Der richtige Prozess für die Versteuerung von Sachbezügen

Haben Sie auch schon festgestellt, dass der Lohnsteuerprüfer einen Großteil seiner Zeit gar nicht in der Entgeltabrechnung verbringt, sondern in der Buchhaltung herumstrolcht? Das tut er nicht ohne Grund. 17,5 Milliarden Euro Steuermehreinnahmen sind 2017 durch Betriebsprüfungen generiert worden. Jeder Prüfer der Finanzbehörden hat dabei durchschnittlich knapp 1,3 Millionen Euro "gefunden", die nachzuversteuern waren. Was tun, damit er möglichst wenig davon bei Ihnen entdeckt?

Sachbezüge sind ein beliebtes Thema bei Betriebsprüfungen

In der Buchhaltung gibt es in der Regel einige Konten, auf denen Sachbezüge an Mitarbeiter verbucht werden. Da schaut der Prüfer gerne genauer hin, weil es häufig vorkommt, dass Sachbezüge verbucht werden, ohne dass diese gleichzeitig durch die Gehaltsabrechnung versteuert werden.

Seit 2013 müssen alle Sachbezüge durch die Gehaltsabrechnung der Mitarbeiter laufen. Früher hat man dafür gegebenenfalls ein Sammelkonto gebildet. Hier macht sich der Lohnsteuerprüfer auf die Suche. Mit feiner Nase trachtet er, beim Beschnüffeln von Reisekosten, Bewirtungen, Nebenkosten und sonstigen Personalkosten Leckerbissen wie Fahrgeld, Essensaufwand, Veranstaltungen, Geschenke, Incentives und dergleichen zu finden. Beim dann erfolgenden Abgleich mit der Versteuerung ist es keine Seltenheit, dass sich ein Nachzahlungsbetrag von 100.000 bis 500.000 Euro ergibt. Solche Beträge sind in der weitgehend automatisierten und wenig fehleranfälligen Entgeltabrechnung kaum zu finden.

Dass die Buchhaltung ein derart lohnenswertes Feld für den Prüfer ist, ist dem Problem geschuldet, dass die Sachbezüge oft völlig an der Entgeltabrechnung vorbeilaufen. Nachdem eine Prüfung sehr teuer ausgefallen ist, kann man darüber nachdenken, ob man das vielleicht ändern möchte. Es soll auch Unternehmen geben, die bewusst den Wildwuchs pflegen, weil der Prüfer dann ja erstmal etwas finden muss. Aber diese Strategie klappt in der Regel nur ein einziges Mal. Seit die Neigung der Prüfer zugenommen hat, evidente Verstöße an die Bußgeld- und Strafsachenstellen weiterzuleiten, zahlt sich ein solches Vorgehen langfristig nicht aus.

Doppelstrategie: Vorsicht bei Aushändigung und Verbuchung des Sachbezugs

Wie lässt sich dieses Problem so lösen, dass spätestens beim zweiten Mal nicht wieder ein hoher Betrag nachzuentrichten ist? Die Empfehlung wäre hier, eine Doppelstrategie zu verfolgen, nämlich sowohl bereits vor der Aushändigung des Sachbezuges tätig zu werden, als auch nach der Verbuchung des Sachbezuges. Es sind fünf Präventiv- und fünf Kontrollpunkte zu empfehlen.

Zur Prävention empfehlen sich folgende Maßnahmen:

1. Erstellen Sie eine Vorlage für alle Manager, die diese dazu veranlasst, Sie über den Sachbezug zu informieren, sobald sie den Plan dazu gefasst haben.
2. In der Vorlage sind auszufüllen: Kostenstellen, verantwortlicher Manager, kurze Beschreibung von Art und Umfang des Sachbezuges sowie voraussichtliche Kosten.
3. In der Vorlage sollte außerdem eine Abschätzung erfolgen, ob und in welchem Umfang Lohnsteuer und Sozialversicherung anfallen. Man könnte zur Erleichterung die Sachbezüge, die in der Firma üblicherweise vorkommen, mit auflisten: z.B. Annehmlichkeiten, Betriebsveranstaltungen, Bewirtung, Mahlzeiten, Incentives, Warengutscheine, Sachgeschenke, Arbeitsessen, Warenrabatte, Gesundheitsförderung, Sportgruppen, Eintrittskarten / VIP-Loge, Aktien, Bonusmeilen (Bonusprogramme), Jobticktes, Streuartikel, Wohnungsmiete (doppelter Haushalt), Umzugskosten, Fahrtkostenzuschüsse etc..
4. Die möglichen Freigrenzen, Freibeträge oder Pauschalsteueroptionen als Ankreuzfeld schon mitzuliefern, ermöglicht eine für die Budgetplanung der einzelnen Ressorts wichtige Informationen, ob noch zusätzliche Kosten durch Lohnsteuer und Sozialversicherung entstehen.
5. Ein Exemplar verbleibt bei dem Verantwortlichen, der die Planung gemacht hat, eines wird für den späteren Abgleich vorgesehen, wenn die Belege der Durchführung vorliegen.

Ist der Sachbezug gewährt, folgen die nächsten fünf Schritte auf dem steinigen Weg der Prozessoptimierung:

1. Zunächst sind alle Konten in der Buchhaltung zu identifizieren, auf denen Sachbezüge verbucht werden. In der Regel sind dies maximal fünf. Diese müssen dann einmal pro Monat durchgesehen werden.
2. Bei zwischenzeitlich erfolgten Buchungen sind diese darauf zu prüfen, ob der Sachverhalt vorliegt und richtig bewertet worden ist. Durch eine monatliche Prüfung wird vermieden, dass vielleicht Unterlagen, Personen oder Teilnehmer nicht mehr greifbar sind, die dazu Informationen beisteuern können.
3. Sind Buchungen erfolgt, kann man sich gleich den Beleg dazu anfordern und die Bewertung vornehmen. Die Berücksichtigung in der Gehaltsabrechnung wird ohnehin dem Folgemonatsprinzip unterliegen.
4. Es ist darauf zu achten, dass alle Belege mit der effektiven Umsetzung vorgelegt werden, für die im Vorfeld die Ankündigung bzw. eine Planung gemacht wurde.
5. Im besten Fall entsteht so eine Dokumentation, in welcher zu allen Positionen des Buchhaltungskontos ein Beleg vorliegt, der auch entsprechend bewertet und gegebenenfalls in der Gehaltsabrechnung verarbeitet wurde.

Mit diesen Maßnahmen sollte man einigermaßen gerüstet sein für eine Lohnsteueraußenprüfung - die mit etwas Glück noch in weiter Ferne liegt. 2018 wurden von den insgesamt 2.559.853 Arbeitgebern in Deutschland nur 96.338 Betriebe geprüft. Statistisch gesehen kommen Sie also alle 26,5 Jahre einmal dran.

Was meinen Sie?

Haben Sie auch schon Erfahrungen mit solch einem Fall gemacht? Oder kennen Sie weitere Sachverhalte, die Sie als Entgeltabrechner den Mitarbeitern nur schwer erklären können, weil diese schwierig nachzuvollziehen sind? Dann freue ich mich auf Ihre Kommentare, Anmerkungen oder Sachverhalte.