeitgeber mit dem Referenzdatum des der Abmeldung folgenden Tagesdatums vornehmen.
Sechs-Wochen-Frist muss beachtet werden
Diese Vorgehensweise ist innerhalb der programmtechnisch vorgegebenen "Sechs-Wochen-Frist" unabhängig davon möglich, ob sich der irrtümlich unzutreffend angemeldete Hauptarbeitgeber bereits wieder abgemeldet hat oder nicht. Durch die erneute Anmeldung des tatsächlichen Hauptarbeitgebers wird der tatsächliche Nebenarbeitgeber automatisch zutreffend eingestuft, sodass dieser innerhalb der "Sechs-Wochen-Frist" nicht tätig werden muss.
Spätere Korrektur der Falschanmeldung
Erfolgt die Korrektur der Falschanmeldung aber nach Ablauf der "Sechs-Wochen-Frist", muss zunächst der aktuelle Nebenarbeitgeber, der sich unzutreffend als Hauptarbeitgeber angemeldet hat, in einem ersten Schritt den Arbeitnehmer mit dem Datum der ursprünglichen Anmeldung (= Referenzdatum, für das Elstam als Hauptarbeitgeber abgerufen werden sollten) abmelden. In einem zweiten Schritt (frühestens einen Tag nach dem ersten Schritt) ist die erneute Anmeldung als Nebenarbeitgeber mit dem Referenzdatum des der Abmeldung folgenden Tages durchzuführen. Erst durch die erfolgte Abmeldung der irrtümlichen Hauptarbeitgebereigenschaft ist eine Neuanmeldung des tatsächlichen Hauptarbeitgebers mit Rückwirkung möglich.
Was tun beim Verlust der Elstam-Daten?
Sind die Elstam-Daten für sämtliche Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen verloren gegangen oder physikalisch zerstört worden (unvorhergesehener Datenverlust), besteht für den Arbeitgeber die Möglichkeit, die aktuellen Elstam-Daten bei der Finanzverwaltung anzufordern (sogenannte Bruttoliste).
Diese Option ist ausschließlich für den Sonderfall vorgesehen, dass bei einem Arbeitgeber aufgrund technischer Probleme die abgerufenen und gespeicherten Elstam dauerhaft nicht mehr elektronisch verfügbar und nicht wiederherstellbar sind.
Die Bruttoliste wird dem Arbeitgeber auf formlosen Antrag elektronisch von seinem Betriebsstättenfinanzamt zur Verfügung gestellt.
